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会社での電話の取次ぎで
相手の会社名が聞き取れなかったときはどういうふうに聞き直せばよいのでしょうか?
名前なら、「お名前をもう一度確認させていただいてよろしいでしょうか?」のように聞けますが、会社名は「会社名をもう一度・・」と言ってもいいのでしょうか?

また、
取次ぎ相手が不在で、
相手に
折り返しお電話をいただけますか?
と言われたとき、
かしこまりました。
のあとはどういえばいいのでしょうか?
教えてください
お願いします。

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A 回答 (3件)

私も電話応対業務をやっているのですが、


相手の名前を聞き返すのは大変失礼な行為ですからね、
気を使いますよね。解ります。
-------------------------------------------------

聞き返す時は間を空けず、直ぐに聞き返す方が相手に
苛立ちを感じさせないと学びました。

最初に「あー●●と申しますが~!」と相手が言ってきた瞬間、
「●●様ですね?」と直ぐに言い返すっか、

「申し訳ありません、少々電話が遠いようです。もう一度お名前を
 お願いできますか?」
-------------------------------------------------
最終手段は、

「大変申し訳ありません、私の方でお名前を聞き取る事ができませんでした。お手数ですがもう一度お名前をおっしゃっていただけますか?」
と正直に言う。これで怒る人はあんまり居ません。
最初っから怒っていなければ↑


あたりが無難です。

-------------------------------------------------
相手が「違うよ!●●だ!」と怒っちゃったら、

「●●様ですか。かしこまりました、大変失礼しました。ありがとうございます。」

っと最後にお礼の言葉を言えば相手も何か満足します。
謝罪の言葉だけだと、怒っちゃったまんまの事が多いです。
クレーム対応の時も結構使ってます。
礼を言われると人間「まぁ、いいよ」って気になるもんなのかな・・。

-------------------------------------------------
相手が名前を言いたくない人っぽかったら、

「私、●●と申しますが、お客様のお名前は?」

と先手必勝で自分の名前を明かすと相手もすんなり言う場合が多いです。
急いでいるっぽい人相手でもこの方法だと直ぐに名前言ってくれます。

-------------------------------------------------

折り返しを頼まれた時。


「かしこまりました。
 では●●へ●●様に折り返し電話するよう私から申し伝えます。
 失礼ですが、念のため、●●様のお電話番号をおっしゃって
 頂けますか?」





「かしこまりました。では、●●が戻り次第、お電話するよう申し上げます。私、●●と申します。よろしくお願いいたいます。」

※自分の名前言うと相手が安心します。



以上が私が使っている言葉まわしです。
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この回答へのお礼

ご丁寧にありがとうございます。
電話の多い会社に勤め始めたので
困っていました。
参考になりました
ありがとうございました!

お礼日時:2007/10/10 23:30

ビジネスマナー講師をしております。

ご回答します。

(ご質問 1)
会社での電話の取次ぎで、相手の会社名が聞き取れなかったときはどういうふうに聞き直せばよいのでしょうか?

(ご回答1)*お客様=佐藤様の場合
「恐れ入ります。どちらの佐藤様でいらっしゃいますでしょうか」


(ご質問2)
取次ぎ相手が不在で、相手に折り返しお電話をいただけますか?
と言われたとき、かしこまりました。のあとはどういえばいいのでしょうか?


(ご回答2)*お客様=佐藤様、名指し人=山田さん(山田さんあての電話だった)
「かしこまりました。佐藤様へ(戻り次第)お電話するように、山田へ申し伝えます」


以上です。
電話応対、がんばってくださいね。
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専門家紹介

中川裕美子

職業:研修講師

人材開発コンサルタント、研修講師、キャリアアドバイザー、ヒプノセラピスト、地域創生コンサルタント。有限会社SONORI 代表取締役。会社は東京都中央区銀座、自宅とHealingのSalonは、山梨県北杜市小淵沢の八ヶ岳エリア。都会と田舎の二地域活動を実践する移住・田舎暮らしアドバイザーとしても、活動をしています。

●有限会社SONORI HP
http://www.sonori.info

詳しくはこちら

専門家

会社名も名前の確認と同じで良いと思います。


「申し訳ありませんが、もう一度・・・」という風にひとこと付け加えた方が、感じがいいかと思います。
「折り返しお電話をいただけますか?」
の後は、「かしこまりました。後ほど○○から電話をさせますので、お電話番号をちょうだいできますか?」
と、相手の電話番号を確認した方が丁寧だと思います。
そのあと取次ぎ相手の不在を詫びて、時間がわかれば連絡を入れられる時間を伝える。
というのが、一般的だと思います。
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この回答へのお礼

参考になりました。
ありがとうございます!

