情報共有しすぎの弊害について 仕事で大切とされる「情報共有」について質問です。 企画関係の仕事をして

情報共有しすぎの弊害について


仕事で大切とされる「情報共有」について質問です。
企画関係の仕事をしているのですが、今年度から上司が代わり、係（6名）の担当に関わらず、全ての事務について情報共有をする方針になりましたが、正直、無駄がとても多いように感じます。
例えば、取引先と打ち合わせに行く際に、スケジュールに入れた上で、全員に○月○日の何時から打ち合わせ入りましたーと口頭orメールを入れた上で、逐一その進捗状況（今こういうことを話していて、先方がこう言ってるから返信を待ってます！のような感じです。）を全員に報告するようになりました。
上司曰く、みんなでみんなの仕事を把握していれば、担当者が不在でも対応できて、休み等も取りやすくなるから、とのことでした。

ただ、実際やってみて、担当外のこと（係は同じですが、各自違う案件を持っている）を一々共有されてもそこまで内容を把握していないので分かりませんし、○日に打ち合わせ入りました！！と言われても、そうですか…くらいの感想しかありません（そもそもスケジュールを見れば分かることですので。）。
また、上司の言う、担当者が不在でも休みやすくなるというのも、その担当者が不在にするとき、不在の時にやってほしいことがあれば、周囲に適切に引き継げば事足りるのでは？と思います。

もちろん、仕事において情報共有は大切なのは間違いありません。
ですが、盲目的に情報共有しまくっている今の状況は、逆に効率が悪いなぁと感じてしまいます。
あまり状況を上手く伝えられなくて申し訳ないのですが、皆さんは過度の情報共有について、どう考えますか？
ネットで調べると、情報共有の大切さに関する意見はあれども、情報共有しすぎという話は見かけなかったので、こちらで質問させていただきました。
ご意見いただけると嬉しいです。よろしくお願いいたします。

No.3 ベストアンサー 回答者： isoworld 回答日時： 2019/04/11 08:37

Re: 回答No.2

> そうだとすると、今回事例として書いたのは単なる報告？でしょうか。メンバー全員に逐一報告する必要はないですよね…。

会社の資産の中には会社が培ってきた貴重な経験（とくに失敗経験）・知識・技術・ノウハウなどの情報があり、それは蓄積し共有化し継承できるようにしないといけません。それが情報の共有化で、必要な情報が必要な人に利用できるようにすることなんです。

取引先との打合せの状況を関係者全員に報告するのは、この情報の共有化とは似て非なるもので、ホウレンソウ（報告・連絡・相談）に過ぎません。単なるコミュニケーションのひとつです。それも関係者全員に報告を一方的に送り付けるのは、かえって無駄です。

この回答へのお礼

再びの回答ありがとうございます。

ホウレンソウ、その通りだと思います。とても腑に落ちました。
そうなんです、全員に送るのは本当意味がないと思うんです。何か問題があったり、判断に困った時に、上司に直接相談するなりすれば良いのであって（もしくは進捗状況の報告…これも上司ににすればいいと思いますが）、ヒラ社員同士でやる必要はない気がします。同じ仕事を共同してるなら別ですが…。

御回答ありがとうございました。

お礼日時：2019/04/11 12:15

No.2 回答者： isoworld 回答日時： 2019/04/10 09:58

あなたがここに事例として書いているのは「情報共有」には該当しません。

なので、そういう誤解が生まれるんです。

この回答へのお礼

なるほど！そもそも情報共有ですらないというのが目からウロコでした。
そうだとすると、今回事例として書いたのは単なる報告？でしょうか。メンバー全員に逐一報告する必要はないですよね…。

お礼日時：2019/04/11 01:16

No.1 回答者： chikara0120 回答日時： 2019/04/10 06:40

仕事意識の違いではないでしょうか。

本来は
打ち合わせが決まって、内容なんかも共有すると、周りがあーだこーだアドバイスをする。
その打ち合わせのクオリティが上がる

世話焼きで仕事意識の高い人の集団だとこーなりがちです♪

そこ情報が必要かどうかを
自分の事じゃないから必要じゃないと思うのは、上司的な視点からするとよくないです。

自分が経験しない事を誰かが経験する
↓
情報共有で、その体験談が自分に情報として入る
↓
クオリティが上がる

とゆー流れが欲しいのはどこの会社も同じです

この回答へのお礼

chikara0120さんのおっしゃる通り、好事例はとても参考になるので、積極的に共有すべきだと思います。
もちろん、こういった内容の情報共有であれば喜んで共有しますし、逆に共有してもらったもので勉強したりします。

ご回答ありがとうございます。

お礼日時：2019/04/11 01:11