顧客データと請求書、売上帳を連動させたい

Question

自社では今まで見積書、請求書、帳簿関係をすべて手書きで行ってきました。
この度ＰＣ管理をしようと思ったのですが、私の知識ではやりたいことができそうにありません。

１）現在顧客データをEXCELにて作成済み。
　　請求書や見積書に、顧客NO.などを利用して、住所・氏名などを自動入力させるようにしたい。

２）請求書内の内訳を売上帳等の帳簿に自動転記させるようにしたい。

３）売上帳は顧客ごとにシート（仮にEXCELで作るならば）を分けたい。

４）請求書は作成日順に一覧で検索できるようにもしたい。

以上のようなソフトがあれば使いたいのですが、フリーではなかなかありません。
自分で作るとするとどのような方法があるでしょうか？

どなたかアドバイスください。

hallo-2007 · Accepted Answer

No3です。
１）連動させた作成済みの請求書や、売上帳が変わってしまうのが困ります。
　引越しなどあれば、新しく顧客Noを設定して(末尾にー01加えるとか）、古いデータには、停止の項目でも作って使用できないようにします。
２）伝票をきって請求とか
　問題ないです。但し、処理は売上の処理が先です。売上の処理なしで請求の処理ができるシステムはお勧めできません。

３）現在の顧客別に分けて売上帳の記載をするようになったようです。
４）一覧の項目をクリックすると明細が見られるというようにしたい
可能です。オートフィルターの機能もあります。現行の売上台帳のやり方とは、異なる事を前提にしてください。現行の仕事の流れをそのままパソコンに移し変えても大きなメリットはありません。
>顧客データ、現在900件
顧客件数より、月々の売上件数の方が参考になります。
エクセルでデータが多くなると、開く、保存するにも時間が掛かるようになります。これらがアクセスでは問題なくなります。
いづれにしても、以下の選択になると思います。
１、とりあえず、エクセルで関数などを利用して作成してみる。
　（勉強にもなると思います）
２、アクセス購入して、しっかりしたシステムを作る
　（エクセル以上に勉強が必要と思います）
３、自作をあきらめて市販品を購入する。
　（一番安全です。通常の業務の流れに従わない処理はできません。
　　こちらが正しいので、これを現場に徹底させることも重要です）
とりあえず、１を実行、流れが決まってきたら２を実行でもよいと思います。
自作することで自分の会社の仕事を理解し見直すチャンスでもあります。
完成した時は、大変優秀な管理者になっていると思います。

imogasi · Answer

請求書明細＝シートの一覧表ーー＞請求書＝個票（伝票式）ー＞印刷
にする要領は、過去に質問もあって数回以上答えています。
Googleで、「imogasi 請求書」で照会すれば出てきます。
照会して考えてみてください。
ーー
（１）顧客データはマスター的なもので、別格で、VLOOKUPなどの
検索表に使う。非本的には手作業作成。
（２）請求明細表は請求書の原本として使い印刷までおこなう（行える）
請求書の請求先などは（１）の情報を参照できるが、単価などは
表を引いて割り出せるレベルかどうか。会社の業態によって違うと思う。
（３）質問者の会社の場合、請求書明細から売上帳はデータ的に作れる（べきな）のか。逆か。
（４）売上帳を顧客ごとにするのは、エクセルではデータの抜き出しとなり、VBAを（つなぎなどに）使わないと難しい。
ーー
全般的な質問から受ける印象では、質問者はきちっとした性格のように見えるが、やはりシステム的な面では、経験が無いようで、マトを押さえていないように思う。
したいことを投げ出しただけという感じ。
例えば質問には３表上がっているが、項目データレベルで、新しく入力するデータと既入力データの利用の関係が整理されていないようだ。（もちろん質問には長い、機密で書けないが）。この関連と、社内で発生する原初データとを関連付けた、導出図・遷移図を作ってみるべきだ（項目単位なで考えること）。
特に作成サイクル（日時、月次、周次、随時なそ）も考えること。
ーー
あまり気負って一遍にあれもこれもと、言うのは無理です。
またエクセル利用であれば、私の持論ですが、ビジネス（「レポートものの表」ではなく、（売上、請求、消しこみなど）取引の扱い）でエクセルを使うのなら、VBAのプログラムを組めることが必須と思う。
VBAの習得はやはり特別の人は別として、６ヶ月はかかると思う。そして言語の習得のほかに、プログラムの作り方のコツ（私はロジックといっている）を身に着けるには、経験が要る。
アクセスの場合は、アクセスVBAを使わなくても、ビジネスの取引などのデータ処理には、操作処理で用意出来る面が多く、向いている面がある。しかし「したい、小さい課題」が、次々続出して、相当勉強しないと行き詰まるおそれあり。
ーーー
＞フリーではなかなかありません。
比較的まとまったスモールな１つの処理ならあるでしょう。
請求書作成とか。
トータルではまず無いでしょう。

ookami1969 · Answer

＃２です。

＞Accessは購入にいくらくらいするのでしょうか？
そのぐらい自分で調べましょうよ。。。。
ブラウザを開いてるんでしょうから「ヘルプ」→「オンラインサポート」で「Office Online 」につながりますよ。
http://support.microsoft.com/ph/2509

＞Accessはみなさん勧めてくれますが、やはりわたしのやりたいことは、Accessを使って作るのが最良なのでしょうか？
正直 僕は VBAなんかよりもAccessの方が分かりやすいです。