お礼日時:2007/10/10 23:33

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Q電話応対のとき、聞き取れない…怖いです

事務として春から働き始めました。
社外からの電話を受け、担当者に回す…という内容がほとんどですが、
人名・部署名等が聞き取れないことが多々あります。
聞き返したりするのですが、それでも聞き取れず、あまり何度も聞き返すわけにもいかず、先輩に頼るばかりです。そして上司や先輩に注意される日々です。
ほとんどが取引先の担当者→社内担当者の取次ぎですが、ときには一般のお客様から直接お電話いただくこともあり(だいたいクレームです)、先日はそれでお客様を怒らせてしまい(「○○店の担当者に繋ぎます」といったところ、実はお客様が言っていたのは「××店」だった)、それ以来電話に出るのが怖くてたまらなくなっています。

自分の電話応対の言葉遣い等に自信がないというのももちろんありますが、
一番ネックに思っているのが「聞き取れない」ことです。(電話だけでなく、日常会話でも「え?」ということがよくあります)

あまりに不安だったので、耳鼻科に2件かかって聴力検査をしましたが、どちらも異常なしでした。
でも、聞き取れません…
能力の問題でしょうか。
努力次第できちんと聞こえるようになるでしょうか。
きちんと聞き取れるようになるトレーニングなどあれば教えていただければ幸いです。

聞き取り能力が上がるかなと思い、テレビ音源を1,5倍速で聞いてみたりしていますが、今のところ効果は出ていません・・・

事務として春から働き始めました。
社外からの電話を受け、担当者に回す…という内容がほとんどですが、
人名・部署名等が聞き取れないことが多々あります。
聞き返したりするのですが、それでも聞き取れず、あまり何度も聞き返すわけにもいかず、先輩に頼るばかりです。そして上司や先輩に注意される日々です。
ほとんどが取引先の担当者→社内担当者の取次ぎですが、ときには一般のお客様から直接お電話いただくこともあり(だいたいクレームです)、先日はそれでお客様を怒らせてしまい(「○○店の担当者に繋...続きを読む

Aベストアンサー

私の経験が参考になるかわかりませんが、一つの方法ではあると思うので、
参考程度に見ていただければと思います。

まず、私自身は日常会話において若干聴力がみなさんより劣ります。
そのため、電話の対応に当たっては、ご相談の方と同じように
相手に聞きかえすということを何度もしました。

そのうち、対応で失敗してしまうと、電話に出るのが億劫になり、
電話が鳴るだけで無意識に緊張し・・・の悪循環。

そこで私が周りの方の対応を見たりしてよくやった方法です。
1、受け答えするための資料を作る。覚える。
 担当部署、担当者に電話をつなぐのであれば、
 自分自身が意味不明な質問をされるわけでもなければ、答えなければならないわけでもない。
 
 ここで自分を楽にするために、まず担当部署や業務を触りでもいいから覚える。
 できるなら担当者まで覚える。
 そうすると自然と体は楽になるはずです。
 聴力に問題がないのであれば、聞き取りにくいのは聞き取れないと思ってしまう自分が
 無意識に聞こえないようにしてしまっていると思うからです。

 要は自信がつけばいいわけです。
 自分の会社の部署名、仕事内容などで、聞いたことのない単語を減らしていけば、
 そのうち楽に電話が聞けるとおもいます。


2、相手にあわせない話し方。
 聞き取りを失敗したときなど、ついついあわてがち。
 ここであえてゆっくりとした話し方をしてみてはいかがでしょうか?
 
 聞き取りを何度もするとクレームになったりしますよね。
 焦る自分がさらに早口にさせてしまったり、自分の言葉が相手に聞き取れないくらいに
 小さい声になってしまったり。。。
 
 ここで自分が過剰反応をしてしまうとさらにしんどいと思います。
 
 聞き手がゆっくり質問を返すと、意外と相手もゆっくり答えてくれます。
 あまりゆっくりすぎるのも問題ですが、間違えてもオドオドしないようになれば、
 少なくとも2度3度聞き直すことは少なくなるはずです。

 相手にあわせないというと語弊があるかもしれませんが、
 聞き直す場合はどうしても相手が早口になることが多いと思うので、
 お詫びをしてから、あえてゆっくり聞いてみる。
 これも一つの方法だと思っています。


自分が聞き取れない、聞き取る能力がないと思うのではなく、
心の準備だけでもできれば意外と聞き取れるものですよ。


初歩的なことかもしれませんが、少しでも参考になればとうれしいです。

私の経験が参考になるかわかりませんが、一つの方法ではあると思うので、
参考程度に見ていただければと思います。

まず、私自身は日常会話において若干聴力がみなさんより劣ります。
そのため、電話の対応に当たっては、ご相談の方と同じように
相手に聞きかえすということを何度もしました。

そのうち、対応で失敗してしまうと、電話に出るのが億劫になり、
電話が鳴るだけで無意識に緊張し・・・の悪循環。

そこで私が周りの方の対応を見たりしてよくやった方法です。
1、受け答えするための資料を作る。覚...続きを読む

Q電話対応で相手の会社名が聞き取れなかった場合

電話対応を最近頻度にするのですが、
毎回相手の会社名が聞き取れず、戸惑ってしまいます。

相手「株式会社AJTの山田と申します」
私「え・・A・・・???」
相手「A、J、Tです」
私「A。。。J・・・・? え、あ?」
相手「A、J、T です」
私「大変失礼致しました。AJTの山田様でいらっしゃいますね。」

とこんなやり取りを毎回しています。
会社名が聞き取れなかった場合、スマートな対応はどうすればよろしいでしょうか?

「失礼ですが、ご会社名をもう一度お聞かせ願えませんでしょうか?」

と聞くべきなのでしょうか?そもそもご会社名?

