返信のきまり

現在大学生で、Eメールで様々な機関に質問をしているのですが、ご回答してくださった方にお礼をいう際はは、ご返答ありがとうございました、ということと名前、住所、などを書くだけか、または質問と回答のやりとりを後ろに書かれたままにしておくかどちらがビジネスのルールに適していますか？

No.2 ベストアンサー 回答者： tetsus_2000 回答日時： 2004/02/27 10:49

「これが正解」といったものはないと思います。

仕事の関係で企業に製品の仕様などを照会する機会が多いので、その経験を踏まえた個人的見解です。

まず、相手と面識があるか、あるいは、何度かメールのやり取りを重ねていて、用件を覚えてくれている可能性が高い場合には、引用せずに、簡単に「○○○の件でお世話になりましたtetsus_2000です。その節は迅速なご回答を戴き、まことにありがとうございました。云々」というように返信しています。

ただ、サポート窓口などで、ひじょうに数多くの問い合わせを処理している相手に対しては、同じ担当者が読んでくれるとも限りませんので、引用付きで返信しています。
ただし、その際も相手と自分の署名まで含めて全文引用するのは無駄なので、用件がわかる部分だけ＝必要最低限だけ、引用するようにしています。

ちなみに、返信する場合は必ず、新規メールとしてではなく、相手からのメールに対して返信した方がよいです。
Outlook ExpressやBeckyなど、たいていのメールソフトは関連するメールをTREE表示するスレッド表示機能が備わっていますので、受信した側が必要に応じてスレッド表示すれば、それまでにやり取りしたメールをまとめて読めるからです。

この回答へのお礼

ありがとうございました、参考になりました。相手の読みやすさや状況を考えることが大事ですね。

お礼日時：2004/02/27 11:53

No.1 回答者： tiftykk 回答日時： 2004/02/27 03:12

「質問と回答のやりとりを後ろに書かれたままくしておく」というのは、メールの引用部分を残しておくという意味で宜しいでしょうか？

過去のやりとりを引用しておくかどうかについては、ビジネスのルールがどう、っていうことはないと思いますよ。
丁寧に気持ちを込めて書けば宜しいのではないかと。

引用する・しないは業種によっても傾向がありますね。
私の経験上では、外資系IT企業では引用を多用します。延々と引用が続くメールをよく見ますよ。
過去のやりとりが残っていると、後で思い出すのに便利だったり、
「あの時あなたこう書きましたよね」と証拠に出来たり、いろいろ便利だからでしょうか？
まあ外資系IT企業の例に倣うのは間違いじゃないでしょう。
ちなみに私はその都度考えて引用したりしなかったり使い分けてます。


以上、ご参考まで。
（下記URLも参考になりそうですよ。）

参考URL：http://www.ntt.com/sme/soho/email/

この回答へのお礼

そうです、引用部分を残しておくということです。
気持ちを込めて書くことに重点を置けば自然と引用するしないは柔軟に対応すればいいですね。
ありがとうございました。

お礼日時：2004/02/27 11:55