図書カードの分配

報奨金を図書カードでもらったときの分配の計算で質問です。
会社から、報奨金をいただくことがありますが、1件につき\300の報奨金に対して、部署毎にまとめて、額面\500の図書カード+現金で支給されます。
これを、部署の全員で、件数に併せて分配するのですが、全員が、\500で割れる金額（5件で\1500など）なら問題ありませんが、ほぼありません。
いままで、各個人の報奨金合計を\500で割って、図書カードの枚数に変換し、それを四捨五入して、差額を現金で調整していましたが、「できれば現金の方が良い」という気持ちのせいか、難しい面があります。（案件2件だと\600なので、カード1枚＋\100ですが、案件3件だと\900なので、カード2枚で\100バックとなりますが、もらう側としては、現金の支払いに抵抗があるようです。）いままでは、図書カードを頻繁に使う者が1名いて、その者が買い取る形で現金化し、調整していましたが、それも難しくなってきました。
そこで質問です。
すべての場合で、上で説明したエクセルの計算で割り切れる場合は、「それをルールとする」ということで問題ないのですが、四捨五入の関係で、支給される図書カードの枚数と、個人に分配する図書カードの枚数の合計が合わないことがあります。
添付画像の例だと、
会社からの支給は、
69件＝\500カード×41枚 ＋ 現金\200
ですが、
各個人のカード枚数の合計＝42枚
となります。
なので、誰かが現金を出して、誰かが、現金を多くもらうことになりますが、
これらの計算を、自動化して、それをルールとしたいと考えています。
なお、エクセルは、一通り理解していますので、IF等の関数で計算式を組むか、がっつりマクロを組むことも考えましたが、結局、何らかの基準が必要なことと、できれば、シンプルな方法で解決したいと思って、ココで質問させていただきました。
なお、図書カードは、個人の件数にあった額面で分配するのが原則ですが、過去には、部署でまとめて使用したこともあります。
どなたか、よきアドバイスをお願いします。

No.7 回答者： momoituka 回答日時： 2023/05/11 08:11

なるほど。

です。
会社に交渉する必要ありますよ。
５００円カードではなく３００円のコンビニカードに変更してもらうとか。
コンビニって３００円なかったでしたっけ？
こんな事　下手したらパワハラに値するよ。
ここまで社員に苦労させるなんて有り得ない。
というか凄く気になっていたんだけど
社員さん達　給料とは別の収入としての扱いになりませんか？

この回答へのお礼

再度のレスありがとうございます。
\300のカードですか？あれば交渉しようと思ったんですが、当方が地方だからなのか大手コンビニチェーンの取り扱いでは見つかりませんでした。
一番は、１案件＝\500にしてくれるか、現金支給にしてもらえば問題ないんですが、どちらも何度も却下されています。
世間的にはホワイト企業扱いの会社です。
詳しいことは分かりませんが、表向きは、会社貢献に対する報奨金で、会社としては、経費で処理するためのネタになっているんだ思います。
多い人でも年間で１~２万円なんですけどね。

お礼日時：2023/05/11 08:26

No.6 回答者： fujillin 回答日時： 2023/05/11 01:40

No3です。

＞\300の案件に対して、額面\500の図書カードなので、
＞カードだけで分配するのは、相当難しいです
ですので、￥500単位で分配して、次回はその不足分も含めて計算すれば良いというのがNo3の回答なのですが・・？
お断りしてあるように、即刻全額を分配しなくてはダメという場合には成立はしませんけれど。
一人当たり、最大￥400までの一時的未払いが生じますが、それを許容はしてもらえないということでしょうか。

仮に、未払い（＝持ち越し）が生じることを了解できるとするなら、累計してゆく以下のような表と計算式を作成しておけば、あとはコピペと報酬金額を入力すれば自動計算できるはずです。

件数の増減（減があるのか不明ですが）の発生タイミングと報酬の計算方法が半年単位でよいのかわかりませんけれど、以下は、半年単位で計算可能なものとした場合の例です。
添付図では、G2:J2に計算式を入れて、下方にフィルコピーしています。
Ｋ列以降はＧ:J列をコピペしてあります。
（D:F列は初回なので、ほぼ同様の少し違う式にしてあります。＝前回の参照をしないだけ。）

