教えて!gooにおける不適切な投稿への対応について

20代後半、勤続5年目の事務です。
注意不足が原因と思われる、しかも同じような内容のミスを毎週のように繰り返してしまいます。

例えば、
・発注数を一桁間違える
・別の商品の単価を契約書に転記してしまう
・発注日の年月を間違える
など、注意して確認すれば防げたであろう内容ばかりです。
契約書をもう一度作って送り直せば取り返しはつくのですが、取引先にも社内関係者にもご迷惑をおかけしていますし自社の信用問題に関わってくるミスだと感じています。

ミスが発生しうる箇所をまとめて、契約書送付前に指差し確認と声出し確認もしています。
それでもまたミスをしてしまいました。
単価を最終確認した際に、契約書と営業から渡された発注内容のメモを照らし合わせて確認したのですが、発注商品と発注単価が一行逆になっていました。

2回以上チェックしたはずなのにどうしてミスをしてしまったんだろうと悲しくて仕方がありません。
5年目なのに1年目でも出来るようなことがいつまで経っても出来ません。

「もっと注意しなければいけない」ということは分かっていますが、指差し確認と声出し確認、併せて2回以上は内容をチェックするということをしていてもミスをするので、どんな行動でミスを防げるのかが分かりません。
ちなみに第三者によるチェックを挟むことや、契約書作成後時間を空けて再度チェックをするということは諸々の事情があり出来ない環境です。

反省していないわけではなく、毎回数日間は睡眠不足になるほど申し訳ない気持ちでいっぱいになって、会社を辞めようと何度も何度も思い、会社に行くのが怖くなる日々を過ごし、ミスをした原因も今後のことも何度も考えました。
家族にはADHDなのではないか?と言われましたが、仮にそうだとしてももうミスは繰り返したくないです。

「注意をする」「気をつける」とはどんな行動のことをいうのでしょうか?
具体的な工程を教えて頂きたいです。

gooドクター

A 回答 (7件)

そうですね、本番(実際の契約)でチェックしても


もう遅いような気がします。

既に契約、発注済みの書類を新しい、ブランクの
書式は同じにして書いてみたらどうでしょう。

先ず単位の認識をします。個数は10000個とか、10
万個とはならないでしょう。一方、金額は100円と
かではなくて、~万円とか十万円~となります。
書く欄が間違えてないか確認します。

日付は令和3年(2021)です。今月は5月です。30(31)日間はこれ
で行けます。必ずカレンダーをチェックしましょう(デスクに
卓上カレンダーを置いておくこと)。

この架空発注書を間違えなくなるように10回ぐらい書いて、
また別の契約書等を書いてみましょう。順番が異なる場合も
あります。契約書ごとに確認(上記の点を踏まえて)しま
しょう。悩んでないで、手と目などを使いましょう。毎日
ほんとの契約書以外の時間はひたすら練習しましょう。

あなたが、そういう努力をされて、正しい書類が書けます
ように。実はそんなに簡単な事ではないんですよ。
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私も、ミスしてパワハラされて、また余計ミスが増え、異動の内示まで受けています、


パワハラされると、ミスするらしいです。
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私は高齢者で、質問者さんとは事情が大きく違いますが、脳力の衰えを毎日、毎時強く感じています。

 転記入力するのでも、ちょっとづつしか覚えてられないので時間がかかるだけでなく、タイプミスも増えて、見直すと、違うキーを押したのが明らかなことも起きています。 ナンプレというパズルでも、上級ができなくなったり、中級でも目標時間に終わらなかったり、ミスしたりもします。 
この状況は、「認知能力」が落ちているのだと思います。
例えば、新聞を開いて、「中村」「開示」「可能性」「市」「病」「子」「られない」「47」の8つの表記を紙面にマーキングするとして、たぶん、認知能力が高い頃はパッパとできたのに、今はメチャクチャ時間がかかるだけでなく、紙面の文字の並びを目で追って探すようなことになるのだということです。
ナンプレの場合だと、1~9の数字が使われるのですが、それを図面を見て、行毎、列毎、区毎に、個々に「8は、、」とやっていてはとても時間がかかります。 「図をパッとみて」、使われている数字が「分かる」ことが大事です。
excelでマクロで、「Select Case MyDz」とみたとき、個々のアルファベットやwordは気にせず、MyDzで何を指そうとしていたのかにストレートに気がいきます。これができなくなって、「えー MyDzは、、」となってしまったり、「~~MyDaだった。***がMyDzだから」と一々確認しながらやるようになると、認知能力の低下は明らかで、時間は懸かるし、コードを見直しても、ミスに気付かないで、デバックで判明という事態になります。
フローチャートでのチェックや指差し確認と声出し確認もしても、ミスが出る状態に陥ります。 判定基準が瞬時に浮ぶだけでなく適否の結果が直接反応のようにでこないと、文字や数値それ自体が読め、視認できても、ミスは起きます。 《数字の意味等をしっかり理解した上でチェックすれば》ミスは減るでしょうが、それだけでは、実務に堪えられない(?)というか、スピーディーに事務処理が進みません。 《いちいちチェックしないけれど間違えっこない》という状態を目指さないといけないのだろうと思います。