よろしくお願いいたします。

Aベストアンサー

こんにちは、kyanasakiさん。

よくある疑問点ですよね!

自分の場合は、
・相手の会社名
・相手の名前
・こちらの会社の誰宛か⇒(MUST項目)
を1回目で聞き取れる範囲で聞き取ります。
聞き取れない項目がある場合、「恐れ入りますが・・・」
ともう一度伺う。そこで聞き取れなかった場合は、
こちらの会社の担当者に「会社名が聞き取れなかったのですが・・・」
と引き継ぎます。たいていの場合、電話の担当者が変わった段階で
再度名乗ると思われるので、聞き返しは1回ぐらいがスマートかなと思います。

Q電話のとき相手の声が聞き取れない。辞めたい。

仕事を辞めようか悩んでいます。
まだ初めて数ヶ月しか経っていませんが電話対応が苦手です。
電話対応では緊張してしまうのか私の耳が悪いのかわかりませんが相手の名前が全く聞き取れません。聞き直しても何を言ってるのかわからないんですだからいつも『ちゃんと聞かないとだめでしょ』と怒られます
ほかにも注意されますが電話だけはどうしても聞き取れません。
電話にでるのがすごく怖いです
仕事に行くまで不安で落ち着かないし前日も眠れないし、絶対思ってはだめとわかってますが事故にあって自分の足折れないかなとか考えてしまいます。
ほかにも自分消えろとか。
もう少し頑張ってみたほうがいいですか?

Aベストアンサー

長年、事務職をやっている者です。
宜しければ参考にどうぞ!

私も経験がありますが、新人の頃は、相手の社名やその業界独特の専門用語などは聞き取り難いと思いますし、きちんと聞き取れない事があっても、仕方が無い部分もあると思います。

というか、ベテランとなった今でも、初めて聞く社名や人名などは、正確に聞き取れない事ありますけどね(苦笑)

では、相手の名前を聞き取るにはどうするかですが、もし質問者様の職場は、取引先の方や、決まったお客様からの電話が多いようなら、かかってきそうな取引先の社名と担当者名を覚えるのも一つの方法です。

あと、名前を聞き取れなかったら、電話を代わった同僚の方に「今のお電話の方のお名前を教えて頂けますか?」と聞いて何と言う名前だったのかを確認しておくと、次回電話を受けた時に、誰だか判別しやすいですよ。

人間、全く聞いたことのない名前は聞き取り辛いですが、一旦、名前を覚えてしまえば、案外楽に聞き取れるようになるものです。

それから、聞き取りづらいもう一つの原因としては、職場がうるさいという事もあります。
常に周りで同僚が打ち合わせをしていたり、コピー機が近くにあったりすると、その音で電話が聞き取りづらい事があります。
なので、電話の受話音量を上げてみるのも効果があると思います。
私は、聴力に障害がある訳ではありませんが、普通の人よりは少し耳が遠いの、常に受話音量を上げていますが、そうするとかなり聞き取りやすくなります。

とにかく、電話は「慣れ」なので、もう少し頑張ってお仕事続けてみてはどうかと思いますよ。

長年、事務職をやっている者です。
宜しければ参考にどうぞ!

私も経験がありますが、新人の頃は、相手の社名やその業界独特の専門用語などは聞き取り難いと思いますし、きちんと聞き取れない事があっても、仕方が無い部分もあると思います。

というか、ベテランとなった今でも、初めて聞く社名や人名などは、正確に聞き取れない事ありますけどね(苦笑)

では、相手の名前を聞き取るにはどうするかですが、もし質問者様の職場は、取引先の方や、決まったお客様からの電話が多いようなら、かかってきそ...続きを読む

Q電話での聞き返しを数回することについて

仕事で、税理士や司法書士の方に電話をかけることがあります。

その中で、早口でなにを言っているのか、地名や単語を聞き取れない人がいます。
口舌が悪いというよりも、分かりやすく話すつもりはないような、ダダーッとした話し方をします。

そこで
「申し訳ありません、もう一度お願いできますか」
と聞きなおすのですが、
「だから~、〇×☆*=~だよ!!」
と、先ほどとまったく同じように早口でもごもご、ダダーッと話します。
メモする間もないくらいの早口です。

電話で聞き返しをすると、大体の人は2度目はハッキリ言ってくれるのですが…。

どうしても聞き取れないので、聞き取れたなんとなくの言葉で
「〇×□☆*●=~、ですか?」
と確認するように聞き返すと
「だからっ、〇×☆*=~だって!!」
と相変わらず聞き取れず。

この人達と電話する相手の方達は、どうしているんだろう。と不思議に思ってしまいます。
私は3回目聞き直したくらいで、大体の地名を把握して、後はネットで「ここのこと?これのこと?」と確認して事務処理をしますが、いつか間違いを起こしそうで、いつまでもこんな風にしているのはいけないなって思います。

電話で何度かきいてもどうしても聞き取れない場合、
相手の方にどう伝えれば、分かりやすく話していただけるでしょうか?