添付図では、例えばG:J列で言えば、
　・I2セルに報酬金額合計を入力
　・Ｇ列に各人の件数の増減を記入すると
　・Ｈ列に分配の根拠となる件数を計算・表示
　・Ｉ列にその回の支払額（￥500単位）を計算・表示
　・Ｊ列にその回の不足分（＝未払額）累計を計算・表示（必ず￥400以下になる）
するようにしてあります。
4列単位で累計してゆく方式ですが、次回には不足分は支払われ、常に未払い分は￥400以下となります。

添付図は、仮に「△△年3月」までの分配が終了している状態として表してあります。
途中で、部署から異動する人等もいるでしょうから、その際は清算が必要と思います。
例えば、Ｃさんが「△△年3月」以前に退去した場合は、次回に当たる、Ｋ6セルに「退」（←なんでも良いですが）の字を入れて、清算金額（＝J6セルの値）をプール金額から支払います。
それを、Ｍ19セルに合計するようにしておけば、プール金はその分減少して計算・表示されます。
（ちなみに、L:N列の書式は「0」は非表示に設定してあります。）
また、表が右方に伸びるので、「ウィンドウ枠の固定」でA,B列だけは常に表示するようにしておいて、スクロールして利用すれば良さそうに思います。

図は、実際の条件を正確に反映できていない可能性が高いですが、要領の例としては理解していただけるのではないかと思います。
実情に合わせてこのような表を作成して、計算式をセットしておけば、毎回の分配作業としては、
　・4列分をコピペ
　・報奨金額を入力
（・件数の増減があれば入力）
するだけで、あとは自動計算されるので、その結果に合わせて分配を行えばよいことになります。
（表中の計算式はさほど複雑ではないので、実態に合わせた式も比較的簡単に作成できるものと思います）

ご参考にでもなれば・・・

この回答へのお礼

レスありがとうございます。
\500と\300の最小公倍数である\1500＝3枚単位で、配給するという方法は、以前考えたことがあります。（ほぼアドバイスの方法ですね）
それをやめた経緯は、
・半年に一度の支給で感覚が空くこと
・細かい異動が多く、そのたびに生産が発生して面倒なこと
・できればすぐにくれ！という意見がある
などいろいろですが、
一番は、これらを管理する者も、異動する可能性が有り、引き継ぎとか面倒なことですね。できれば、即時決済を望んでいます。

お礼日時：2023/05/11 07:52

No.5 回答者： momoituka 回答日時： 2023/05/10 17:56

やっとわかりました。

３００円しか渡せないのに５００円のカードが来るから
カードをもらった人は
２００円返金しなさい。
という事なんですよね。
だとしたら
私なら話し合いで
1500円とか
返金のない状態になった時点での報奨金になるまでは
渡しませんという事にしてしまいます。
一人が1,500円になった時点で渡すようにします。
と決めてしまいます。
返金するのは誰しもが嫌なものですものね。
会社が変更してくれないのであれば
社員同士の話し合いで返金がないようにするには
そうするしかないよと言い切ってしまう事しかできませんよね。
報奨金（カード）が戴ける状況が三回になった時点で
お渡しすれば受け取る方も
300円ずつとか200円返金などというややこしい事がなくなるので
逆に一度に1500円分カードをもらった方が
得した気分になると思いますよ。
その間カードの保管は厳しいかもしれませんが
私ならそうします。
一度に人数が重なった場合は
早い者勝ちでカードをもらえるようにするしかないと思います。
人によっては現金が1500円超えてもカードは不足してもらえなければ
3000円になった時点で優先的に渡すようにするか
1500円分をカードがたまった時点でお渡しするか
その時の状態を見ます。
管理が大変になっちゃいますかね？

この回答へのお礼

レスありがとうございます。
\500と\300の最小公倍数である\1500＝3枚単位で、配給するという方法は、以前考えたことがあります。（アドバイスの方法ですね）
それをやめた経緯は、
・半年に一度の支給で感覚が空くこと
・細かい異動が多く、そのたびに生産が発生して面倒なこと
・できればすぐにくれ！という意見がある
などいろいろですが、
一番は、これらを管理する者も、異動する可能性が有り、引き継ぎとか面倒なことですね。できれば、即時決済を望んでいます。