さて、対策です。
シュルテテーブルという方法があります。 今は無料でスマホアプリが使えます。 視認知の能力をアップする、鍛えるのです。 ただの視力ではなくて《視認知の能力》で、視力と認知力の結合とその処理能力のアップです。
https://play.google.com/store/apps/details?id=co …
https://www.lifehacker.jp/2019/06/192688-kgb-met …
それと並行して、文字の本(小説や専門書、新聞記事)をとにかく速いスピードで読んで状況をイメージ・内容を理解するのです。その中に図表・数値表などがあるときにはその表を作った人が読者に理解して欲しかったこと(たぶん量的関係)もイメージ変換して理解するのです。 4と8とでは大きな違いの場合もあるし、456と912とでもたいした違いではない場合もあります。その表データを理解するかどうかに関わることです。 人名や場所名、組織名がうまく結合できるように瞬時認知できないと、文を読んでも、なんのことやら分からなくなります。 その認知能力を鍛えることが、速読、瞬読の目的です。 
"ただただ転写作業"をする状態になると、社名、住所、アドレス、担当者名が不正結合していても、チェックさえも通過してしまうことがあります。
短期記憶、ワーキングメモリでも、「認知・結合」はとても重要なことです。
住所に、日吉町54丁目5番2号というようなことは、まずないのです。
代金に、スマホ5台合計12,340円というようなことは、まずないのです。
記憶も記憶再生も、チェックも、転記作業さえも、「認知と脳内での結合」が衰えればおかしくなるのですから、脳を鍛えるトレーニングを始めるのが良いと思います。
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仕事を工程で覚えてませんか?



その言葉、数字の意味等をしっかり理解した上でチェックすれば間違いに気付き安いと思いますよ。

指差しじゃなく指でなぞれば注意力が増すかも知れませんよ
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この回答へのお礼

ありがとう

ご回答ありがとうございます。

確かに「商品と金額が間違っていないか照らし合わせてチェックする」とばかり考えていて「記入した商品の単価が安すぎるのではないか?」だとか記入した内容の意味を考えることをしていなかったです。
単価も一律ではない(条件の組み合わせや営業判断でかなりの幅がある)のですが、契約内容の意味合いまで考えてチェックするようにします。

自分が意識していなかったことをご指摘頂き大変参考になりました。早速明日から実践します。
本当にありがとうございました。

お礼日時:2021/05/11 22:50

それすごくわかります。


私もミスばっかりしてて慣れてきたときや油断してるとミスするんですよ。

睡眠不足や慎重になりすぎて緊張しちゃうのも原因だと思いますよ。
あとは確認してるって言ってもミスしてるなら確認してるつもりってだけですよ!
ミスは誰でもありますからたまにのミスは仕方がないくらいの気持ちでいましょう!
あとは何日ミスしなかったか記録を書いてみるとか!
あと確認する時は落ち着いてゆっくり確認していきましょう!

まず深呼吸して焦らず頑張りましょう。
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この回答へのお礼

ありがとう

ご回答ありがとうございます。

>ミスしてるなら確認してるつもりってだけ
こちら本当にその通りだなと思いました。
ただ、確認している「つもり」の時は、それに自分で気付けないのが問題だと思っています。

契約書作成は何度もミスしてしまっているので、緊張と苦手な業務への焦りは確かにあると思います。
何日ミスしなかったか記録することはやったことがなかったので緊張を解くためにもやってみます!

寄り添っていただけることが有難いです。
アドバイス本当にありがとうございました。

お礼日時:2021/05/11 22:35

行数をと間違て回答してしまいました(笑)



・発注数を一桁間違える
カンマ区切りを設定する
https://around40-dt-tokamachip.info/2020/12/22/p …
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excelで作成なら、


・発注数を一桁間違える
1行目、10行目、20行目・・最終行だけを最後にズレてないか確認。

・別の商品の単価を契約書に転記してしまう
1.関数を使って、商品を入力したら、単価が自動で入力されるようにしておく。朝一に商品単価一覧を全部確認し、変更しておく。
https://allabout.co.jp/gm/gc/297725/

2.商品名もプルダウンメニュー入力に切り替える。


・発注日の年月を間違える
1。ctrlキー + セミコロン(;)で今日の日付は入力できる。
2.カレンダーから入力できるように設定
  https://gungii.com/ex-calendar-info
3.プルダウンメニューで入力できるようにしておく

実際の入力ファイルを見ていないので的確なアドバイスになっていなければごめんなさい。

エクセルやワードの便利機能を調べて、極力入力ミスをなくせると思います。
詳しい方にマクロなどプログラムしてもらうなどもいいと思います。
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この回答へのお礼

ありがとう

ご回答ありがとうございます。

契約書作成は自社システムに打ち込むもので、excelでのチェックは難しいかもしれません。excelでマクロを作成したり数式を組んでいくことは得意なので、excelでミスが発生しないように出来れば良かったのですが、手入力と目視でのチェックをせざるを得ない状況です。

赤の他人に親身になってここまで具体的に回答くださることに感謝です。
本当にありがとうございました。

お礼日時:2021/05/11 22:41

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