痔になりやすい生活習慣とは?

シスアド的な仕事をしているものです。
いわゆる、文書を書くのにエクセルを使うユーザが多く困っています。
エクセルは、表計算用のソフトで、ワープロじゃないので、本来、文書作成には向かないはずです。でも、ワードの場合、使い方が難しい、表を書きにくい、レイアウトが難しい、などなど理由を言ってエクセルをワープロ代わりに使う人が多いのです。
もちろん一人で勝手に作って印刷して完結してくれていれば、別に構わないのですが、他の人にメールで送ったりする場合、他人が開くとレイアウトがずれたりの問題が多く発生し、それでユーザは、私のような人間に「印刷がうまくいかない」といってサポートを要求してくるので困ります。

また、文章の内容に変更があった場合、その編集作業の手間たるや、ワードのほうがどれだけ楽か。分かる方には分かっていただけると思います。

それで、そういうことをユーザに教えたいのですが、私一人で言ってもなかなか難しいので、WEBサイトなどにそういうことが載っていれば、説得力あると思いましたが、探して見てもそのような記述は見つけられませんでした。
かえって、「エクセルをワープロ代わりにしたほうが楽ですよ~」みたいな無責任なページがあるだけでした。

「エクセルは表計算。ワープロに使うのは他の人の迷惑になります」という感じのことが書かれている、ページ等ご存知のかたおられましたら、教えてください。

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A 回答 (6件)

まず、ご質問の『「エクセルは表計算。

ワープロに使うのは他の人の迷惑になります」という感じのことが書かれている、ページ』は私も存じません。ですので、私の経験を述べさせていただきます。

私は去年まで、本来の業務の合間に部署のシスアド的仕事をしていました。
私が担当していた部署ではExcelをワープロの代わりに使う、などという事は全く無かったのですが、この春に異動になった部署では、Excelがワープロ代わりに使用されており、誰もWordを使用していないという状況をみて驚きました。
それでなぜExcelをワープロにするのか調べてみましたのですが、理由としては、ExcelとWordの使い勝手を比べて、Excelが良かったからというよりも、単にWordを使ったことが無い、という事が大きい様に思いました。
例えばExcelをワープロ代わりに使用している人のファイルを調べたのですが、実に器用な事をしている、という印象があります。つまりExcelをワープロ代わりにするのは、結構テクニックが必要で、決してExcelがワープロとして簡単、という事では無い様に思います。結局、自分の使い慣れたソフトを使用し続けて、新しいものを使いたがらない、というのが大きな理由ではないかと思います。

それで、Excelをやめさせる方法です。
以前の部署でもExcelをワープロ代わりに使用するという例が無かったわけじゃありませんが、私がやめさせました。部署内への説明としては、業務手順の統一という目的を掲げましたが、本音を言えば、ソフトが本来と違う用途に使用されているのが気持ち悪かったというのもあります(ここらへんは個人の好みも入っています)

ただし注意しただけでは、効果はありません。
私は部内で使用されている文書のテンプレートを作成・配布し、今後はこのテンプレートで書類を提出するようにという業務ルールをつくりました。規制だけおこなっても反発されるだけです。利用者の利便性を考慮する必要があります。使い勝手の良いテンプレートを作って配布することによって、利用者は書類の体裁など難しいところに煩わされずにすむわけで、「Wordは使いにくい」という問題がある程度は解消されます。Wordの難しさはある程度は書式設定にあると考えます。書式設定したテンプレートを配布し、利用者はただ文字を書き込めばよいようにすれば、この点は解決します。
私の乏しい経験では、現状より不便になる業務改善は大体、失敗します。何かをやめさせる為には、より便利になる別の方法を何か考える必要があります。

さて、それでは以上の方法を導入すれば上手くいくか、と言うと、それは分かりません。というのは、私も今の部署ではうまくいっていないからです。
上記の方法が上手くいったのは、結局はPC導入期の事だからで、今では膨大な(Excelで作成された)文書が蓄積されています。また、Excelをワープロ代わりにする技術も個人が時間をかけて習得しているわけです。これを全部、Wordに変えるというのは大変な作業です。それだけに反発も大きくなるわけです。
この点については、私もどうしたものか、と考えているところです。
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この回答へのお礼

詳細な回答ありがとうございます!
同じような問題を抱えた方がおられると知っただけでもかなり心強いです。何しろ今までかなり孤独な戦いを強いられてきたので・・

>ソフトが本来と違う用途に使用されているのが
>気持ち悪かったというのもあります
>(ここらへんは個人の好みも入っています)

私の好みも同じです!

