工事管理データベースで月締め時に請求書を出す方法

Question

工事管理データベースのデータベースを今設計しております。
工事の受注から、工事の見積作成、進捗管理、請求書、入金、出金の管理など考えています。
請求書の部分ですが、私の会社では月末に締めて、その月の請求する工事物件のすべての出勤、入金関係のデータを集計し、請求書を起こしていますが、過去、未収金の分なども当月の請求書に入れています。
請求に対する入金があった場合に、工事物件の依頼テーブルか、見積テーブルなどに入金された日付、クローズなどの処理をしたりしているのでしょうか。それとも、そういうことは全くしなくても良いのでしょうか？
集計処理で当月分の見積の金額などを全部集計するだけでは、その月以前の未収金分は含まれないのですが、このような未収金分は、全部手作業で請求書に入れ込むのか、システムで何かやり方があるのか、このへんの事をわかる方、教えていただきたいです。

よろしくお願いします。m(_ _)m

f_a_007 · Accepted Answer

【補足】売上入力と工事台帳との関係。

これは、補足するまでもないこと。あらゆるソフトが、そのようになっていることですが・・・。

＜工事台帳入力⇒売上伝票入力が主な流れとは限らない＞

既製品を繰り返し販売しない場合、売上入力時に工事台帳に追加するフォームをオープンすることがほとんどでしょう。そうして、そのフォームを閉じる時に、売上入力フォームに各種データをコピー。もちろん、リンクさせてはダメですよ。

なお、当然に、新規顧客の場合も、売上伝票から顧客登録フォームを開きます。

PS、顧客台帳には、有効・無効フラッグを指示できる列があるといいでしょう。それで、各種集計を高速化できるでしょう。

f_a_007 · Answer

【補足】請求書の件について。

１、請求書は２種類ある。

(1)売上発生時に渡す請求書。
(2)締め日で締めて渡す請求書。

工事の売上が確定した時点で、売上伝票、納品書控、納品書、請求書等が複写になった伝票を発行します。これは、顧客が個人であれ法人であれです。ただ、個人顧客は、これで終わり。しかし、法人のお客様は、「月末締めの何日払い」ということがあり別途に月次請求書を発行することになります。

２、繰越管理の一つのアイデア。

[顧客台帳]

ID・・・・・・1
お名前・・・・(株)前田興産
読み・・・・・まえだこうさん

[顧客別繰越明細]

ID・・・・・・・・1
得意先台帳_ID・・・1
年月日・・・・・・・2014/11/01
期首売掛残・・・・・10000
当月売上・・・・・・20000
当月入金・・・・・・50000

1対多の関係で、一人のお客様に年月日の異なる繰越明細が対応します。この明細は、最近の３ヶ月分程度を保存しておけば十分です。

なぜ、繰越明細を記録するのか？それは、一応、月次で締め切るためです。また、なぜ、最近の３ヶ月分程度を保存する必要があるのか？それは、「おい、違っているぞ！遡って修正せよ！」という要求に応えるためです。

また、こういう月次の繰越明細を用意することで月締めとは関係なく売上伝票、入金伝票の発行を継続できます。

３、売掛残一覧表と月次請求書とは体裁が違う。

さて、[顧客台帳]、[顧客別繰越明細]、[工事台帳]、[工事明細]、[売上伝票]、[入金伝票]のテーブルがあれば、売掛残一覧表と月次請求書とは共に発行できます。もちろん、それぞれ渡す相手と目的が違いますのでレイアウトも内容も異なります。

11月01日御請求残高
11月度新規売上額
11月度入金額
12月度請求額
以下、当該の明細が続く

これを、いわゆる現行の月次請求書を思わせる体裁で出力するのが請求書発行アプリケーションです。これに対して、Accessのレポート機能を使って出力するのが売掛残一覧表です。

以上です。

f_a_007 · Answer

１、現状のやり方とPCシステムは似て非なるもの。

現状分析⇒PCシステム設計⇒社内の業務改革⇒PCシステム設計の手直し⇒Access等の開発作業に着手

まず、開発手順ですが、[現状分析⇒PCシステム設計]というステップが一番最初かと思います。この場合、現状のやり方とPCシステムは似て非なるものとなります。ですから、請求業務、入金処理業務、その他関連する一切の業務の進め方、関連伝票の多くが刷新されることになります。