ちなみに、
どういう漢字を使いますか、と尋ねるようにしてみても、
「@*☆!!」
…その言葉が聞き取れなかったりします。

教えてください。

仕事で、税理士や司法書士の方に電話をかけることがあります。

その中で、早口でなにを言っているのか、地名や単語を聞き取れない人がいます。
口舌が悪いというよりも、分かりやすく話すつもりはないような、ダダーッとした話し方をします。

そこで
「申し訳ありません、もう一度お願いできますか」
と聞きなおすのですが、
「だから~、〇×☆*=~だよ!!」
と、先ほどとまったく同じように早口でもごもご、ダダーッと話します。
メモする間もないくらいの早口です。

電話で聞き返しをすると、大体の人は2...続きを読む

Aベストアンサー

事務職です。

わたしは年配の方や、方言のきつい方の電話を受けたりします。
あまり耳にしない名字の方というのも、「なんていった???」と困り果ててしまいます。

1、2回で解決するケースは「もう一度よろしいですか?」「電話が遠いようで、申し訳ありません。もう一度…」と尋ねなおします。

しかし、「この話し方だと、うまく伝わらないな、ゆっくりはっきり話そう」という方もいれば、一向にペースを変えない方もいます。

あんまり聴き取れないようだと…大変失礼なんですが…
「もしもしー?もしもしー?もしもしー?」といって、通信状態がよくないせいにして、
切れたふりして、一度電話を切っちゃいます。

再びかかってくるのを待つわけですが、「すみませんー、聞こえなくなってしまって、そちらは聞こえてますか?」なんてひと芝居うつわけです。
そうすると、今度はやっと、ゆっくり、はっきり、大きな声で話してくれたりします。

Q電話応対が嫌でたまりません。電話応対がない事務がもしくは、そんな私は正社員で就業できないでしょうか?

これまで事務を長年しておりました。今までは事務なのに、電話応対がない
もしくは電話応対をしなくてもよい環境で努めておりました。

それも派遣社員としてとか、アルバイト・パートで就業してきました。

パソコンスキルなどはあるので、書類作成などは平気なのですが
どうしても電話だけができません。
電話が鳴る音だけでも、動悸がして首が締りパニックになるのです。

過去に一度出た電話の際に、年配の女性に一元一句クドクド言われたことと、
電話応対がない仕事なのに、研修の中であった電話応対の研修でイントネーションがどうとか、
声がもっと柔らかくとか・・・色々言われたこと。などなど、職場の女性の方から
言われた事(内容とか、言葉とか)がトラウマとなっています。(女性社員が怖いのもあります。)
ちなみに私も同じ女性です。

また、女性が多い職場だったのもあり、私が受けた電話を耳を大きくして聞いていて
あとで何か言われるのではないか?と思うとビクビクしてしまうのです。

これは人間関係にも繋がっており、職場の雰囲気やそこで働く人間(特に女性)と
うまくやっていけるか?溶け込めるか?の馴染めるかどうか?が原因だと思います。
(私にとっては事業内容(電話対応は除く)よりもむしろ、就業環境の方が大きいです。)

今まで非正規雇用が多く、年齢的なこともあり
就業探しも疲れ、嫌になってきましたので
正社員として就業したいと思っており、転職活動をしていたところです。

昨年も、雇用条件や勤務地など良好な会社に正社員採用されました。
でも、いざ正社員として就業するとなると、電話対応が避けられません。
しかも、私は事務員として就業するのですから、尚更です。
結局、入社1日目で辞めてしまいました。

今年に入っても、派遣社員としてですが大手の会社の求人に採用されました。
でもやっぱり、電話応対があるため辞退をしてしまいました。
そこは、向こうの企業の方も気になさる程、残業時間が多いところでしたが。

30代も半ばなので今更、「電話が怖くて電話対応ができません」なんて言えません。
しかも、雇用側は事務員として長く就業してきたのだから、電話対応ができると
思っているのですから、尚更です。

私の場合、相手の声(話)を聞き取れるか?っていう心配(悩み)もありますが
社内の人間に聞かれて、後で何か言われないか?って思うと余計に電話が怖いのです。

仮に転職できたとしても、職場の人に「いい年して電話もまともにできないの?」と
言われないか?とか、陰で言われているんじゃないか?とか
「電話対応ができない=仕事ができない人」と思われて、私に対する扱いが
高圧的だったり、職場いじめなどされないか?などと色々思ってしまうと
怖くて仕方がありません。(そう思うと、その人との付き合いも気まずくなってしまい
人間関係がうまくいかず、悪循環になってしまいます。)

そして、残業も。仕事をするのはいいのです。残業も構いません。
ただ、夜遅くまで残るのが嫌なのです。(たとえば、9時や10時まで残るとか)

できれば、定時で帰りたいですが、無理なのもわかっています。
でも毎日、定時(18時として)+2時間とか3時間とか残って仕事をするのが嫌なのです。

そんな私は、正社員として就業するのは向いてないのでしょうか?
別に非正規社員でも構いませんが、ずっと雇用をしてもらえるのでしたら。

電話対応がない長期事務なんてものがあるでしょうか?