何箇所かでの経験を教えていただいて、非常に参考になります。
本当にありがとうございます。
便利なテンプレートというのは、いいアイデアですね
試してみたいと思います

現状は、私のところも「今では膨大な(Excelで作成された)文書が蓄積されて」しまっている状態です。
ということは、前途多難といえますが、沢山のアドバイスいただいて、もう大丈夫です。途中でへこたれないで頑張れそうです。

ワード、エクセルの使い分けは、完璧には出来ないかもしれないし、完璧にする必要も無いかもしれないけど、現状よりかなりの改善は出来そうな気がしてきます
ありがとうございました

お礼日時:2002/10/30 21:08

こんにちは。



確かに、たまにいます、そういう人。自分が使いやすくて使う分には勝手なのですが、職場の文書は「社員の共有財産」という側面もありますので、やはり「再利用性」を考えてもらう必要があるのは当然です。

そういったリテラシー以前に、Excelで作成した「文書」は、画面やプレビューでは表示されているのに印刷時には欠けてしまうというような欠陥があり、現実的に文書作成には使えたものではありません。

ところで、ワードが使いにくい、といっている人の多くは、実は一太郎だって大して使いこなせていません(経験談)。つまり、慣れた環境が変わったことで拒絶しているだけで、ちゃんと教えればどちらでもそれなりに使いこなせるようになると思います。

対策としては、ワープロソフトならではの便利機能を「目にもの見せてやる」ことでしょうか。

段落書式、連番、目次作成ぐらいのことをきっちり教え込めば、まず、Excelで文書を作り続けようとする人はいなくなると思います。
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この回答へのお礼

ありがとう御座います

>Excelで作成した「文書」は、画面やプレビューでは表示されているのに
>印刷時には欠けてしまうというような欠陥があり、
>現実的に文書作成には使えたものではありません

そうなんですよ

>便利機能を「目にもの見せてやる」

がんばってコレを試してみたいと思います

お礼日時:2002/10/31 09:17

あなたの嫌いな ”エクセルでワープロ”のユーザーです


ワタシの会社とその関連会社では
エクセルをワープロとして標準的に使っています
印刷段階での不具合ですが
特にそのような不都合は当方ではありません
単に印刷の設定がうまくいっていないだけではないでしょうか?

エクセルをワープロに使う理由のひとつに
テンプレート化が容易であるという事が挙げられます
これをワードでやると表の形体が崩れてしまい
使い物にならなくなってしまいます
また VBAを使用したオリジナルの業務ソフト(自作です)
においてデータの貼り付け、参照が容易に出来ます

つまりワタシの会社では ”ワードは使いにくい”(特に表を取り入れた
もの)という結論に至っています
見積ソフトを作成しましたが
現在でも問題なく 標準的に印刷が出来ています

>、「エクセルをワープロ代わりにしたほうが楽ですよ~」みたいな無責任なページがあるだけでした

これはそうは思いません
ワードはワードで良いところを使い
エクセルはエクセルの良いところを使う
これでいいんじゃあないですか?


ところであなたはエクセルについてどの程度の
スキルをお持ちですか?
もし”任せなさい!”というレベルでしたら
テンプレートを作って差し上げたらどうでしょうか?
そうすれば印刷の不都合は ぐっと減るのでは?
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この回答へのお礼

たしかに
テンプレート化するようなものなら、それなりに納得も出来ます。
私は、エクセルは「任せなさい」レベルではないですが、おっしゃることは理解できます。

ただ、うちの場合、問題は、御社のレベルに程遠い・・・
ちょっとうらやましいです

以前、あまりにひどいのを見かけてAccessで作り直してあげたことはあるのですが、なにぶん自分の仕事もあるので・・

ベタベタ文字を打って画像貼りまくって、すでにエクセルのプレビューの段階からぼろぼろというような文書があちこちでどんどん生産されて・・それが誰かの手に渡るたびに、「絵がずれる!」とか言って私のところに電話が・・・

>ワードはワードで良いところを使い
>エクセルはエクセルの良いところを使う

はい。これが理想です
これが分かっててくれれば、必要に応じてエクセルで文章書くのは、一向に構わないと思います。・・・ただ、うちの場合・・グチばかりですみません。

お礼日時:2002/10/30 20:45

こんばんは。

仕事でエクセルもワードも使っていて、なおかつ文書をエクセルで作るのはちょっと・・・と思っている者です。
こちらの職場では、たまに文書をエクセルで作っている人もいますが、ごくごく少数です(そうやって作られた文書を電子ファイルで受け取ったことはありませんが)。
ワードでも、WINで作成したものだと、私のマシンはMACなので開くとレイアウトが崩れていることがたまにあります(1ページに収まっていただろう文書が2ページになってしまったり、等。これぐらい自分で適当に直しますが)。

