差し込み印刷・複数のリストを参照したい

Word、Excel　ともに2007です。

会議の案内文を作成しています。
開催日時や会場などはエクセルで管理し、ワードの差し込み印刷で出力します。
普段は内容と宛名（会員各位、等）が一本化されていて問題ないのですが、
今回は、宛先の種別によって内容の異なる文書を、宛名入りで発行したいのです。

「会議リスト」と「宛名リスト」の二つのエクセルデータを、ひとつのワードに反映させることは可能なのでしょうか。
可能であれば、手順を教えてください。

年に数回このようなことが発生するので、その際は

1　差し込み印刷で必要なパターンの文書を作成し、通常のワード文書として一旦保存
2　開いて［Ctrl］＋［Shift］＋［F9］でフィールドコードを解除し、
3　2で出来た文書に「宛名リスト」を差し込む

という手順で作業をしています。
一度にまとめるのが無理であれば、この作業を効率よくするアイデアでも構いません
ので、お知恵をお貸しください。

なお、差し込み印刷を使いたいのは、体裁が整うからと転記ミス防止のためです。

No.1 ベストアンサー 回答者： keithin 回答日時： 2011/04/20 14:21

とりあえずご質問の直接の回答としては，差し込み印刷のデータソースは原則として１つだけです。

ここで原則としてと書いたのは，手を尽くせば例えばワードからは１つのクエリをデータソースとして指定し，そのクエリが複数のエクセルデータに接続してデータを吸い上げ一本に結合したリストを差込ネタとしてワードに渡す，といったやり方もやれば出来ます。


ただそこまで考えるなら，そもそも今回のご相談で「宛先リスト」と「会議リスト」のデータの対応は一体どうなっているのか，という所に辿り着きます。

たとえば「宛先リスト」にはＡさん，Ｂさん，Ｃさんの名前がＡ２：Ａ４セルに記入してあって通常，はこれを差込ネタに使っているとしましょうか。
これに追加でそれぞれの方に「Ａさん向けメッセージ」「Ｂさん向けメッセージ」「Ｃさん向けメッセージ」と文面を変えて差し込みたいのだとしたら，単純に「宛先リスト」の隣のＢ２：Ｂ４セルに，それぞれの方向けメッセージを記載（コピー）して丸ごと一本を差し込んでしまえばそれで出来上がりという格好になります。

この回答へのお礼

早々にありがとうございます。

＞とりあえずご質問の直接の回答としては，差し込み印刷のデータソースは原則として１つだけです。
やはりそうですか。
いろいろ手を尽くせば、というのも（出来るかどうは別として・汗）なるほどなぁという感じです。

「会議リスト」は事業年度毎の会議の実績をまとめるために作成しています。
基本は担当部名も入れ「○○部」がいつどこでどんな会議をしたかが一覧でわかるようにし、
部署ごとの会議なので宛名は「○○部　各位」でOKなのですが、
今回は50名ほどの来賓に発信するため「宛先リスト」の出番になります。
つまり「宛先リスト」は「会議リスト」のうちの1データにしか対応していません。

「宛先リスト」には3種類の区分があり、タイプAの人には会議の前半、Bは後半、Cは全部の部会に出席してね、という内容にしたいのです。
なんとかif構文で作ってはみたものの、行き詰ってしまいました。

keithinさんのおっしゃるように、「差込ネタに追加」の方向で対応してみます。

ありがとうございました。

お礼日時：2011/04/20 15:37

No.2 回答者： esupuresso 回答日時： 2011/04/20 14:27

＞「会議リスト」と「宛名リスト」の二つのエクセルデータを、ひとつのワードに反映させることは可能なの・・・？」

差し込み印刷をする場合、一つのワード文書に１データベースしか扱えませんので無理です
かと言ってフィールドコードやスイッチなどをアチャコチャいじくり回すのも時間を無駄では？

(1)エクセルデータをBookごとコピーしちゃって別ファイルとして扱う方法が一つ

(2)他には～？　って言うのでしたら、「会議リスト」と「宛名リスト」の入ってるBookを起動して「会議リスト」か「宛名リスト」のどちらかを「新しいBook」にコピーしちゃいます
この方法は手順を間違うとコピーではなく、移動になっちゃいますので(1)の方法が宜しいかと・・・

次に・・・
ワードを起動した後、もう一つ新しく新規文書を追加して文書を二つにします
「表示」タブ→「ウィンドウ」グループ内の「並べて比較」をクリックして２画面にします（23インチくらいのモニター画面なら見やすいですが・・・）
後はそれぞれの文書で違うデータを関連付けさせます

二画面にすると同時にスクロールしてしまいますので、「ウィンドウ」グループ内の並べて比較のすぐ下に「同時にスクロール」というアイコンがありますのでそのアイコンをクリックして機能を外しておくと宜しいかと　＾＾

この回答へのお礼

早々にありがとうございます。
やはりズバリ無理なのですね。

＞かと言ってフィールドコードやスイッチなどをアチャコチャいじくり回すのも時間を無駄では？
フィールドコードにはまった時期がありまして（笑）いじり倒してあったので
すでに文章自体は出来ているので、この点は一応クリアしているのです

思わぬタイプミス等があるので、差込印刷だとかlookup関数とかなるべく自分で
入力しない方向ｗでと悪戦苦闘しています
開いて閉じているうちにわからなくなっちゃうとか多いので、二画面で同時に作業、やってみます。

ありがとうございました。

お礼日時：2011/04/20 15:46