皆様、この様に電話や残業はどのように思われているのですか?
(正直、考えが甘いことはわかっています。でもどうしても、この2点の問題・・・
特に電話応対に関しては、一番越えられないのです。電話も職場の人間の反応も怖い)

これまで事務を長年しておりました。今までは事務なのに、電話応対がない
もしくは電話応対をしなくてもよい環境で努めておりました。

それも派遣社員としてとか、アルバイト・パートで就業してきました。

パソコンスキルなどはあるので、書類作成などは平気なのですが
どうしても電話だけができません。
電話が鳴る音だけでも、動悸がして首が締りパニックになるのです。

過去に一度出た電話の際に、年配の女性に一元一句クドクド言われたことと、
電話応対がない仕事なのに、研修の中であった電話...続きを読む

Aベストアンサー

事務職で電話対応なしで探すのは無理に近いでしょう。
どうしても嫌なら事務職以外も検討する必要があると思います。

でもまだ30代半ばなんですよね?
トラウマなのは分かりますが、避けるのではなく、乗り越えることを考えたほうがいいと思いますがいかがでしょう?
新入社員の最初の仕事であり、かつ一番難しいのが電話対応なのは昔から言われていることです。
うちの新入社員も最初は「電話が怖い」と言いますしね。
(もちろん自分もそうでした。笑)
例えばうちの会社の場合、発注者、役所、下請会社、社内の現場職員が主な相手で、相手によって対応方法が全く違うのですが、当然ながら新人さんには名乗られただけでは分かりません。
なので、先輩社員は新人の受け答えを耳をダンボにして聞きながら仕事をし、相手が誰かを推測して、必要に応じて対応を指示していきます。
ときには苦情などで、電話を取った瞬間に怒鳴られるなんてこともありますから、新人には無理と判断すれば即座に電話を代わることも必要で、新人さんの電話対応を常に気にかけるのは先輩社員の務めです。
言葉遣いや言い回しなども、入社して半年も経ってからではいまさら~なことになりますから、初めの頃、癖になる前に教えないといけませんしね。
何か言われないかとビクビクする気持ちはとてもよく分かりますが(自分もそうでしたから)、本当に怖いのは、何も気にかけてもらえず、取り返しのつかないミスをすることなんです。

>(私にとっては事業内容(電話対応は除く)よりもむしろ、就業環境の方が大きいです。)
一般事務なら、質問者様に限らず、皆そうでしょうね。

電話対応が初めてなら慣れてなくて当たり前。
転職して最初の挨拶のときに今まで電話対応がない職場だったことを正直に伝えて、教えてもらいながら覚えればいいと思います。
最初は苦労しますが何事も慣れです。
転職前ならハローワークでもそういった講習会もあると思います。
まだ若いのですし、やったことがない仕事でもこれから覚えるという姿勢が必要だと思いますよ。

事務職で電話対応なしで探すのは無理に近いでしょう。
どうしても嫌なら事務職以外も検討する必要があると思います。

でもまだ30代半ばなんですよね?
トラウマなのは分かりますが、避けるのではなく、乗り越えることを考えたほうがいいと思いますがいかがでしょう?
新入社員の最初の仕事であり、かつ一番難しいのが電話対応なのは昔から言われていることです。
うちの新入社員も最初は「電話が怖い」と言いますしね。
(もちろん自分もそうでした。笑)
例えばうちの会社の場合、発注者、役所、下請会...続きを読む

Q職場の電話応対が苦手。コツや受け答えを教えてください

 面と向かって話をするのは初対面の方でもあまり緊張しないのですが、電話となるとすごく緊張して、何を話しているのか、相手が何を話しているのか頭が真っ白になり分からなくなります。

 就職した当初は、新人ということで電話に出なくてもいいよと言われ、また私のデスクには電話も置かれてなかったのですが、この4月から、そろそろ会社にも慣れてきたでしょ?という事で電話を置かれてしまいました。
 
 私の現状と質問ですが、

1.相手が名乗っているのを聞き取ろうとするので精一杯。取引先名等が聞き取れなくても、「いつもお世話になっております。」と答えるのですが、その後に「○○さん呼んで?」と聞かれた時に、相手の会社名等を聞き返すのはOKですか?
 聞き返すと「お世話になっております」と言っておいて、「どちら様でした?」みたいな感じになって失礼かなぁと思い、分からないまま担当者につないでました。(それでよく怒られています)

2.電話の声が聞こえづらい時
 受話音量を最大にしているのですが、相手の声が小さく聞き取れないことが殆どです。このような場合はどのように言えばよいでしょうか?
 聞きなれている声の大きい主人からの電話もはっきりと聞こえないのです。同じ電話を使っている先輩方はこんな電話でも相手に聞き返すこともなく使用しています。何かコツがあるのでしょうか?(難聴ではないですし…)

3.相手先名は聞き取れたのですが、ウチの担当者の名前が聞き取れず困ることもあります。「もう一度お願いします」と頼んだら相手先の名前を名乗られてしまいます。「誰を呼べばいいのか」という事をどのように伝えればよいでしょうか?

4.帰宅した社員宛ての電話の受け答えがわかりません。「○○は帰宅しましたが」と言っておりますが、これで問題ないですか?

5.休日出勤している時に、「○○さんお願い」と電話がかかってくるのですが、会社が休日で出社していない事をどのように伝えればよいですか? 「今日は休ませてもらっています」と答えています。問題ないですか?