お礼日時：2023/05/11 07:49

No.4 回答者： tatsumaru77 回答日時： 2023/05/10 11:01

受け取ったカードと金額を繰り越さないで、直ちに分配する場合のルールです。

①各個人のカード枚数の合計－支給枚数＞０の場合、（今回のケース）
　調整金額がマイナスで、かつ最も値の小さい金額（絶対値の大きい金額）を持つ人から順に
　差が０になるまで1枚ずつ減らす。
　例では、B→F→A→E の順に１枚ずつ減らす。
　例では差が１枚なのでBのみが１枚減る。
　結果　Ｂはカード枚数＝3　調整＝300　となる。
②各個人のカード枚数の合計－支給枚数＝０　調整なし
③各個人のカード枚数の合計－支給枚数＜０
　調整金額がプラスで、かつ最も値の大きい金額を持つ人から順に
　差が０になるまで1枚ずつ増やす。

上記のようにすれば良いかと思います。
尚、提示例（今回のケース）では、BとFの金額が同じなるので、その場合はどちらになるかは未定です。
たぶんその場合は、名簿順になるかと思います。

この回答へのお礼

レスありがとうございます。
説明が足りなかったことをお詫びしますが、そもそも、みんな現金を出したくないんです。カード＋不足分を現金支給はしかたないとして、カードを余分にもらって、調整分を支払うことに抵抗があるんです。
ただ、アドバイスをいただいて、一つひらめきました。
支給金額の多い人から順に、優先的に、現金支給で調整する方法を、考えてみます。反対に、合計が少ない人から順に、調整金バックとなります。
今回の例で言えば、
Ａに、カード10枚(\5000)＋\400
Ｄに、カード2枚(\1000)－\400
から計算スタートです。
この方法なら、標準化できそうですが、今以上に、現金の支払いも増え、支給金額上位なのに、調整金バックとなる者が出るので反発もありそう悩みどころです。上位、下位に分けて、上位の人は現金支給の調整よりにすることもできますが、さらに現金の支払いも増えそうで難しいです

お礼日時：2023/05/10 14:58

No.3 回答者： fujillin 回答日時： 2023/05/09 16:18

こんにちは

「即時全額分配」を目指しているようですが、「会社」とのことなので定期的に報奨金は出るのではと思います。
また、人の出入りもそれほど激しくないものと仮定できるであれば・・・

『計算は都度行うが、分配額は図書券で払える分（=\500単位）を支払い、残りはプールしておく。』
という方法ではいかがでしょうか？
うまく割り切れない場合は、図書券も何枚かはプールに回ることになります。
次回の分配時には、プール分と合わせて分配できる分を分配し、残りは再度プールする。
といった考え方です。

きちんと累計を行っていけば、若干の時間差は生じますが必ず支払われることになります。
少額の現金もプールすることになりますが、￥500以上になったら図書券と同様の扱いをするなど。
（あるいは、現金については分配できるだけ分配してしまうとかもありでしょう）

この回答へのお礼

レスありがとうございます。
支給は、半年単位です。
そもそも、\300の案件に対して、額面\500の図書カードなので、カードだけで分配するのは、相当難しいです

お礼日時：2023/05/10 14:14

No.2 回答者： mits0709 回答日時： 2023/05/09 16:13

会社側に「このように面倒なことになっているので、報奨金は全て現金にしてください」と頼むのが一番手っ取り早いと思いますが。

この回答へのお礼

レスありがとうございます。
それが出来たら一番いいんでしょうが、何度も断られています

お礼日時：2023/05/10 14:11

No.1 回答者： momoituka 回答日時： 2023/05/09 16:02

頂いたその時に分配しなければいけないのでしょうか。

一年間　保管してある程度（分配し易くなった時に）
分配では駄目なのでしょうか。

この回答へのお礼

レスありがとうございます。
支給は、半年単位です。
そもそも、\300の案件に対して、額面\500の図書カードなので、カードだけで分配するのは、相当難しいです

お礼日時：2023/05/10 14:13