飲み会の幹事のすることになりました。

当日参加者の中にはドタキャンとかのケースもあり得ると思いますが
お店で予約する場合どんな感じで話したらいいですか？

No.7 回答者： pocky-mo 回答日時： 2015/10/22 17:19

1.日程を決めて、出席できそうな人の人数をカウントします。

2.お店に電話をして、上記の人数で予約します。
その際、人数変更は何日前まで可能であるかを『必ず』お店側に確認しましょう。
3.日時と予算を出席メンバーにメールなりLINEなりの記録が残るもので送ります。口頭連絡は絶対NGです。
「○月×日までは出欠を変更可能です。それ以降は変更できませんので、出席に○をつけていて、当日欠席された方からは申し訳ありませんがキャンセル料を頂きます」と記載することを忘れずに。（後々揉めた時の証拠になります）
4.変更可能日の前日や当日の朝に再度メンバーに連絡を送ります。「明日が（今日が）出欠変更の最終日です。忘れないようにしてください。明日以降は変更できませんのでご注意ください」と記載します。
5.変更があればお店に電話で連絡しましょう
6.当日は楽しみます。
7.後日、ドタキャンした人がいた場合はキャンセル料を徴収します。お店側の好意でキャンセル料はいりません、となった場合もドタキャンした人に「今回はお店側の好意でキャンセル料はありませんが、以降は注意してくださいね」と釘をさしておきましょう。（急な仕事や病気等のどうしようもない事情の人は除きます）

私はいつもこんな段取りで会社飲みの幹事をやっています。
コース等で事前に金額が分かっているのであれば5～6の間に先にお金を集めておくのも一つの方法だと思います。
参考になれば幸いです。

No.6 回答者： Njssion 回答日時： 2015/10/22 16:36

まず　お店側と　キャンセルの条件を話し合っておくことです。

そして、それに基づいて　キャンセルの場合の　会費の取り扱いを決めておくべきでしょう。
私の会社では　お店へのキャンセル料が発生する日以降は　その分は返金しません。まあ、飲み代込みで５０００円なら飲み物代相当の１５００円くらいしか返金しません。
それを書いて案内しておけば　揉めることはありません。

No.5 回答者： AR159 回答日時： 2015/10/22 08:09

一番良いのは、席だけ確保して料理は会場に行ってから注文するという方法です。

これなら参加した人数分だけの注文なので無駄がありません。ただし、大人数だと注文をしてから出てくるまでに時間がかかるし、全員に同じものが行き渡るかどうか保証はありません。

一方料理を事前予約する場合は、立食やビュッフェスタイルでない限り（つまり人数分の料理を用意してもらう場合）は、どんな理由があっても予約人数分の代金を払う必要があります。なので「ドタキャンがあるかも知れません」と店の人に言っても無意味です。

ドタキャンを防ぐ方法としては、会費を事前に集めるのが一番効果的です。もしそれが無理なら、たとえキャンセルしても必ず○○円徴収すると決めておくことです。

No.4 回答者： syuitilwo 回答日時： 2015/10/22 00:10

私の場合は可能な限り呑み会の前に参加予定者から「会費を徴収」しておりました。

また、キャンセルする場合は可能な限り事前にその旨連絡して欲しい。と念押ししていました。

お店の予約は基本人数分のコースで予約し、お酒は可能な限り「飲み放題」をつけて、支払い額＝会費総額の差異が出来るだけ無いようにしていました。
※現場でコース外の追加料理+酒を希望する場合に備えて「コース料金+飲み放題料金+500～1000円」で会費を決めるケースが多かった気がします。（参加人数も重要なポイントです）
お店には変更があった場合都度連絡して可能な限り迷惑を掛けないようにしていましたが、やはりドタキャンされる場合もたまにありました。その時は自分で一旦立替て後日取立てましたね。（後述のストック流用もしました）
支払いの段階で「足りないから一人○○円追加ね～」ってパターンは幹事としてスマートではないので、お店には「予算○○○○円になったらストップの合図下さい」と依頼しておき、お開きの前に支払いを済ませておくとスムーズに退店出来ます。
※会場を出る前に座席に忘れ物がないか？確認する。（重要）

上司がポンと福澤さん１～３人出してくれるありがたい事もありますし、まったく追加が発生しないケースもありましたので「大黒」になってしまう場合もありましたが、ストックしておいて損は無いです。
※２次会に参加してくれた女子達や終電逃してしまった人のタクシー代にしたり使い方は色々（女子達に好評である事は後日に繋げる為に重要でした）

幹事は皆が楽しんでくれるのが一番の喜びなのでお店＆料理の選定から２次会の目処つけ、終電までの時間の工夫等々やり甲斐があります。

質問者様も色々工夫して皆さんを楽しませてあげてください。

No.3 回答者： momoca33 回答日時： 2015/10/21 23:39

参加人数の半分以上など、大人数がドタキャンするのはお店としても困ると思いますが、数人のドタキャンは許容範囲だと思います。

私もよく幹事をしますが、飲み会をする1週間前には電話をするので、それより少し前にもう一度参加の有無を聞いてから電話するようにしています。

No.2 回答者： palpal_NO1 回答日時： 2015/10/21 23:36

ドタキャンを計算はできないので、参加予定の人数と日時、予算。

これで予約しておいて、人数変更は何日までＯＫか店に確かめましょう。
それから、参加予定者にそれ以降のキャンセルは参加費を徴収する旨を伝えればよいのでは？
キャンセル期日までにキャンセルが出た場合は、お店に連絡…
これでＯＫ！
たいてい前日中ならＯＫの店が多いですけど、当日の午前中でも良い店があります。（お店に確認）

No.1 回答者： carkurui2020 回答日時： 2015/10/21 23:24

笑顔と感謝の気持ちを忘れず、

普通にお願いすればいいよ。

幹事は役得もあって楽しいよ。