 面と向かって話をするのは初対面の方でもあまり緊張しないのですが、電話となるとすごく緊張して、何を話しているのか、相手が何を話しているのか頭が真っ白になり分からなくなります。

 就職した当初は、新人ということで電話に出なくてもいいよと言われ、また私のデスクには電話も置かれてなかったのですが、この4月から、そろそろ会社にも慣れてきたでしょ?という事で電話を置かれてしまいました。
 
 私の現状と質問ですが、

1.相手が名乗っているのを聞き取ろうとするので精一杯。取引先名等...続きを読む

Aベストアンサー

http://www.digital-sense.co.jp/cc_new/sub/03_3.html

http://www.greensun.jp/manner-tel.html

http://allabout.co.jp/gs/businessmanner/closeup/CU20070305D/index.htm

http://itp.ne.jp/contents/business/kihon/denwa.html

1~5すべてではないですが、大体出てます。

3は。『(●●様ですね。)申し訳ございませんが、(担当者名を)もう一度お願い致します。』でしょうか。

4については『申し訳ございませんが、●●は退社しております。』のほうがいいのではないでしょうか?
5も、『申し訳ございませんが、●●は本日休暇を頂いております。』でしょうか…

あと、「お世話になっております」は日常会話の「こんにちは」みたいな感じですから、そのあとに聞き返しても大丈夫ですよ。

自分の周りがうるさかったり相手の声が聞き取りにくい時は、相手が話している時に受話器のこちらの声を拾う方だけを塞ぐと少し聞き取りやすくなりますよ。
もちろん話す時は、手を離すように(^^;)

http://www.digital-sense.co.jp/cc_new/sub/03_3.html

http://www.greensun.jp/manner-tel.html

http://allabout.co.jp/gs/businessmanner/closeup/CU20070305D/index.htm

http://itp.ne.jp/contents/business/kihon/denwa.html

1~5すべてではないですが、大体出てます。

3は。『(●●様ですね。)申し訳ございませんが、(担当者名を)もう一度お願い致します。』でしょうか。

4については『申し訳ございませんが、●●は退社しております。』のほうがいいのではないでしょうか?
5も、『申...続きを読む

Q電話対応が出来ない。

いつもお世話になっております。

私は29歳女ですが、今更ですが人生初の事務職に転職しました。今日で3日目になります。
仕事はこれから頑張って覚えて行こうと思うのですが、電話対応が苦手です。

相手のおっしゃっていることがよく聞こえないのです。何度も聞き返してしまいます。あと、聞き間違いも多く、メモをとっていても相手の名前を間違えて聞きとってしまったりします。
電話を取るたびに何かを間違えます。
おかげで電話対応が怖くて仕方ありません。職場での信用も失くしてしまいました。
電話対応のような誰でも出来て当たり前の仕事が出来なくて情けないです。

一言一句漏らさず聞きとれるようになる方法、トレーニングなどありませんか?
また、上手なメモの取り方のコツなどありませんか?メモを取っていても、相手がどんどん話を進めてしまうとメモが取りきれず、結果、聞き逃してしまったりします。

最近では、耳が悪いのか、もしくは頭に何か欠陥があるのではないかと疑っています。
それも含めて何かアドバイスがあれば教えて頂きたいです。

自分でもこの仕事は向いていないと思います。ですが、せっかく入って、仕事も丁寧に教えてもらっているので、まだこの仕事で頑張りたいです。

どうかお願いします。

いつもお世話になっております。

私は29歳女ですが、今更ですが人生初の事務職に転職しました。今日で3日目になります。
仕事はこれから頑張って覚えて行こうと思うのですが、電話対応が苦手です。

相手のおっしゃっていることがよく聞こえないのです。何度も聞き返してしまいます。あと、聞き間違いも多く、メモをとっていても相手の名前を間違えて聞きとってしまったりします。
電話を取るたびに何かを間違えます。
おかげで電話対応が怖くて仕方ありません。職場での信用も失くしてしまいました。
電話対応の...続きを読む

Aベストアンサー

職場で電話対応業務を20年近く経験する者です。

あせらない、あせらない。
初めての職種でしょう?

>電話対応のような誰でも出来て当たり前の仕事が出来なくて情けないです。

あなたが行き詰まっているのは、「電話対応」ではなく、「情報の整理」だと思います。

職場の先輩方全員の顔と名前と役職名は完全に一致していますか?
仕事上でお付き合いのある会社や人の名前を、正確にフルネームで書けますか?
社内の組織は、どんな風に構成されており、どこの部署が何の担当業務を担っているかを、自信を持って社外の人間に説明できますか?

入社後3日そこそこで、上に書いたことが全て完璧にこなせるのなら、あなたはきっと宇宙人です(笑)。

入社されたばかりのあなたは、まだ右も左も判らない状態のはず。
先方から電話口でサササッと説明を受けたところで、「解らないところが解らないよ~」と、パニックになるのが「いたって普通のリアクション」ではないでしょうか。

>相手のおっしゃっていることがよく聞こえないのです。何度も聞き返してしまいます。あと、聞き間違いも多く、メモをとっていても相手の名前を間違えて聞きとってしまったりします。

話す相手や話の中身が、自分の中でうまくイメージできない内は、先方から同じ説明を繰り返されたところで、正確な情報を記録や記憶に刻むことは難しいはずです。
耳や頭が情報を消化し切れないのは、そのせいでしょう。耳が遠いわけでも頭がおかしいわけでもありません。

