職場で所属部署が違う社員とトラブルを起こしています

ご閲覧ありがとうございます。

とりあえず前提を書き込ませてもらいます。

私はとある飲食店チェーンの会社で店長をしております。
自分が運営を任されている店舗は１階２階にフロアがあり２階は普段は使わず予約のある際のみ使用しております。
その２階を当社の企画部が試作料理の試作等で使用する事が多い状況です。

私は去年の9月に入社し去年の末頃になれないせいもあってか管理が追いつかず清掃についてを指摘されその後は清掃をするようにしておりました。

今年の4月頃から6月頃は予約が芳しくなく２階の使用をしていなかったので清掃をしていませんでした。
所が7月に使用しようとした際にほとんど清掃をした形跡が見られず害虫も発生している状態でした。

ここからが今起きているトラブルなのですが
7月にその状態だった為お客様をお通し出来る状態にする為サービス残業を20時間程行い完璧な状態まで清掃をして、害虫の駆除業者を使用して清掃を行いその後清掃のチェックシートの制作等を行い、企画部にもメールを使い周知したにも関わらず先日企画部が使用した際には清掃の痕跡が無く、清掃チェックシートの使用もしていない状態でした。

そこで、部署も違うしトラブルを起こした際に上司に迷惑がかかると思い上司（エリアマネージャー的な位置の人）に報告しそこからどういう状態なのかの確認を頼みました。

その返事として、上司にきた連絡が『連絡はきたが直接説明をされてないのでやり方がわからない、そこまで周知しないならこちらに非は無い。後日説明の場を儲けるのでその際に説明して欲しい。○○（質問者）くんに言いたいことがあったら直接連絡しても良いように伝えて欲しい。』との返事でした。

私としては企画部も基本的に営業部から部署移動した元店舗スタッフなので清掃の状態等は言わなくてもわかるだろうとの思いで作ったチェックシートなのですが、この言われ方でした。

本題として、
部も違うからと気を使って上司を通したのは間違いだったのか？
説明の際にどの様な説明をすれば分かって貰えるか。
見た感じでこれ以外に清掃状態を維持する策は無いか？
気持ちとしてこれについてどう思うか
をお聞かせ頂けると有難いです。

No.1 回答者： shouga 回答日時： 2015/08/12 02:11

細部の状況はよく理解できてませんが

質問者さんが頑張って掃除した直後なのに
規格部の人間が使ったあと掃除しなかった、って事でしょうか？

世間一般では「使った者が後片付け、掃除する」のは当り前とは思いますが
あなたが所属する組織ではどういうルールなのか存じません。

清掃のチェックシートがあるからって、「使った者は清掃しチェックシートに記入せよ」というルールがないのだとしたら
使わないからってルール違反じゃないとすらいえます。

＞言わなくてもわかるだろう
これはダメです。
例えその人がわかったとしても、更に上司に説明する際には正確には伝わらないなど、「口づて」はアテにならないからです。
伝えたいことはちゃんと文章にする必要があります。

No.2 回答者： area_99 回答日時： 2015/08/12 08:33

言わなくても分かるだろうとの慢心が問題です。

世の中、言わないと分からないどころか、言っても分からない人の方が多いのです。
ましてサービス残業なんて、やるだけ阿呆です。