アマゾンでAccessの本を購入されてはどうですか？

Accessは「テーブル」「クエリ」「フォーム」等々ありますので
目的に合わせた事が色々出来ますよ。（もう最近は使ってないので ほとんど忘れましたが。。）

ようは「テーブル」にデータを蓄積していって クエリで関連付けをして フォームで表現するって感じですかね。

＞１）例えば住所変更や氏名変更などで、顧客データの内容が変更する場合があり、そのために連動させた作成済みの請求書や、売上帳が変わってしまうのが困ります。
住所や名前が変わったら「違うデータ」として新しい顧客IDを振った方がいいんじゃないでしょうか？
あまり データの管理に詳しくありませんが 多分そういうコツってあると思いますよ。

一応 Accessの紹介ページも貼っておきますね。

参考URL：http://www.microsoft.com/japan/office/previous/2003/access/prodinfo/tour/default.mspx

diashun · Answer

diashunです。
ご希望の処理を業務の流れとしてとらえると、
A.【初期設定】
A-1.取引先（売上先、仕入先）台帳の作成
A-2.在庫・品目（商品）台帳作成（仕入先別商品管理台帳作成、仕入単価、販売単価設定）
B.【日次・月次処理】
B-1.売掛管理（請求書）、買掛管理（支払）、在庫管理等々。

売掛管理、買掛管理、得意先管理、仕入先管理、在庫管理をExcelですべて関連付けて行うには、かなりのスキルと処理時間（新規作成や更新を含め）が必要になります。もちろん、Excelでやってやれないことはないと思いますが、これだけのことをさせるにはまさにデータベース処理の業務になります。
マイクロソフトのAccessもこのような業務（データベース処理）に適したアプリのひとつですが、それなりに業務知識やアプリのスキルが必要です。
しかし幸いなことに、昨今少ない初期投資で、しかもデータベースということを意識しないで、販売・財務管理ができるアプリがたくさんあります。私は、10数年前にまだ便利なソフトが少ない頃、やはり表計算ソフトや簡単なDBMS（データベース管理システム）を使って販売・財務管理をしていましたが、現在では昔と比べ物にならないほど操作もグラフィカルで、入力作業も単純化されている販売・財務管理ソフトがあります。
そうしたソフトの中で貴社の希望業務処理に適したものを選択採用されることをお勧めします。
特に、最近の税務対策や消費税連動処理を考慮すると、そうした業務アプリではメーカーのバージョンアップサービスで、臨機応変に対応できると思います。また、そうしたソフト（特に財務処理ソフト）のほとんどが青色申告対応で、税務署への申告書類も作成できますし、たしか税務署でも電子媒体での申告を受け付けていると思いますので何かと便利です。
専用ソフトになるので、それなりにそのソフトに習熟する努力は必要ですが、マニュアル等も充実しています。
この場合はフリーソフトをお勧めすることはできませんが・・・念のため。

n-jun · Answer

ANo.1です。

私が初めてExcelでデータベースを作成した時に参考にした本です。

Excel[2000/2002/2003]データベース完全活用テクニック
http://gihyo.jp/book/2005/4-7741-2251-3

この時マクロ（VBA）に触れるきっかけになりました。
ただ件数が多いとAccessの方がいいのかも知れないですね。
私はチンプンカンプンですけど。

hallo-2007 · Answer

以下、アドバイスです。
１）現在顧客データをEXCELにて作成済み。
　　請求書や見積書に、顧客NO.などを利用して、住所・氏名などを自動入力させるようにしたい。
　＊請求書や見積もりのシートを作成して、顧客Noのセルには、顧客データの列に入力規則を設定する。住所、氏名はVLOOKUP関数で表示させる。氏名を基準にして、顧客No、住所を表示にした方が使いやすいと思います。

２）請求書内の内訳を売上帳等の帳簿に自動転記させるようにしたい。
＊順番が逆です。日々、売り上げの帳簿に記録して、月に1度？（或いは日付指定）で請求書に反映させます。

３）売上帳は顧客ごとにシート（仮にEXCELで作るならば）を分けたい。
＊顧客ごとにシートを分けてはいけません。
　日付　顧客No　氏名　品名　数量　単価などの項目で縦方向にデータ入れます。
別途、商品一覧のシートも作成しておいて、氏名、品名には入力規則を設定すると便利です。

４）請求書は作成日順に一覧で検索できるようにもしたい。
＊請求書のシートを作成して、顧客No（或いは氏名）と年月を入れると
条件にあった売り上げのデータが一覧になるように関数（或いはVBA)を
組み立てます。

エクセルでも十分ですが、日々の売り上げ件数によってはアクセスを
お勧めします。

ookami1969 · Answer

Excelに不可能はありません。

とは思っているのですが 上記のような事を「やろう」または「やらせよう」と思ったら
それなりの知識と技術が必要ですね。

＞以上のようなソフトがあれば使いたいのですが、フリーではなかなかありません。
Accessが使えれば 使う方は楽になりますね。

どんな感じに顧客データがあって 請求書、見積書をどうしたいのか等々
もう少し細かく書いておくと 親切な人が数式を教えてくれますよ。

n-jun · Answer

会社として使うのならばフリーではなく、製品とかで探すのはダメなのでしょうか。

仮に作成するという点で行くと、どの程度Excelを使えるのかにもよると思いますけど。
最低限マクロは使えるのかどうかとか。

顧客データと請求書、売上帳を連動させたい

No3です。

請求書明細＝シートの一覧表ーー＞請求書＝個票（伝票式）ー＞印刷

＃２です。

diashunです。

ANo.1です。

以下、アドバイスです。

Excelに不可能はありません。

会社として使うのならばフリーではなく、製品とかで探すのはダメなのでしょうか。

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