>メモを取っていても、相手がどんどん話を進めてしまうとメモが取りきれず、結果、聞き逃してしまったりします。

>メモを取りきれない場合に、話の内容が理解できず、他の方に連絡出来ないということもあります。

情報の消化不良が起こる理由は、あなたのその「聞き漏らせまいとする情報」の分量が、入社したてで仕事の中身を把握し切れていない今のあなたのレベルを上回り過ぎているためでしょう。
入社したての新人さんの電話対応に必要なスキルは、「電話交換手」としての役目を果たすことです。
先方の用件までも一言一句把握しようと緊張する必要は、今のあなたにはありません。
かかってきた電話を、先方が求める相手へと素早く繋いであげる役回りこそが、今のあなたに求められるポジションです。
あなたが聞き取るべきは、「誰から」かかってきた「誰あて」の電話なのかという情報だけで充分です。

先方は、電話に出てくれた相手が入社したての新人だろうが誰だろうが、いち早く自分の用件を語ろうとするのが常です。
あなたが無理をして、それを引き受けてしまうことで、誤った情報が生まれると、職場には、かえって迷惑をかけてしまうことになります。
不安を感じる伝言メモは、下手に残さない方が、周囲の人間にとっては有り難い場合もあります。

まず、あなたは先方が、どこのどなたなのか、相手の情報を聞き取ることに専念しましょう。
先方が名乗ったら、「○○様ですね、いつもお世話になっております」という風に、必ず先方の名を復唱する。
その時点で聞き取りに不安を感じたら、「○○様、少しお電話が遠いようですので、もう一度、お名前をお願い致します」と、遠慮せずお願いさせて頂く。
最近は、携帯電話からの着信も多いため、わりと通用しやすい口実です。
あるいは、「失礼ですが、○○様、漢字(またはアルファベット)では、どのように書きますか」などと、掘り下げて確認する。
こうした工夫で聞き取りミスは防げます。

次に、先方が用件を切り出そうとした時の対処方法。
あなたにとって耳慣れない用件と気付いた時点で、「申し訳ありませんが、担当者にお繋ぎしますので、今のご説明を、再度、担当者へお伝え願います」と、通話をいったん保留して、周りの先輩方に、「○○様からお電話ですが、どなたにお回しすればいいですか」と、助けを求める。
あなたに理解できそうな用件であれば、先方の名を確認した際と同様、用件の内容を復唱しながらメモを取る。
返答が必要な用件の場合は、その場であわてて返事をせず、先方が「いつまでに」連絡してほしいかをよく確かめた上で、先方の連絡先を確認しておく。
先方とのやり取りで、メモが追い付かないなら、取り敢えず先方の話が途切れるのを待って、メモの内容を復唱し、先方にご確認頂く。
抜け落ちた情報は、その段階で補充できます。
そして、先方からOKが出た時点で、受話器を置くようにすれば、完璧です。

「会社の顔」でもある電話対応職務は重要。
私は、電話対応業務に20年近く携わる今でも、こうした手間を惜しみません。

共に頑張りましょう。

職場で電話対応業務を20年近く経験する者です。

あせらない、あせらない。
初めての職種でしょう?

>電話対応のような誰でも出来て当たり前の仕事が出来なくて情けないです。

あなたが行き詰まっているのは、「電話対応」ではなく、「情報の整理」だと思います。

職場の先輩方全員の顔と名前と役職名は完全に一致していますか?
仕事上でお付き合いのある会社や人の名前を、正確にフルネームで書けますか?
社内の組織は、どんな風に構成されており、どこの部署が何の担当業務を担っているかを、...続きを読む

Q電話対応で相手の声が聞こえないときに使う言葉

会社での電話で相手の声が聞こえないとき、どのように言えばよいのでしょうか。
「恐れ入ります、少々お声が遠いようですが」といった後に続けるには、何が適切でしょうか?
いつも「もしもし」という言葉を使ってしまいますが、「もしもし」はよくないと聞きます。

よろしくお願いします。

Aベストアンサー

相手の声が小さい、というのは相手に責があるように取られて
不快にさせかねませんので、辞めておきましょう。

あくまで、電話回線や電話機のせいにするようにして下さい。

「申し訳ございません、電話が少々遠いようです。もう一度、
お聞かせいただけますか?」や「もう一度お伺いして宜しいでしょうか。」
と言うのが、良いのでは。

http://allabout.co.jp/gm/gc/313331/

Q「御社名」の読み方を教えてください

電話口で先方の会社名を尋ねる場合、「御社名」は「ごしゃめい」「おんしゃめい」どちらの読み方が正しいのでしょうか。
細かいことなんですが、とちらで尋ねるべきか社内で論争になっています・・。
「おんしゃ」は書き言葉なので口頭ではあまり使わない・・というのを聞いたことがあります。しかし「ごしゃめい」では「神社名」という意味になってしまう・・という意見も聞きます。両方とも正しいのでしょうか??
どなたか教えてください・・

Aベストアンサー

はじめまして。
OL歴10数年の♀です(^-^)

