公務員も民間も仕事で提出した文書等はどう管理してますか？

地方公務員です。

外部に提出した書類の保管方法について教えてください。

他自治体等に提出する名簿があり、年に一度名簿を提出します。雛型のデータは所定の場所にあるので、それを複製し毎年新しい名簿を作成して郵送か手渡しをします。その名簿には氏名と所属、生年月日が記載されてます。どの自治体の誰の生年月日がいつなのか、わかるものになってます。


郵送した名簿は紙でコピーし、それを控えとして残します。この場合、みなさんは紙で保管してなおかつ名簿のデータも保管してますか？

今回質問したのは、何度か部署を異動になり、そこそこで保管方法が統一されていないため疑問に思ったのがきっかけです。

はじめの部署は文書やメールが非常に多い部署だったので、一度送ったものは保存したりしてなかったりが担当者ごとあるいは業務ごとで差がついてました。金額的なものや県への報告書類などは紙もデータも保存していました。つまり提出したした後に何かしら続きや質問がある場合は紙とデータダブルで保管してました。


つぎの部署は、メールも文書も少なく、庶務のデータは保存していましたが、その他のはとくに業務として保存するものがありませんでした。


今の部署は、わりとなんでも紙でもデータでも保存しています。

３つ渡り歩いて、どれが基本なのか、市役所の保存の仕方と、民間の保存の仕方はどう違うのか気になってきました。


ちなみに、自治体間で差があるとは思いますが、自治体のメールの保存容量やデータフォルダ保存容量はあまり多くなく、メールが多い部署では容量オーバーでメール受信ができなかったり、ハードディスクを追加でつけている部署があります。


個人的には、名簿は毎年かわるし、その年その年で新しい名簿に基づいて進めていくので、雛型さえあればいいんじゃないかお思いますが。


今回の名簿のケースでは、私は雛型のデータを残しつつ、これまで提出してきた名簿の紙コピーは保管してました。しかし、提出した名簿をデータでは残してませんでした。毎年異動等があり、毎年ほぼ一から入力するし、細かい表でもないので、データで残してませんでした。

今回後任の者から
『過去に提出した名簿がないと困ります。しっかりして下さい。ちゃんとして下さい。しっかりして下さい』と前の部署の全員の前でしつこく言われました。


今年提出する書類に、過去の名簿がそこまで言うほど関係あるのかな？と思いましたし、そもそも他のところではどう管理してるのか気になって質問しました。

No.3 回答者： akira5555555 回答日時： 2020/04/20 20:53

公務員なら、文書の保管方法には厳格な決まりがあります。

ただ3年廃棄の文書は最低3年は廃棄してはいけないというわけで、その後の業務の参考になったりする資料は個別に継続して保管される場合はあります。
あとは、民間なら、社長次第だし、公務員なら所属長の違いで、データ管理に多少の差はあるでしょう。

No.2 回答者： amerikaumare 回答日時： 2020/04/17 23:34

民間企業ですけどね．．．

文書の保管期間、データの保存期間は（大体は私が中心になって）定めていますよ。
まず、何が管理する文書・データなのかを定めます。
それの保存期間を定めます。（多いのは５年ですが、７年のもありますし、２５年もあります。永久保存もあります。）
廃棄方法を定めます。(ウチの会社ではシュレッダーは使わずに、専門業者に渡して溶解します。）
データは何世代をコピーするのか。コピーの間隔はいつにするか、など決めます。

ほかの会社を見ていると．．．
管理すべき文書を決めないでやってるので、ゴミ文書がいっぱいある。
悪い例は「OO文書はXか月以内に破棄すること」って書いてあって、「じゃあ　即刻廃棄するんですね」と指摘したら　「X－１か月保管します」との回答だったので、「じゃあ　X－１か月保管し、その後速やかに破棄すること　と表現すべきです」と言ってやった。
（この例があるので　例の桜を見る会の名簿破棄事件を見て　あーここもなんだな　と思った）

お役所は民間会社には偉そうに言うくせに、自分のところの管理が出来てないですね。
昔、税務署にA3の大きさの書類を出したら「紙の大きさが違う」と言ったくせに、その数年後は「いまだにB４ですか？ A４にしてくださいよ」って言ってきたし．．．

この回答へのお礼

細かい文章ありがとうございます。とても参考になりました。


役所は偉そうな人間がほんとに多いです。自分のミスは、そこそこで謝り、平然と過ごしますが、他人の批判や悪口はぐるになってやります。なんならあら探しばかりします。でかくて強いマジョリティに属していれば怖くない世界です。


完璧な人間はいないし、私もミスをしたり、至らないところがあるので、そんなときは申し訳ないので心から謝ります。他の方に対してはよほど大きな問題でない限りは、執拗に指摘しません。


今回は、紙で残しているのでそこまで問題ないと思ってます。提出した名簿の原本には押印もありますし。雛型のデータもありますし。ただ名簿のもとになったデータがないことにそこまで言われる意味がよくわからなかったので質問させていただきました。

お礼日時：2020/04/18 07:49

No.1 回答者： ashitahatennki 回答日時： 2020/04/17 23:15

公務員の書類関連は保存期間５年じゃない？

この回答へのお礼

５年が多いですが、10年とか永久もあります。
その保存が紙だけなのか、データでもなのか気になりました。

お礼日時：2020/04/18 07:15