Word、Excel ともに2007です。

会議の案内文を作成しています。
開催日時や会場などはエクセルで管理し、ワードの差し込み印刷で出力します。
普段は内容と宛名(会員各位、等)が一本化されていて問題ないのですが、
今回は、宛先の種別によって内容の異なる文書を、宛名入りで発行したいのです。

「会議リスト」と「宛名リスト」の二つのエクセルデータを、ひとつのワードに反映させることは可能なのでしょうか。
可能であれば、手順を教えてください。

年に数回このようなことが発生するので、その際は

1 差し込み印刷で必要なパターンの文書を作成し、通常のワード文書として一旦保存
2 開いて[Ctrl]+[Shift]+[F9]でフィールドコードを解除し、
3 2で出来た文書に「宛名リスト」を差し込む

という手順で作業をしています。
一度にまとめるのが無理であれば、この作業を効率よくするアイデアでも構いません
ので、お知恵をお貸しください。

なお、差し込み印刷を使いたいのは、体裁が整うからと転記ミス防止のためです。

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A 回答 (2件)

とりあえずご質問の直接の回答としては,差し込み印刷のデータソースは原則として1つだけです。


ここで原則としてと書いたのは,手を尽くせば例えばワードからは1つのクエリをデータソースとして指定し,そのクエリが複数のエクセルデータに接続してデータを吸い上げ一本に結合したリストを差込ネタとしてワードに渡す,といったやり方もやれば出来ます。


ただそこまで考えるなら,そもそも今回のご相談で「宛先リスト」と「会議リスト」のデータの対応は一体どうなっているのか,という所に辿り着きます。

たとえば「宛先リスト」にはAさん,Bさん,Cさんの名前がA2:A4セルに記入してあって通常,はこれを差込ネタに使っているとしましょうか。
これに追加でそれぞれの方に「Aさん向けメッセージ」「Bさん向けメッセージ」「Cさん向けメッセージ」と文面を変えて差し込みたいのだとしたら,単純に「宛先リスト」の隣のB2:B4セルに,それぞれの方向けメッセージを記載(コピー)して丸ごと一本を差し込んでしまえばそれで出来上がりという格好になります。
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この回答へのお礼

早々にありがとうございます。

>とりあえずご質問の直接の回答としては,差し込み印刷のデータソースは原則として1つだけです。
やはりそうですか。
いろいろ手を尽くせば、というのも(出来るかどうは別として・汗)なるほどなぁという感じです。

「会議リスト」は事業年度毎の会議の実績をまとめるために作成しています。
基本は担当部名も入れ「○○部」がいつどこでどんな会議をしたかが一覧でわかるようにし、
部署ごとの会議なので宛名は「○○部 各位」でOKなのですが、
今回は50名ほどの来賓に発信するため「宛先リスト」の出番になります。
つまり「宛先リスト」は「会議リスト」のうちの1データにしか対応していません。

「宛先リスト」には3種類の区分があり、タイプAの人には会議の前半、Bは後半、Cは全部の部会に出席してね、という内容にしたいのです。
なんとかif構文で作ってはみたものの、行き詰ってしまいました。

keithinさんのおっしゃるように、「差込ネタに追加」の方向で対応してみます。

ありがとうございました。

お礼日時:2011/04/20 15:37

>「会議リスト」と「宛名リスト」の二つのエクセルデータを、ひとつのワードに反映させることは可能なの・・・?」



差し込み印刷をする場合、一つのワード文書に1データベースしか扱えませんので無理です
かと言ってフィールドコードやスイッチなどをアチャコチャいじくり回すのも時間を無駄では?

(1)エクセルデータをBookごとコピーしちゃって別ファイルとして扱う方法が一つ

(2)他には~? って言うのでしたら、「会議リスト」と「宛名リスト」の入ってるBookを起動して「会議リスト」か「宛名リスト」のどちらかを「新しいBook」にコピーしちゃいます
この方法は手順を間違うとコピーではなく、移動になっちゃいますので(1)の方法が宜しいかと・・・

次に・・・
ワードを起動した後、もう一つ新しく新規文書を追加して文書を二つにします
「表示」タブ→「ウィンドウ」グループ内の「並べて比較」をクリックして2画面にします(23インチくらいのモニター画面なら見やすいですが・・・)
後はそれぞれの文書で違うデータを関連付けさせます

二画面にすると同時にスクロールしてしまいますので、「ウィンドウ」グループ内の並べて比較のすぐ下に「同時にスクロール」というアイコンがありますのでそのアイコンをクリックして機能を外しておくと宜しいかと ^^
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この回答へのお礼

早々にありがとうございます。
やはりズバリ無理なのですね。

>かと言ってフィールドコードやスイッチなどをアチャコチャいじくり回すのも時間を無駄では?
フィールドコードにはまった時期がありまして(笑)いじり倒してあったので
すでに文章自体は出来ているので、この点は一応クリアしているのです

思わぬタイプミス等があるので、差込印刷だとかlookup関数とかなるべく自分で
入力しない方向wでと悪戦苦闘しています
開いて閉じているうちにわからなくなっちゃうとか多いので、二画面で同時に作業、やってみます。

