紙の見積書とエクセル

Question

エクセル２０１０を使っています。

各業者からFAXされた紙の見積書を元にシートに金額等を入力し、当方の見積書を完成させています。もらった見積書を見返すこともあるので原本（を写したもの）も手元に置いておきたいです。そこでスキャナーでpdf化することまでは思いつきました。

そうするとフォルダにはエクセルファイル１個とpdfファイルが数個入ることになます。ごちゃごちゃした感じです。

もう少しすっきり収めたいのですがいい方法はありますか？

MarcoRossiItaly · Accepted Answer

画期的なことではありませんが、個人的な経験で言えば、同じ種類とか関連の深いファイルが 3 個以上あるときは、それら用のフォルダを新しく作り、そこに放り込んでいます。

その PDF ファイルが 3 つ以上なら、Excel ファイルの置いてあるフォルダ内に「見積書（業者）」とかのフォルダを設置するという具合です。2 個以下の場合は、PDF の閲覧のたびにフォルダを開くのもちょっと煩わしい気がするので、あまり新しいフォルダには入れず、Excel と並べて置いている感じです。個人的には。

いずれにしても、紙の書類と同様、電子データもよく整理されていると、自分も使いやすいし、他者に引き継ぐときにも分かりやすいですね。整理というのは、まずは数を減らすことですね。不要なものを捨てつつ、多いのはフォルダに放り込めばそれだけで、見かけの数が減りますね。

データを整理していて場所を移動させたくなったりしたら、ファイルではなくフォルダ単位で動かせばいいですね。その考えであれば、各ファイル名もフォルダ名も、比較的簡潔な名前で済むはずです。たまに、じゅげむじゅげむ…とか、呪文のように長い名前を付けている人もいますが（笑）

keithin · Answer

＞当方の見積書を完成させています

この時点でエクセルを名前を付けて保存で、エクセルもファイルの種類をＰＤＦにして保存します。
見積もりは出した時点で正ですから、エクセルは捨てても構いません。（もったいなくて残したければ、邪魔になってもいいなら他のどこかに取っておいても構いませんが）

ＰＤＦを作成するソフトとしてＡｄｏｂｅ　Ａｃｒｏｂａｔを持っていれば、エクセルのＰＤＦとスキャンしたＰＤＦを結冊して、１本のＰＤＦにまとめてしまいます。

Ａｃｒｏｂａｔを持っていなければ、フリーのＰＤＦ結合ソフトなどを使用します。
http://freesoft-100.com/pasokon/pdf-unite.html

masatsan · Answer

＃１です。ごめんなさい。勘違いした。
フォルダーに分けて、名前を工夫するしかないでしょうね。
フォルダの名前も工夫して。
データベースを作れば後々管理簡単だけど。作るまでが大変ですね。

sppla · Answer

私ならその方法にしますが。

他ですとスキャナでPDFではなく画像ファイル化して、その画像をエクセルのシートに貼り付けくらいでしょうか。私はエクセルのファイルサイズが大きくなることは好みではないので、エクセルファイル１個とpdfファイルが数個のほうを選びますが。

tsubuyuki · Answer

直接の回答にはなり得ないかもしれませんが。

スキャナからＪＰＧファイル（などの画像ファイル）に落とせませんか？
それを、エクセルのブックに画像として貼り付けてしまえばファイル一つで収まります。

ファイルサイズが若干大きくなってしまうのと、
あとで検索するときに見つけやすいようなブック名にしておく必要があるのが
難点と言えば難点ではありますけれど。

masatsan · Answer

どうしてＥＸＣＥＬのファイルが残るんですか？
紙ー＞　手書き　ー＞スキャン　
ならＥｘｃｅｌが入る余地がないけど。

紙の見積書とエクセル

画期的なことではありませんが、個人的な経験で言えば、同じ種類とか関連の深いファイルが 3 個以上あるときは、それら用のフォルダを新しく作り、そこに放り込んでいます。

＞当方の見積書を完成させています

＃１です。

私ならその方法にしますが。

直接の回答にはなり得ないかもしれませんが。

どうしてＥＸＣＥＬのファイルが残るんですか？

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