WORDで日報を書くと毎日新規作成になって、日付を付けて保存することになりますよね。後になってファイルの中から特定の日を探し出すのは大変じゃないですか?
1か月分をまとめて、EXCELのタブのように任意の日を簡単に開く方法はあるのでしょうか。

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A 回答 (6件)

探すのが面倒というのは、やはり慣れていくしかないと思います。



私は仕事柄、WordもExcelも両方使ってます。私の場合だと、質問者さんが今やっている管理方法が、一番ラクです。
Excel派の方はExcelで1冊のBookにまとめて管理したほうが・・・とおっしゃるでしょうが(質問者さんもどちらかと言えばそうでしょうか?)、私は、「左下のシート見出しがずら~~~っと並んでいるところから探すのだって、鬱陶しくない?」って思います。「探す」っていう行為は、結局同じですよね?

日報をWordで作るべきかExcelで作るべきかはフォーマット等によっても意見が違ってくるので、この点は話をしないことにします。
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 御質問の文面では、「特定の日のファイルを探すのが面倒」と有りますが、なぜ難しいか理解不可能です。


 紙のページをパラパラとめくる様に、書いた内容を検索したいと言う事ですかね。 それなら、検索機能を使えば良いと思いますが...
 又は、月報をExcelで作成すれば良いのではないでしょうか。1ケ月分を1ファイルにすると、パラパラめくって見る事が可能です。
 私はWordが嫌いなので、何でもExcelで書きます。
 セルを1ページの横一杯に広げて、セルの書式設定で「折り返して表示する」にすれば、Word風になります。
 但し、文字数に制限がありますが。
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この回答へのお礼

ご意見ありがとうございます。
特定の日を探すのが面倒とは、フォルダを開けると、日付順とはいえ、20個くらいのファイルが出てくるわけで、それを見るだけでもうんざりするということです。かといって別の方法で検索するのも段取りが多くて面倒なだけなのですが。
カレンダーが出てきて、ある日をクリックするとその日の日報が出てくるようなフリーソフトはあるんでしょうか。?
いままでエクセルで独自のフォームで日報を書いていたのですが、会社がフォームの統一化でワードに統一させられてしまいまして…。
エクセルのほうが慣れててよかったのですが、社内ではワード派の方が多いようです(特に高齢の方は)

お礼日時:2003/07/16 23:34

1番ですが。



例えばエクセルにしても
7月分のファイルとして、シートを31個つくるのは余りお勧めできません。
もちろん物理的には可能ですし、起動時に31日分全てを読み込む時間ぐらい毎回我慢する、常にバックアップを取って31日分まとめて無くなっても何とかするシステムにしても良いのですが。
ワードでするなら、シート機能ではないですが、見出しなどの機能を使えば、折りたたむというよりは簡単にそこまでジャンプできる目印を付けると、結局エクセルのシートと同じような感覚で使えます。
※その手間はエクセルのワークシートの挿入、シート名の変更ぐらいの手間と大して変わりませんが。

最初に書いたように、別に管理ファイルを作り、そちらからリンクを貼るってのは難しいのでしょうか?

ちなみにファイル名も毎回つけるのがアレならマクロ化しちゃえば良いかと。その時点の日付をファイル名をとして特定の場所に保存するなんてのは2、3行で済みますから。
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この回答へのお礼

どうもご返答、お礼遅れましてすみません。
どうもありがとうございました。
見出しを付けて試してみました。日付だけで1行取られるのがもったいないような気はするのですが結局はそれが一番合理的なのかも。
リンクやマクロはあまり使ったことがないのでこれから勉強してゆきます。

お礼日時:2003/07/16 23:26

確認します。

質問者さんが使っている「ファイル」と言う言葉は、「フォルダ」のことですか?それとも本当に「ファイル」のことですか?

質問文から推測すると、ファイル名に日付をつけて保存し、1か月分を同じフォルダにまとめているのだが、後で探すときに大変・・・・と読めたのですが、それでいいですか?
もしも私の読み違いなら、指摘してください。

もしもそうなら、#2の方の回答のように、ファイル名に日付さえ入っていればすぐに探せると思いますから、何がお困りなのか「???」なのです。

そうではなく、1つのファイルの中に、1日から31日まで保存してあるのですか?1ページ目は1日。2ページ目は2日って感じで。それなら確かに31ページの中から特定の日までスクロールするのは大変ですから「困っている」という気持ちはわかるんです。それなら「見出し機能」と「見出しマップ」機能で問題は解決します。

>1月1ファイルにすると重くなるということはないと思いますが。
>(別々の日付のほうがトータルの容量は大きくなると思いますが)
1ヶ月を1ファイルにすると、31日分全てを読み込むのに時間が掛かるという意味です。毎日別ファイルなら、特定の日のファイルだけ開くのだから、すぐに表示できます。

この回答への補足

きちんと説明できなくてすみません一日分のファイルを月ごとのフォルダに保存しています。フォルダを開くとファイルが日付分あることになりますよね。その中から(順序良く並んでいたとしても)見て探す→選ぶ→開くという作業が面倒なのと、保存するときも表題をいちいちつけるのが面倒だと思っています。
見出し機能は使っていませんが、折りたたんでおくわけですよね。(探し出しやすいように)
毎回改ページをして見出しをつけるのであればやはり効率は悪そうな気がします。(エクセルに慣れすぎているためでしょうか)

補足日時:2003/07/13 12:41
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 私は、ファイル名を付ける時、必ず日付けを先頭にします。

 例えば、『030713,教えてgooの質問.doc』の様に。
 こうすると、エクスプローラーで見る時、日付け順に綺麗に並んで読み込みが樂です。
 さらに駄目押しするなら、月ごとのホルダーを作って、そこに格納すれば完璧です。
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意味がよく分からないのですが。



毎日1ファイルずつ作っていくのではなく、1月1ファイルにしたいということですか?
→重くなるだけなのでこれは止めたほうが良いです。

それとも別に管理ファイルを作ってそこからリンクさせたいということなんでしょうかね。
→ハイパーリンクを使えば良いかも。

ちなみに「日付を付けて保存」しているにも関わらず後から「特定の日を探し出すのは大変」の意味も分かりません。中身を一々確認するのが面倒ということでしょうか?

この回答への補足

ワードで作られたフォームに日報をつけて保存しているのですが、後で探すのが面倒なのです。月ごとにファイルを作って日付を題名にした日報を保存していますが、後で探すときにもファイルの中に20個以上のワードの表題があるわけで。その中から特定の日を選んでクリックして中を見て又違う日を探してとかやるのは面倒ですよね。
いくつかの日報を開くと余計にごちゃごちゃするのでエクセルならすっきりするのになあと思っているのですが。ワードでもタブを付けてページをめくるように閲覧できないものでしょうか。
1月1ファイルにすると重くなるということはないと思いますが。(別々の日付のほうがトータルの容量は大きくなると思いますが)

補足日時:2003/07/13 08:35
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