業務改善のやり方 課題はわかっている

突然業務改善に携わることになりましたが、そんなことやったこともなく…
やり始めれば次のやることが見えてくる気がするのですが、何から手を付けてよいかわかりません。アドバイスください。

課題はわかっています。
とある商店の商品管理台帳（EXCEL）の改善です。

・受注から出荷まで1つの台帳で管理
→それぞれの受注担当、出荷担当が同じ台帳にアクセスするので声を掛け合って開いている状態
・今までの全履歴が乗っているから重い、すぐ壊れる
・商品ごとに管理台帳がバラバラ（管理項目も違う）

最終的に
エクセルやめてアクセスかシステム入れる
台帳の一本化
だと思っているのですがそこへ向けてのアプローチがわかりません。どなたかアドバイスお願いします。

①現状整理と課題の整理
まずは業務とデータの流れの整理かなと思うのですが、データの流れ＝業務の流れになるような？いまいち違いがわかりません。あとパターンが多いのですが作るべきでしょうか？

②解決策列挙
アクセス、システム化、業務フロー改善（あまり変えられる要素がなさそう）
これくらいしかアイディアが浮かびません…

③データ構成の見直し

こんな感じでしょうか？？？

質問者からの補足コメント

• 商品管理台帳ではなくて受注管理台帳でした

    補足日時：2020/10/16 15:04

No.4 回答者： りお406 回答日時： 2020/10/16 17:42

私は資料揃えてまず上司に説明、パワポ作って会議でプレゼンしました

No.3 回答者： りお406 回答日時： 2020/10/16 16:23

キントーンを導入しましょう！

この回答へのお礼

kintone導入しよう！となるまでどうやって導けばいいでしょうか？という質問です！

お礼日時：2020/10/16 17:05

No.2 回答者： Moryouyou 回答日時： 2020/10/16 15:00

もう少し現場のルールをヒヤリングしないと。

想定でしか言えませんが、
日々の締めを作って、
EXCELのマスターシートを毎日作る。
1日分の出と入をそれぞれシートで作成。
出入りそれぞれのシートの
トランザクションを追加書きする。

イメージとしては、
商品コードによるマスターシートアクセス
その日の出入りから、現状数を求め、
出入りシート上で参照したうえで、
商品コードと必要数を追加書き。

どのぐらいの頻度で、
処理のぶつかりがあるか？
が、重要なポイント。
排他処理がないと数字の矛盾が起きる。
矛盾検知は、次のアクセスで判明できる。
その補正頻度がどのぐらいあるか？
在庫数や在庫切れの見落としでの重大性。

そのあたりで業務効率性を判断するしかないです。

EXCELに頼らなくたっていいです。
付箋をホワイトボードに貼っていくだけでもいいんですよ。

とりあえず、いかがでしょう？

この回答へのお礼

回答ありがとうございます

わかったようなわからないような…

お礼日時：2020/10/16 17:08

No.1 回答者： ashitahatennki 回答日時： 2020/10/16 14:42

今時3800円の在庫管理ソフトでも昔の数百万の価値のあるお品です。

即導入し今までのエクセルをインポートし快適化

サバーが有るならクラウド化
各自タブレットで状況を世界中で確認出来る。
注文、納品、見積、全てPDFで送信可能するとか

管理者権限キーを毎朝指定の人に与えるとか

この回答へのお礼

早速の回答ありがとうございます

やはりソフト導入でしょうか？
本当はベンダーに頼んで色々要望の整理とか課題整理からしてほしいのですが、その部分については予算ないので私がやらなくては…

そこらへんの手順というかどういう資料作ればいいとかアドバイスいただけると嬉しいです。

ネットでも色々調べていますが抽象的すぎていまいち理解が…

お礼日時：2020/10/16 15:00