「御社」は「おんしゃ」と読みます。「ごしゃ」とは読みません。
>「おんしゃ」は書き言葉なので口頭ではあまり使わない・・
これも違いますネ(^^)
文字にする場合は「貴社」、声に出す場合は「御社」となります。
貴社を言葉にして「きしゃ」とすると、「貴社」「帰社」「記者?」「汽車??」と他の単語との区別がつかなくなるからです。

また余談になるかもしれませんが
>電話口で先方の会社名を尋ねる場合、「御社名」
とは尋ねないのではないでしょうか?
#2様の回答にもありますように
「失礼ですが御社(おんしゃ)のお名前頂戴出来ますでしょうか?」と聞くのが一般的だと思われます。

参考になれば幸いです。

Q電話応対がうまくなるコツを教えてください

以前、会社の電話番を頼まれたとき、初めてのことでまったく勝手がわからず失敗してしまい、そのときの気まずい思いが今でも消えず、電話恐怖症みたいになっています。

電話応対得意な方、好きな方などいらっしゃいましたらアドバイスお願いします。

●相手の電話の声が聞き取れない
私は耳が遠いわけでもないのですが、会社で電話を受けると、相手の声がなぜか聞き取りずらくなります。
緊張して耳が遠くなるなんてことはあるのでしょうか?
初めて電話番をしたとき、相手の人に2度も3度も聞き返してしまい、気まずい思いをしました。

●電話で言われたことを一度に覚えきれない。
たとえば、相手の人が「私、○○会社の○○でございます、~~の用件でお電話いたしました、○○さんはいらっしゃいますか?」とか言われると、聞き取るのに必死で、内容の一部を忘れてしまいます。
メモしながら聞いていますが、用件とかが長かったり、聞き取りづらかったりすると、やっぱり聞きなおすことになります。

私が、客として会社などに問い合わせするとき、オペレーターさんに用件を聞き返されることはそんなに無いので、いつも凄いなーと思っています。
一体どういう訓練をすれば、一度聞いただけでスムーズな電話応対ができるようになるでしょうか?

以前、会社の電話番を頼まれたとき、初めてのことでまったく勝手がわからず失敗してしまい、そのときの気まずい思いが今でも消えず、電話恐怖症みたいになっています。

電話応対得意な方、好きな方などいらっしゃいましたらアドバイスお願いします。

●相手の電話の声が聞き取れない
私は耳が遠いわけでもないのですが、会社で電話を受けると、相手の声がなぜか聞き取りずらくなります。
緊張して耳が遠くなるなんてことはあるのでしょうか?
初めて電話番をしたとき、相手の人に2度も3度も聞き返してしま...続きを読む

Aベストアンサー

人事等でご質問のような研修など実務を担当してきた者に過ぎません。

新入社員等でビジネスマナーとしての電話応対等のロールプレイングなどがありますが、結論から言って、習うより慣れるというのが一番のようかと思います。

緊張のあまり、周囲を気にして相手の声や用件が聞き取りにくい心理的な状況など自分自身もよくありましたし、いくら訓練していても職場や環境が変わればご質問者様のような状況になってしまうこともあるのでご心境などお察し致します。

よく言われますが、聴き取りにくいなどは自分が相手に言われることなどもあり、「大変失礼ですが少々お電話が遠いのですが…」と言われることなども良くあります。また逆の場合なども良くあるものかと思います。これはお互い様なので決して一概にどちらが良い悪いとは言い切れない面があると思います。

また、名指し人不在や社内の人の名前や部署などを覚えたりしないと当然電話の用件などもしっかりと把握できない状況なども当然あるかと思います。
一度に覚えきれないほどの長い用件の場合など、話の腰を折らないタイミングで、また自分では判断や用件を承ることなど内容に限界がある場合などは「少々お待ち下さい」とたらい回しになることなく、責任者に替わる、また担当の者から折り返しご連絡をさせていただきます…などの方法もあるかと思います。

誰しも一度に多くの用件など時と場合などによって部署が違ったり、自分が専門のオペレーターに電話で質問したりした時など、こちらが明らかに問い合わせの窓口を間違っていたということも良くあります。

あくまで基本は当然ご存知かとは思いますし、当然習ったからといって即実践で上手くいくことなどは極めて希かと思います。
やはり習うより慣れるというのが一番で近道などはあまりないような気がしました。
あまり上手くやスムーズにとばかり考えるよりも正確で丁寧な応対を心がけていれば、言葉遣いなども含めて誠意のある対応であればよほどのことでない限り、応対で相手をイライラさせることなどは少ないと思います。
また新入社員時もベテランの方でも、極力多く自分で電話を率先して応対することで失敗などは当然誰しもあると思いますので、ある程度失敗経験があった方が後に自分にとって良かったと思うことがありました。
あくまで回答ではなく考え方の一助の参考程度にでもなれば幸いです。

人事等でご質問のような研修など実務を担当してきた者に過ぎません。

新入社員等でビジネスマナーとしての電話応対等のロールプレイングなどがありますが、結論から言って、習うより慣れるというのが一番のようかと思います。

緊張のあまり、周囲を気にして相手の声や用件が聞き取りにくい心理的な状況など自分自身もよくありましたし、いくら訓練していても職場や環境が変わればご質問者様のような状況になってしまうこともあるのでご心境などお察し致します。

よく言われますが、聴き取りにくいなどは...続きを読む


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