ありがとうございました。

お礼日時:2011/04/20 15:46

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Qexcelからexcelへの差し込み印刷

お世話になります。

excelでwordへの差し込み印刷をよく利用するのですが、
同様に、
excelのデータをexcelに流し込んで印刷する方法はありますでしょうか。

excelの名簿のデータを
excelの表のフォーマットに流し込んで
1人づつ印刷したいのですが。

お分かりの方いらっしゃいました教えてください。
どうぞ宜しくお願い致します。

Aベストアンサー

イメージはわかるが、エクセルに差込印刷の機能はありません。
ワードなどと違ってA.X氏1人分書類シート作成、B印刷、Aのシートををy氏分のデータでシート内容(セル)を置き換え、印刷、の繰り返しをします。
ーー
例データ Sheet1 A1;D3
連番氏名住所品物
1山田 三郎東京都江東区かばん
2植田 健横浜市港北区帽子
A列はこのたび連番を振りました。
Sheet2   に送り状の書式を体裁よく作ります。
H1セル(どこでも良いが、下記のVLOOKUPの式は変わる)

送り状

住所X
氏名Y

品物Z

上記の品をお送り申し上げます。
ご査収ください

以上
Xの場所のセルに =VLOOKUP($H$1,Sheet1!$A$1:$D$3,2,FALSE)
Yの場所のセルに =VLOOKUP($H$1,Sheet1!$A$1:$D$3,3,FALSE)
Zの場所のセルに =VLOOKUP($H$1,Sheet1!$A$1:$D$3,4,FALSE)

---
結果

送り状

住所山田 三郎
氏名東京都江東区

品物かばん

上記の品をお送り申し上げます。
ご査収ください

以上
ここで
VBE画面で標準モジュールに
Sub test01()
For i = 1 To 2 '人数分
Range("H1") = i
Range("A1:G20").PrintOut '印刷範囲は各人同じとする
Next i
End Sub
を張り付け、実行する。
山田、植田分の紙が2枚印刷されました。
これは質問者はVBAの経験も無いでしょうと、最低限にしてあります。
VBAを勉強してください。
別ブックにある名簿を対象などは複雑になるので避けています。

イメージはわかるが、エクセルに差込印刷の機能はありません。
ワードなどと違ってA.X氏1人分書類シート作成、B印刷、Aのシートををy氏分のデータでシート内容(セル)を置き換え、印刷、の繰り返しをします。
ーー
例データ Sheet1 A1;D3
連番氏名住所品物
1山田 三郎東京都江東区かばん
2植田 健横浜市港北区帽子
A列はこのたび連番を振りました。
Sheet2   に送り状の書式を体裁よく作ります。
H1セル(どこでも良いが、下記のVLOOKUPの式は変わる)

送り状

住所X
氏名Y

品物Z

...続きを読む

Qワードでの差込印刷の差し込みフィールドが表示されない

ワード2000を使用して差し込み印刷を作成しようとしていま。
エクセルで差込データを作成し、保存しました。
データをあてはめる原本をワードで開いて、差込印刷ヘルパーを開き、定型書簡を作成←作業中のウィンドウをクリック
データファイルの指定でエクセルのデータファイルを開き、メイン文書の編集をクリックしました。
その後にマニュアルには差し込みフィールドの挿入で入れたいデータを指定できるとありますが、
Ask(問い合わせ)(A)
Fill-in(文字列の書き込み)(F)
If…Then…Else(If 文)
Merge Record #(レコードの差し込み)(R)
・・・・・・

というものが表示されます。
これはどういう意味でしょうか?
作成したデータのフィールドが表示されません。
教えてください。

Aベストアンサー

>今確認しましたが、、[差し込みフィールドの挿入]
>が表示されていません。ボタンイメージも確認できません。
ツールボタンが非表示になっているようですね。
差し込み印刷ツールバーが表示された状態で以下の設定をしてはいかが。

こちら↓を参考にしてツールボタン名にチェックが付いているかを確認。
http://www.microsoft.com/japan/enable/training/office2000/addtoolbar.mspx
そこにボタン名が無ければ以下の図にあるダイアログからツールバー名
にチェックをつけてリセットボタンを押します。
http://www.microsoft.com/japan/enable/training/office2000/hidetoolbar.mspx
これで、そのツールバーにあるべき初期のツールボタンが、並んで表示
されますから元に戻っていると思います。

Q差し込み後、元データを変更し 差し込み先に反映させるには?

wordの差込印刷でExcelのデータを差し込んだのですが
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オフィスソフトのバージョンが分からないのでハッキリ答えられないのですが、
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Q複数シートからのWordの差込印刷