> ワードの場合、使い方が難しい、表を書きにくい、レイアウトが難しい、

ということでしたが、「使い方が難しい」という点については、講習会などを開いてみてはいかがでしょうか?確かに、ワードにはたくさんの機能があり、すべてを使いこなすのはとても困難だと思いますが、一般的な事務的文書を作るにあたってはさほど難しい機能は使わないと思います(もし、職業的に高度なレイアウトなどを要求される会社でしたら状況は違いますが)。
表を書きにくいとありますが、エクセルで作った表をワードの文書に貼り付けできますので、その方法を使えばさほど難しいこととは思いません。
ワードを使用してもらいたいのであれば、「ワードの楽な使い方」のページを紹介した方が効果的ではないでしょうか?赤本もありますし・・・(おそらく質問者の方の会社にも用意されていると思いますが、エクセルになれきった方は読んでくれていないかもしれませんね。)。

話はますますそれますが、文書を受け取った側が修正する必要がない場合はPDFファイルにしてもらって送ってもらえばいいと思います。
ほとんど確実にレイアウトがイメージ通り相手のところで見えますし・・・。
余談ですが、エクセルで送ってこられるならまだマシで、一太郎の文書を送ってこられると私の場合はお手上げです。
そういった時はWINマシン使用者に転送してプリントアウト&PDFファイル化してもらっています。
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この回答へのお礼

ありがとうございます
そうですね
私もこの仕事にかわってまだ1年ちょっとなのですが、いままでこの会社でいかに教育が、とくにOfficeアプリケーションの使い方についての教育がなされていなかったか、ということを感じています。
私も10人くらいなら教えてもいいですが、全社員でというと、何百人という単にになってしまうので、やはり講習会に参加してもらうのが一番効果的なのでしょうね。(予算が下りるかどうか別として)

PDF。そうですね
一部ではおこなっています。
編集しなくていい場合、かなり有効な解決だけど、これまた、広まってくると、「PDFが編集できへん」と言ってくる。。。
結局、教育ですか。。

お礼日時:2002/10/30 20:34

ページで紹介するより会社でそういった「講義」をすればいいんじゃないでしょうか。

人のサイトを利用してあなた自身はたいした努力もしないんじゃ誰にも「Wordを使わなければ」という感情は生まれてこないと思います。
それにExcelで文書が書かれているからと言って何か問題がなければそれでいいと思いますよ。マルチプランを使っていた頃の名残でどうしても表計算ソフトで文書を書いてしまう人もいます。
また場合によってはExcelで文書を書くのも便利なことがありますので一概に「迷惑だ変えろ」というのは無謀だと思います。
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この回答へのお礼

書き込み、ありがとう御座います

社内での経験から、反論が多いのは予想していましたが、正直言って、あまり反論は聞きたくありません。
ここで議論するつもりで書いたのではないですから。

私と同じ悩みを持って解決された方のアドバイスをお願いしたくて書きました。

お礼日時:2002/10/30 18:51

残念ながら、ワードは そんなに使われてないと思います。



マイクロソフトの製品は、癖の強いソフトが多く、使いこなすまで、やっかいです。
その点、エクセルは、少し覚えれば使えます。
自由にレイアウトできますしね。
ワードで、画像と文字のレイアウトでものすごく 苦労したことを覚えてます。
エクセルを使う時間が多ければ、普通に文章を書くだけでもエクセルを使うことでしょう。
あと、文字だけでよい場合は、秀丸などのエディタを用いてます。
わざわざワードなどを立ち上げるようなことはしません。

いくら言っても、ワードに切り替える人は 少ないでしょう。
逆にワードに切り替えた場合、質問は減らないと思いますが・・・。
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この回答へのお礼

ありがとう御座います

そうですね

ただ、海外からはそのような書き方をしたファイルが送られてくることはまず有りません。
それで、余計気になります

お礼日時:2002/10/30 18:48

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詳しい方がおられましたら、教えていただけますでしょうか。
宜しくお願いいたします。

Aベストアンサー

No.15のUs-Timooです。

書き忘れましたが、基本的に使い分けするということは
逆に言えば組み合わせても使えるということです。

差込印刷などはその典型。
名簿などのデータベースはExcelで作り、名前や住所を入れ替えるだけの
文書をWord側で作っておけば、宛名と住所の違うだけの同じ内容の文書を
何百枚と一度に作成したり、宛名ラベルも作成可能です。
Excelだけでそれをやろうとすると、VBAやマクロを組んだり、枠の大きさをプレビュー見ながら
何度も調整しなおしたり、と面倒なことがいっぱいです。

