議事録の書き方を教えてください。

社会保険事務所に、被保険者喪失届と一緒に、議事録と賃金台帳を提出したいのですが、会社は代表取締役1人です。議事録の表題は、『臨時株主総会議事録』で、良いのでしょうか？　出席者も1人なので、議長も議事録作成取締もいません。その場合、どのように書けば良いのでしょうか？教えてください。
下記のような議事録で、良いのでしょうか？


　　　　　　　　　　　　　　　　取締役会議事録

平成２７年８月３１日（月曜日）午前１０時００分、当会社本社において、臨時株主総会を開催した。

取締役の総数　　　　　　　　　　　　 　　　１名
出席取締役の数　　　　　　　　　　　　　　 １名


第１号議案　代表取締役の報酬の件
　当社、代表取締役の報酬または賃金は、平成２７年１月より、支払いを停止していることを確認した。

以上をもって本取締役会の議案を終了し、上記の決議を明確にするため、本議事録を作成し、代表取締役がこれに記名捺印する。

　平成　２７年　８月　３１日

質問者からの補足コメント

• 回答ありがとうございます。
  支払いを停止した理由は、書く必要はないのでしょうか？
  自社で解れば、良いのですか？

  No.1の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2015/08/27 15:48

No.2 ベストアンサー 回答者： key00001 回答日時： 2015/08/27 17:29

そもそも取締役会なのか株主総会なのか、表記が不統一で、判りませんが・・・。

役員報酬に関する内容であれば、定款か株主総会で決定されますので、臨時株主総会議事録が妥当かと。

その場合、役員の出席数では無く、株主数や株式数で、株主総会が有効に成立した旨を記載するのが一般的です。
更に、総会議長の選任も言及するのが一般的ですが、社長＝全役員＝１００％株主と言う状況であれば、特に記載する必要は無いかも知れません。

また、議案（タイトル）も「代表取締役の報酬変更の件」くらいが良いのでは？
議案の内容も、議案が「確認した」では奇異で、議案としては、「当社、代表取締役の報酬または賃金を、平成２７年１月より支払い停止を停止する。」くらいになろうかと。

その上で、「本案に関しては、全員異議無く承認され、また平成２７年１月より代表取締役の報酬または賃金支払い停止であることを確認した」などと議決内容を書いておけば？

締めも「以上をもって本取締役会の議案を終了し」では無く「以上をもって議長が臨時株主総会を閉会を宣言し」などでしょう。

支払いを停止した理由に関しては、必要性があれば当然、書くべきで、必要性が無ければ、書く必要はありませんとしか言い様が無いですが、必要性がありそうなら、書いておけばどうですか？

総会議事録は、なるべく手短に書くのが原則論ではありますが。

No.1 回答者： area_99 回答日時： 2015/08/27 14:59

決まった書式はないので、自由に分かるようにしてください。