WORD(2000,2003)レイアウト枠内で自動的に連番を付けるには

件名からは何がしたいのか分かりにくいと思いますので、具体的に説明させて頂きます。

商工会議所の原産地証明書作成についてですが、会議所指定のA4雛形用紙に必要な事項を記入、提出して審査を受けます。各項目の記入場所は決まっているので、雛形を採寸してWORDテンプレートの適切な場所にレイアウト枠を配置、各レイアウト枠に必要事項を入力した後プリンタで印刷しています。

通常は6部作成して提出することになります。
従来は単に指定用紙を6枚印刷するだけでよかったのですが、最近になって記入方法に変更がありました。

「ORIGINAL」と記入する項目があります。これまでは6部とも「ORIGINAL」でOKでした。ところが、変更後は「ORIGINAL-1」「ORIGINAL-2」・・・「ORIGINAL-6」と枝番を振ることになりました。
「ORIGINAL-1」として1枚印刷、「ORIGINAL-2」に書き直して1枚印刷・・・を6回繰り返すことで対応は可能です。しかし、「1～6」まで自動的に番号を振って印刷できれば楽なのですが、このようなことは可能でしょうか？
可能であれば方法をお教えください。


併せて伺いたいのですが、フォームが指定された用紙に印刷する場合、私はWORDでレイアウト枠という上記のような方法しか思いつきませんでした。
一般的なオフィスソフトでこのような作業をする場合、他に有効な方法があるでしょうか？


Windows XP home SP3 + Word 2002 SP3
Windows 2000 Pro + Word 2000

という環境です。

宜しくお願いします。

No.4 ベストアンサー 回答者： enunokokoro 回答日時： 2008/10/02 19:18

これまでは1ページだけの雛形を、6部印刷することで6枚の用紙を用意

していたのですね。これを同じ雛形で連番をつけるとなると、差し込み
印刷を利用するか、印刷用マクロで連番になるように1部印刷してから
次の連番にして6部になるようにするか、6ページの同じ様式にしたもの
を用意して[ページ番号]を利用するぐらいしか対応方法が無いかと思い
ます。

一番簡単なのは、同じ様式を6ページ用意した雛形で対応するのがよいと
思いますので、これをするための設定方法を紹介しますね。

様式が決まったページの内容を範囲選択します。
[挿入]→[ブックマーク]→[ブックマーク名]に「様式１」などの適当な
名前を付けて[追加]します。
次のページ(改ページを入れることでも可)を用意し、そのページの先頭
に[挿入]→[クロスリファレンス](Word2002では[参照]→[相互参照])→
[クロスリファレンス](Word2002の場合[相互参照])ダイアログを開き、
[参照する項目]の一覧から[ブックマーク]を選択してから、[様式1]を
指定し[ OK ]します。
http://www.moug.net/tech/woopr/0120031.htm

これで次ページ以降に同じものが参照されますから、必要な部数の分を
含めたページ数で繰り返して用意します。

[ヘッダーとフッター]を開き「ORIGINAL-」を[レイアウト枠]に入れて
配置したい位置におき、「ORIGINAL-」の後ろに[ページ番号]を挿入する
ために[ヘッダーとフッター]ツールバーの[ページ番号の挿入]ボタンで
追加します。
これで[ヘッダーとフッター]を閉じれば、すべてのページに「ORIGINAL-」
に数字がついた連番表示がされていると思います。

最初のページの様式で内容を記載して[印刷プレビュー]をすれば、変更
や追加した内容はリンクしていると思います。
内容を記載したものをリンクしたくないページがある場合は、[編集]→
[リンクの設定]→[リンクの設定]ダイアログで各ページの更新が[手動]
になっているので、特定のページの[リンク]を選択して[更新しない]の
チェックをつけることでロックされます。これで、そのページは更新が
されませんので未記入の状態のまま印刷できます。

上記以外にも[ハイパーリンク]や[リンク貼り付け]の方法なども別案で
ありますが、私の方法でよければ試してみてください

この回答への補足

ご回答ありがとうございます。

まず、1～6の連番作成については、gyouda1114様、enunokokoro様、お二方に教えて頂いた方法で見事に希望通りの結果を得ることができました。ありがとうございました。


