アウトルックのメール管理が苦手です。アドバイスを！

社内はアウトルック使用です。
頑張って毎日毎日分類して、削除してを繰り返しているにも関わらず、毎日毎日「容量を減らしてください」メールが管理システムから届きます。
本人的にはこれが限界だと思っています。
もうこれ以上減らせません。
どうしたらよいのでしょうか。
ちなみに容量がいっぱいで、送信されずに残ってしまい、送ったつもりが、「まだメール届いてませんよ。」って、たまに言われます。
（とてもメール送受信が多い仕事についております。）

メール整理のコツと詳しいＨＰや本などありましたら、紹介してください。
もちろん、ご本人のご指導もありがたく拝聴いたします。
本当に困っております。よろしくお願いします。

No.3 回答者： tachin 回答日時： 2013/03/23 23:01

　管理する立場にいる者です。

　「メール送受信が多い仕事」という点から、サーバに溜まっていてとかいう話ではないと思われます。
　そもそもメールで何をそんなにやりとりしているのでしょうか？。
　メールでないとダメなのですか？。
　電話やＦＡＸがおっくうなのでメールでしているのが問題ではありませんか？。
　ＣＣメールや会社のメールアドレスを業務に関係の無いサイトに登録していることで余計なメールまで飛んできてませんか？。
　仕事の仕方を変えるべきと思います。
　
　外部にメールサーバを持っているならば、ある程度メールが溜まっていったとしても古いメールから自動削除してくれるものです。それでも溜まりすぎて自動削除に追いつかないほどとしたら、やはりメール依存の仕事の仕方を変えるべきと思います。
　またＯｕｔｌｏｏｋに溜めに溜めてメールが壊れてしまう事が多いとなれば、管理する方が対応に追われる事になりますので、そのような連絡をされているのだと思います。システムそのものなら主作業の範疇ですが、メールごときの対応が非常に多いのは迷惑でもあります。

No.2 回答者： mmmma 回答日時： 2013/03/15 22:12

＃１さまのおっしゃるように、PC上でメールを削除しても、サーバー上に残っているものと思われます。

一度、参考URLをご確認ください。

参考URL：http://www.t-com.ne.jp/support/setup/mail/w_ol20 …

No.1 回答者： torotototoro 回答日時： 2013/03/15 20:25

メールをサーバ上に保存するのでは無く、ローカル(PC)上に保存し、サーバ上にメールキャッシュを残さなければサーバ上のメールボックスの空き容量は確保されると思います。

社内規定等でメールをローカルに保存する事はNGとなっていますでしょうか？

ローカルにメールを保存する事が出来ないのであれば、メールの管理方法とは少し異なりますが、会社の情報システム部門の方に相談して、メールボックスの容量を増やしてもらうのは如何でしょうか？
必要なメールが送受信できておらず、業務に影響が出ているのであればメールボックスのサイズ増加も検討してもらえるように思えます。