また、Wordでも表やグラフ、図を入れるなど同じことはすべてできますし
Excelでは、上と下で独立した列幅の表を作ることは簡単にはできず
一番上に文字を入力する段階から列数を考えなくてはいけませんので
はっきり言って面倒です。
Wordでは、表作成は別々でコントロールが可能です。

フォームが決まっているとか計算や演算処理が必要ならともかく、
そうでないものまでExcelを使うのは邪道です。

QExcelをWordの代わりに使うコツについて

ExcelをWordの代わりに使っている人は以外遠くいると思いますが、
10ページ以上印刷する時などページがずれるなどしてちょっと不便です。
何か良い方法はありますか?
また、ExcelをWordの代わりについて使うコツについて教えて頂けると幸いです。
宜しくお願い致します。

Aベストアンサー

お節介ながら。

エクセルは表計算ソフトであり、
ワードなどのワープロソフトの代替には成り得ない
と言うことをまずは頭に置いてください。

エクセルは画面に表示されるイメージと
実際に印刷されるイメージが異なりますので、
セルの高さ・幅をいくら小さく調整して同行列数に固定しても
画面上では枠内に入るのに、印刷するとはみ出てしまう事もあります。
1セルに入力できる文字数にも制限があり(だいぶ緩和されましたが)ますし、
セル内で改行してみても若干ずれてみたりして、行頭・行末の禁則処理も
頑張らないとなかなか上手くいかないのが現状です。

その上で
> 将来、100ページなどの表メインの文章などを作ろうと思う
考え方を逆にしてみてはどうでしょう。
ワードの文章にエクセルの表を貼り付ける、と言うことです。
殊更「文章」を作成するのであれば、ワードの方が機能は上ですし
(当然と言えば当然ですね、ワープロソフトですから。)、
ワード上でも簡単な計算なら出来るからです。


これだけではなかなかつまらないので。
> 10ページ以上印刷する時などページがずれるなどしてちょっと不便です。
> 何か良い方法はありますか?
ページごとにシートを作ろうとすると、上記の理由から「ズレ」が生じがちです。
一案として、1シートに複数ページを「縦に」並べるとうまくできるかもしれません。
で、改ページしたい行に「改ページを挿入」してやれば良いです。
これだと、列幅は全ページ同一に作れますので、列幅による「ズレ」は緩和できます。
表のサイズが違うなら「セルの結合」を駆使してやればなんとでも出来ます。

ただし、コレは決して良い使い方とはいえません。
結合して列がずれることによって、
エクセルのメイン機能である「表計算」に支障が生じる可能性があるからです。
コレこそが「エクセルをワープロとして使いたくない最大の理由」だと私は思っています。


> ExcelをWordの代わりについて使うコツについて
前述のとおり、代替には成り得ません。
唯一、コツを挙げるとすると
「エクセルの機能・出来ること・出来ないこと」をしっかり覚えること
でしょうか。

もっとも、ソレを知っていくと
「エクセルはワードの代替に成らない」
と言うことが徐々にわかっていきますけどね。

お節介ながら。

エクセルは表計算ソフトであり、
ワードなどのワープロソフトの代替には成り得ない
と言うことをまずは頭に置いてください。

エクセルは画面に表示されるイメージと
実際に印刷されるイメージが異なりますので、
セルの高さ・幅をいくら小さく調整して同行列数に固定しても
画面上では枠内に入るのに、印刷するとはみ出てしまう事もあります。
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ワードだと計算式を入れられないからと言って、電卓で計算して手打ちで数字を入れています。

エクセルで作成したほうが効率がいいと思うのですが、
こういう会社は普通なのでしょうか?

新人の私が、書類をエクセルで作った方がいいと提案してもいいですか?
それとも書類の作成はワードの方が向いてるのでしょうか?

Aベストアンサー

> でも見積書や請求書など、計算式を入れたほうが楽なのに、
> ワードだと計算式を入れられないからと言って、電卓で計算して手打ちで数字を入れています。

簡単な計算は、Wordでも可能なことを親しくなった方に教えてあげましょう。
Wordにはない関数を使いたい場合は、WordにExcelワークシートオブジェクトを挿入するという方法がない訳ではありません。
(勿論、Excelで表を作成して、Wordにコピペしても同じですが、・・・)

「Word2007(ワード2007)実用編:Word2007で計算をする」
http://www.eurus.dti.ne.jp/yoneyama/Word2007/word2007-keisan.html

「[ワード]計算式を入力する」
http://azby.fmworld.net/usage/windows_tips/20060116/


> エクセルで作成したほうが効率がいいと思うのですが、
> こういう会社は普通なのでしょうか?