が、が、従来の業務に進め方を完全否定する新たなPCシステムってのは現場の歓迎せざるところ。これをやりきるには相当の実権を有している必要があります。が、さりとて、現実には妥協ってのも必要です。こうしてPCシステムは手直しされて最終案となります。

肝心なのは、Access以前の問題ではないでしょうか？PCシステムの最終設計さえ済んでいれば、Accessシステムの開発なんてただの肉体作業。頭を使う作業ではありません。Accessに向かう前に、Wordで全ての入力画面、参照画面、各種レポートを作り、それらを実現するに足るテーブル設計を行い、もって、次期社内帳票の雛型を作成して社内討議にかける。このプロセスが決定的に欠落しているように思います。

２、売上伝票.単価<>商品マスター.単価。

さて、質問事項の一つの要点は、売上伝票の単価と商品マスターの単価との関連に関する見方・考え方。両者は通常は同じですが、Accessのテーブルでは非連結とし無関係とします。

つまり、テーブル[工事請け台帳]（これを見積書というから、実に、ややこしい）が販売管理で言う[商品マスター
]になりますが、「請け代金＝売上代金」という見方・考え方はシステム上は厳禁です。「参照すれどリンクせず」に徹した設計を行います。

３、テーブル[工事請け台帳]は、通常の商品マスターとは違う。

当たり前のことですが、[工事請け台帳]は、通常の商品マスターとは違います。それは、実際の工事の見積書を分析すれば判ることですが、主請け代金、副請け代金に２別され、さらに、副請け代金は、カテゴリー１、カテゴリー２・・・と分類できることでしょう。[工事請け台帳]を本件工事一式で記録するのか？それとも、本工事名＋諸カテゴリー名で記録するのか？ここが、一つの検討ポイント。もちろん、見積書発行システムの各種テーブルと[工事請け台帳入力伝票」とは、似て非なるもの。見積書発行システムと販売管理システムとは縁もゆかりもない別物です。

４、先売り・先入りの原則と棚卸しの両立をいかに工夫するのか？

さて、テーブル[工事請け台帳]は、通常の販売管理の[商品マスター]に相当することは先に述べた通りです。だとすれば、当然に、その月次での在庫棚卸しに相当する処理とレポートを要求されます。しかし、これを実現するには、ちょっとばかりの頑張りを要求されます。

入金伝票で、[顧客ID]欄などに0を入力すると、顧客入力フォームがオープンされて顧客の[読み]等を入力すれば該当する顧客一覧が表示され、それを選択して[顧客ID]欄が確定。となる筈が、顧客入力フォームで顧客を確定すると、更に、そのフォームの下部に[同顧客請負工事未収一覧]ってのが表示されるので、実にややこしい。

この[同顧客請負工事未収一覧]を表示するのが、なぜにややこしいのか？それは、売上伝票、入金伝票をたった一枚入力するだけでリストが変わるからです。月次棚卸しの結果を単に表示すれば良いという訳にはいきません。それを、毎回毎回、ちゃんと最新のそれを表示する。これをクリアしないと、[同顧客請負工事未収一覧]の消込みも彼岸の彼方。

さて、このハードルを跳び越えたら先売り・先入りの原則と棚卸しが両立するステージが見えてきます。

５、先売り・先入りの原則と棚卸しが両立するステージとは？

１から４までは、実際にシステムを開発した経験からして確か。でも、５の実像は？ちと、不明。でも、次のことだけはハッキリしています。

１、テーブル[入金伝票]に[工事請け台帳.ID]を記録して終わり。
２、テーブル[工事別入金履歴」を[入金伝票]入力時に作成する。

この２択なんですが・・・。もう、70歳にもなろうかという爺。思考回路がこの辺りでショート。これは、質問者自身が悩みに悩んで結論を出して下さい。

工事管理データベースで月締め時に請求書を出す方法

【補足】売上入力と工事台帳との関係。

この回答への補足

【補足】請求書の件について。

１、現状のやり方とPCシステムは似て非なるもの。

この回答への補足

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