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Aベストアンサー

確か、差込印刷の時は、Excelのワークシートは1つのブックの中で最初の1枚しか指定できないと思いますよ。

Qエクセル複数シートのデータをワードに差し込み印刷

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Aベストアンサー

こんにちは。
そのやる気が大事です。
先ず、新しいブックでテストしてみましょう。

---------------------------------------------------
【VBAコードの作成方法】

●新しいブックを開く
●メニューバーの「ツール」 > 「マクロ」 > 「セキュリティー」
  表示されるセキュリティーの画面の「セキュリティーレベル」タブをクリック
  高・中・低の「中」を選択(既に選択してあれば無視)し、OKボタン
  これは一度設定しておけば未来永劫さわることはありません
●メニューバーの「ツール」 > 「マクロ」 > 「Visual Basic Editer」
  ここでVBEの画面が表示されます
●VBEのメニューバーの「挿入」 > 「標準モジュール」
  ここで画面右側に白い作業領域が表示されます
  そこに下記プログラムコードをコピーして貼り付けます
●最上段タイトルバーの右の「×」ボタンでVBEを閉じます
  これでVBAコードの作成は終了です。

------------------------------------------------------
【データについて】

Sheet1,2 を氏名等のデータとし、Sheet3を印刷用とする
Sheet1,2 は次のレイアウトとする
  1行目見出し(A列・氏名)(D列:出欠)
  2行目からデータ
  D列出欠データの欠席は、「欠」と1文字入れる

--------------------------------------------------------
【実行内容】

Sheet1,2の出欠欄(D列)が「欠」の人の氏名(A列)を
印刷用シート(Sheet3)のセル「C5」に差込み、印刷する

--------------------------------------------------------
【VBAの実行方法】

●メニューバーの「ツール」 > 「マクロ」 > 「マクロ」
  ここでマクロ画面が表示されますので
  実行したいマクロ(TestPrint)を選択し、
  右上の「実行ボタン」をクリック

---------------------------------------------------------
【VBAのコード】Sub TestPrint ~ EndSub までを貼り付ける
---------------------------------------------------------

Sub TestPrint()
 Dim Sht As Worksheet
 Dim R As Long
 Application.ScreenUpdating = False
 Worksheets("Sheet3").Activate

 For Each Sht In Worksheets
  If Sht.Name <> "Sheet3" Then
   For R = 2 To Sht.Range("A65536").End(xlUp).Row
    If Sht.Range("D" & R).Value = "欠" Then
     Range("C5").Value = Sht.Range("A" & R).Value
     ActiveSheet.PrintPreview
    End If
   Next R
  End If
 Next Sht

Application.ScreenUpdating = True
End Sub

-------------------------------------------------------------

これは実際の印刷ではなく印刷プレビューが表示されます。
どうですか? 簡単でせう?(^^;;;

実際のお知らせもVBAでやりたくなったら、そのレイアウトを提示してください。
A列(氏名)B列(日付)C列(項目1)・・・
見出しは、何行目にあるか、データは何行目からか。
印刷用シートを作成するわけですが、そのシート名。
印刷用シートのどのセルにデータを差込むか等。

以上です。

こんにちは。
そのやる気が大事です。
先ず、新しいブックでテストしてみましょう。

---------------------------------------------------
【VBAコードの作成方法】

●新しいブックを開く
●メニューバーの「ツール」 > 「マクロ」 > 「セキュリティー」
  表示されるセキュリティーの画面の「セキュリティーレベル」タブをクリック
  高・中・低の「中」を選択(既に選択してあれば無視)し、OKボタン
  これは一度設定しておけば未来永劫さわることはありません
●メニューバーの...続きを読む

Qwordの差し込み印刷で文字が0と表示されます

wordの差し込み印刷について教えてください。
エクセルデータ(書式は標準)を差し込みしたのですが、
ある列の文字データのみが0と表示されてしまいます。
(その列の数字データは表示されます)
どうしたら文字が表示されるのでしょうか?

Aベストアンサー

数字以外が表示されない差し込みフィールドがあるということでしょうか?
Excel側のデータがおかしくなっているのか、Word側の問題なのか定か
ではないですが、差し込み形式をDDEにしてはいかが。

Wordのバージョンが2002以降だと、初期の差し込みでのデータの形式が
OLE DBになっているので、Excelの表示のままで差し込まれないことが
あります。

Excelのデータを差し込みすると、日付、電話番号、および通貨が正しく
表示されない場合の対処方法
http://support.microsoft.com/kb/882154/ja

上記の設定をしても文字が表示されないなら、Excelデータがおかしい
ので、Excel側の修復が必要でしょうね。

QWordの差込印刷でExcelデータファイルを別のものに変更したい

Wordの差込印刷でExcelデータファイルを別のものに変更したい
Wordで差込印刷を実行 一旦終了 つぎに別のファイルを差し込みしようと再度Wordファイルを開くと”つぎのSQLコマンドが実行されます・・・・・”と表示されます
このメッセージを解除することにはどうしたらよいのでしょうか また別のデータファイルに変更することはできないのでしょうか アドバイスよろしくお願いします
Word・Excelとも2007で作業しています

Aベストアンサー

メッセージボックスについては、私の場合、仕様だと思ってあきらめてます。「はい」を1個押すだけですし・・・。

データファイルの変更は、「差し込み文書」タブの「宛先の選択」ボタンから「既存のリスト・・・」で別ファイルを指定します。


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