次に、新たに生じた問題についてアドバイス頂ければ幸いです。
gyouda1114様のご回答の中で「同じ様式を6ページ作成する」とあります。
私の知識不足のため、まず１ページ作成したのち、改行を６ページ分挿入して、１ページ目の内容を各ページにコピーするという作業を書類作成の度に行う、という方法しか思いつきませんでした。この一連の作業をとるか、質問で書いたように１枚ごとに数字を書き換えて印刷するか、どちらも手間がかかるかなと思ったのですが、enunokokoro様のブックマークと参照（こんな機能があることを知りませんでした）を利用する方法を丁寧に解説下さったので助かりました。

ブックマークと参照の意味は、１ページ目の項目をブックマークをして、2～6の各ページで参照を設定したWORDの雛形を作成しておくと、1ページ目で入力した内容が2～6の各ページの該当箇所でも自動的に入力される、ということと理解しています。

その理解を前提として実際の雛形でテストしました。この雛形は全6ページで、前述のようにブックマークと参照を設定しています。もちろん、当初の質問である連番についても解決しています。

複数配置されているブランクのレイアウト枠のうち、一番上にあるレイアウト枠（ここにはshipper、つまり当社の社名、住所を記入します）に入力した内容は、2ページ目以下の全ページに入力内容反映されていますが、その他の項目は反映されずブランクのままなのです。
さらに、入力箇所を分かりやすくするため各レイアウト枠は実線で罫線を表示していますが、これらの枠も2ページ目以降表示されていません。
（これまで印刷時には枠をマクロボタンで一括消去していました）


「リンクの設定」を見ると、
リンク：同じ文書
様式：様式１
種類：ＷＯＲＤ
更新：手動

という項目が5つあります。この5つは２～６の各ページに該当するものと考えています。
さらに、「選択したリンクの更新方法」は「更新しない」にチェックボックスを入れることができますが、「自動更新」「手動で更新」は影になって選択できないようになっています。
また、「選択したリンクのオプション」は2項目とも影で選択不可です。

テストした環境は
WinXP home SP3 + Word 2002 sp3
です。

何か解決の糸口や間違っている点などお気づきの点があれば御指摘頂けると助かります。
宜しくお願いします。

補足日時：2008/10/03 12:37

No.5 回答者： enunokokoro 回答日時： 2008/10/03 21:05

補足されたのですね。

まずは[リンクの設定]について少し説明します。
補足に書かれたような選択で可・不可の違いを説明すると大変なので、
[ブックマーク]の場合の仕様だと理解して、選択できないものだとして
難しく考えないでください。私が前の回答で説明したのは、あくまでも
一時的なロック(更新しない)設定をする場合に活用する場所ですから、
記憶の片隅にでも覚えていれば問題ありません。

さて、[ブックマーク]に入力した内容が参照先のページで表示されない
ことの考えられる原因は、[印刷プレビュー]などで[更新]をしていない
ためかと思います。[ Ctrl+A ]キーで全選択して[ F9 ]キーで更新する
ことで表示していると思います。
[印刷プレビュー]で更新しないとなると、オプションの設定をしておく
必要がありそうです。
[ツール]→[オプション]→[印刷]タブで[印刷前にリンクを更新する]の
チェックを入れます(このチェックの有無に関係なく更新する場合あり)。
http://office.microsoft.com/ja-jp/word/HP0518958 …
http://office.microsoft.com/ja-jp/word/HP0518939 …

併せて質問している項目については、別質問をされているようなので、
そちらで解決してください(フォームへの印刷)。

この回答への補足

度々の御丁寧な回答ありがとうございます。

リンクの設定の件、よく分かりました。また、他の質問につきましても御心配頂きありがとうございます。こちらは解決できたことをご報告させていただきます。

さて、本件についてアドバイスを参考に試してみましたが、現在のところ希望通りの結果を得ることができておりません。

確認のために、ここまでの手順を列記しておきます。
これまで使用していた雛形を放棄して新たに新規テンプレートを作成するという前提です。
環境はWinXPとWord2002です。

