電話対応の取り次ぎについて 今月から、事務のアルバイトを始めました。 来週辺りから電話の取り次ぎ業務

電話対応の取り次ぎについて

今月から、事務のアルバイトを始めました。
来週辺りから電話の取り次ぎ業務をする予定なのですが、電話対応経験が全くなく、苦手意識もあるので今から不安で仕方がありません。まだ一度も出たことはなくて、軽く口頭で社員の方から説明いただいただけなのですが、心配性すぎてYouTubeなどで電話の取り次ぎ方法を見てはいるのですが、難しく考えようとしすぎてよく理解ができていないような気がします。

取り次ぎのおおまかな流れなのですが、
① 会社名と名前を名乗る
② 要件や取り次ぎをしたい相手を聞く
③ 保留にする
④ 保留にしたまま取り取り次ぎ相手の内線の番号を入力して、名前や要件、保留にしている外線の番号？を伝える
「〇〇会社の〇〇様が〜〜〜の件(要件)でお電話です。」など
⑤ 受話器を置く

とにかく取り次ぎ相手に外線の番号さえ伝えられれば、取り次ぎ相手と電話をかけてきた相手と電話が繋がる仕組みなのでしょうか？？

実践したら分かるだろと思われるかもしれませんが、心配性で理解力もないので本当に不安で仕方なくて。。。言葉遣いも不安なのですが、そもそも取り次ぎの流れをきちんと理解したくて質問させていただきました。

よろしくお願いいたします。

No.3 回答者： おしめりさん 回答日時： 2024/10/14 06:01

④ で、あなたは内線に出た取り次ぐべき社内の方に保留した入信番号

（外線番号でなくあなたの卓上の電話機（代表親機）に着信した入信番号ですね。
あなたの会社ではそれを外線番号と言うのでしたら、それで一向に構いませんが）を伝える。
とありますが、
あなたが受話器を置くだけで外線のお客様と内線の取次ぐべき人との間は自動的に繋がりませんか？

内線者が出ないときだけ再び保留ボタンを押して外線のお客さまに、
「内線を掛け直しています、もう少々お待ちください」
ではありませんか？

そこを先輩に再確認してください。
これは会社ごとの電話システムによって違うでしょうが、
もしも私が書いた通りに繋がるのでしたらひとつシンプルになりましたから気分的に大助かりでないですか？

そうやって一つひとつ慣れて行くのですよ。
大丈夫。

No.2 回答者： yhr2 回答日時： 2024/10/11 19:22

とりあえず、「取り次ぐ」だけなんですよね？

実際の「用件承り」ではなく。

だったら「慣れる」だけで大丈夫です。
最初はだれでも「ヘタクソ」が当たり前ですから、周囲の誰も気にしませんよ。
最初の10件ぐらいをこなせば、要領が分かってあとはスムーズにできるようになるでしょう。
「数を稼いで早く慣れる」ために、逃げていないで積極的に電話を取るようにしましょう。その方が上達が早いです。

古人曰く
「習うより慣れろ」
です。

No.1 回答者： あたぼう 回答日時： 2024/10/10 22:45

自分も前の会社の工場移転前が違う仕事でしたが、席に電話があったので本社の人からと社外の人から電話があったので取次もしてましたね。

おおまかな流れであってますが、それについては習うより慣れろです。
自分も電話苦手ﾒｰﾙで済ませたい人ですが、何回もやってるうちに嫌でも慣れましたよ。

ただ注意する点として
②誰からかかってきた電話で誰に取り次げばいいのか。
をしっかり聞く事。
相手がマスクしてたり、早口だったりすると聞き取りにくい時もあるのでそういう時は「もうしわけありませんが、聞き取りにくかったのでもう一度お願いできますか？」と言えばいいです。
④うまく伝言出来ればよいかと。たまに席外してる時や外出してる時があるので②のどこの誰からかかってきた電話かをメモしてその相手の席においておけばよいです。

くれぐれも考えすぎないように、頑張って下さい。