見栄えの良い見積書などの場合は、Excelでは非効率乃至不可能な場合があります。
比較的小規模の会社の見積書などは、明らかにExcelで作成したものが多いことは確かです。


> 新人の私が、書類をエクセルで作った方がいいと提案してもいいですか?

少し職場の雰囲気に慣れてからの方が・・・
それまでは、電卓を使わないで、Wordで計算式を入れた文書を作成していれば、その内、教えてほしいという人が現れるのでは?


> それとも書類の作成はワードの方が向いてるのでしょうか?

プリントで提出が前提の書類では、Wordの方が向いていると思っています。

> でも見積書や請求書など、計算式を入れたほうが楽なのに、
> ワードだと計算式を入れられないからと言って、電卓で計算して手打ちで数字を入れています。

簡単な計算は、Wordでも可能なことを親しくなった方に教えてあげましょう。
Wordにはない関数を使いたい場合は、WordにExcelワークシートオブジェクトを挿入するという方法がない訳ではありません。
(勿論、Excelで表を作成して、Wordにコピペしても同じですが、・・・)

「Word2007(ワード2007)実用編:Word2007で計算をする」
http://www.eurus.dti.ne...続きを読む

Qエクセルで打ち込んだ数字を自動で別シートに表示したい

エクセルでセルに打ち込んだ数字を自動で別シートに表示できる方法があれば、教えてください。

例えば、シート1のC1に5を打ち込んだら、シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される。

また1列すべてを自動で表示させる場合、一つのセルの時と違いがありましたら教えてください。よろしくお願いします。

Aベストアンサー

こんばんは。
入力したセルの値を合計とかでなくて、
純粋に別のシートに自動的に表示したいのであれば、
以下の方法があります。

1.1つのセルだけの場合
例)シート1のC1に5を打ち込んだら、
  シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される

⇒シート2のD2のセルをアクティブにして「=」を入力
 した後、シート1のC1をクリックする。
 そうするとD2のセルに「=Sheet1!C1」と表示され、値が自動的に
 表示されるようになります。

2.1列全てコピーしたい場合。
  コピー&リンク貼り付けを使うと便利です。

例)例)シート1のC1~C5に何かを入力したら、
  シート2のD2~D7にシート1で打ち込んだものが自動で表示される

  シート1にあるコピー元のセルを範囲選択して、
  シート2のD2の上で「右クリック」⇒「形式を選択して貼り付け」
  をクリックします。

  そして出てきた小さな画面の左下にある「リンク貼り付け」という
  ボタンをクリックすると完成です。
  試してみてください。。

  念のためにリンク貼り付けを図解しているURLを載せておきます。
  参考にしてみてくださいね。。
  http://www.geocities.jp/office_inoue/excel/eq21.htm

こんばんは。
入力したセルの値を合計とかでなくて、
純粋に別のシートに自動的に表示したいのであれば、
以下の方法があります。

1.1つのセルだけの場合
例)シート1のC1に5を打ち込んだら、
  シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される

⇒シート2のD2のセルをアクティブにして「=」を入力
 した後、シート1のC1をクリックする。
 そうするとD2のセルに「=Sheet1!C1」と表示され、値が自動的に
 表示されるようになります。

2.1列全てコピーしたい場合。
  コ...続きを読む

QExcelで作った表をジャストでA4紙で印刷したい

Excelで小さめの表(A4の3分の1程度)を作ったのですが、これをA4サイズジャストに拡大してプリントアウトしたいのです。(わかりにくい説明ですいません)

こういう場合、印刷設定で地道に「拡大○%」で合わせていくしかないのでしょうか?

よろしくお願いします。

Aベストアンサー

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Q(Excel)あるセルに文字を入力しただけで、同じブック内のほかのワークシートにも、同じ文字が自動的に入るようにするには?

こんにちは。
質問内容はタイトルのとおりです。

あるワークシートのあるセルに文字を入力すると、ほかのワークシートのセルにも同じ文字が自動的に書き込まれる方法を知りたいです(ブックは同じ)。複数のワークシートを制御するには、やはりマクロを使うのでしょうか?

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clam_chowderさん、こんにちは。

Sheet1のA1にたとえば「100」と入力しますね。
Sheet2のA1に、これと同じ数値を表示するには、
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でOKです。

数式をいれるのが苦手なら、
Sheet2のA1セルで「=」を入力すると、数式入力状態に入りますから、
ここでSheet1のシートタブをクリックし、
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Aベストアンサー

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Aベストアンサー

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