1)
新規文書をテンプレートとして保存。指定用紙を採寸してページ設定する（余白の設定）。
ページ設定した入力エリアと同じサイズの描画キャンパスを作成する。

2)
文書の各項目を採寸して、その大きさのテキストボックスを適切な場所に配置していく。
全部で9項目、つまり巨大な描画キャンパス内に9つのテキストボックスが配置されています。

3)
１ページ目の各テキストボックスごとにブックマークを設定する。ブックマークは全部で９つ。

4)
改ページで新しいページ（2枚目）を作成し、1ページの内容をctrl+A,Cで全選択＆コピーし、2ページ目でctrl+Vで貼り付けたが、うまくペーストできないので（具体的には、一部のテキストボックスしかペーストされない）、一旦1ページ目を別ファイル（docファイル）として保存し、2ページ目にファイル挿入した。

5)
ヘッダを挿入し、適切な場所にテキストボックスを作成する。そのテキストボックスに「ORIGINAL-ページ番号」を設定。これは全ページで望みの結果を得ることができています。

6)
2ページ目の各項目にそれぞれ対応する相互参照を設定する。
さらに、[印刷]タブで[印刷前にリンクを更新する]もチェックして保存。

以上で、テンプレート完成とする。


次にテンプレートを開き、1ページ目の各テキストボックスに適当なデータを入力する。
この時点では2ページ以下の対応するテキストボックスのデータはブランクのまま（更新されていない）。
ここで、ctrl+Aで全選択してF9を押すが、結果は変わらず。


気になる点は、Ctrl+Aを押した時点で、どうやら描画キャンパスが選択されておらず、各ページのヘッダ・フッタ領域が反転しているような気がしますが、これが関係あるのでしょうか？

度々恐れ入りますが、以上につきましてお気づきの点がございましたら御指摘頂けると幸いです。
宜しくお願い致します。

補足日時：2008/10/06 15:54

この回答へのお礼

色々と試して自己解決できたようです。

ブックマークされた文字列は[ ]で括られます。
[ ]の中に入力した文字は相互参照を設定したテキストボックスに表示されます。

入力しても更新されないテキストボックスはブックマークが正しく設定できていなかったようです。
ブランクのテキストボックスにいきなりブックマークを設定すると、[ ]が表示されず、「工」という漢字の上下横棒が短いマークが表示されていました。
このマークが表示されている状態だとうまく反映されないようです。
そこでボックスにダミー文字列を入力した上でブックマークの設定をすると[ ]が表示され、同時に相互参照先のボックスにも表示されました。

「工」マークと[ ]の違いは未だによく分かりませんが、望みどおりの結果を得ることができました。

今回は御丁寧な解説を頂きありがとうございました。

お礼日時：2008/10/07 14:27

No.3 回答者： gyouda1114 回答日時： 2008/10/02 18:15

先ほどは失礼しました

6ページ同じ様式を作る
ヘッダーにテキストボックスを描き、その中に「ORIGINAL-」と入力「-」の後にヘッダーフッターツールバーの「ページ番号の挿入ボタン」でページ番号を挿入する。
テキストボックスの線を「なし」にして、テキストボックスをレイアウトの位置までドッラッグすると各ページに「背景」として枠内に「ORIGINAL-1～ORIGINAL-6」と表示されます。お試しください。

この回答への補足

ご回答ありがとうございます。

ANo.4のenunokokoro様への返信内容と重複しますので、大変失礼ですがNO4にまとめて書かせていただきます。

補足日時：2008/10/03 12:36

No.2 回答者： gyouda1114 回答日時： 2008/10/02 17:56

ANo.１です

間違いました　「レイアウト枠内で」を見落としました。

又「＝」は、「-」の間違いです。

No.1 回答者： gyouda1114 回答日時： 2008/10/02 17:51

6ページ同じものをつくり

ヘッダーに　「ORIGINAL-」と入力し「=」の後に「ページ番号の挿入ボタンでページ番号を挿入で「ORIGINAL-1～ORIGINAL-6」と表示されます。