Googleドライブの社内共有

社内での情報共有と、さらに外出先から共有情報の更新ができるよう、なんらかのクラウドサービスを利用していきたいと考えております。
スプレッドシートなどを利用したい事からGoogleDriveを利用してみようと思っているのですがどうでしょうか？

GoogleDriveを利用しようと思った場合、有料版と無料版がありますがとりあえず初めは無料版で様子を見てみようと思っています。
そこでやはり情報漏洩などの問題もありますので
①何か良いセキュリティ対策はありますでしょうか？

考えているのは
1つのアカウントを複数名で利用、もしくは各個人に社内用アカウントを作り、GoogleDriveの共有機能を利用し共有。
の、2つを考えているのですが
前者では各個人の役職や部署別等で閲覧・編集可能・不可能が設定出来ないと思い、後者のやり方で各ファイルの権限を付けようと思っています。また退職者が出た場合もアカウントを削除が可能かと思っております。

②↑↑↑このやり方で何か問題は出てきますでしょうか？

③また少しわからないのですが各個人にアカウントを作成し、使用していく場合に全てのフォルダのオーナーを管理者アカウントにしておけば誰が何を作って保存してもその後の管理権限は管理者アカウントになりますか？
もしくはそれをできるようにはできますか？

④もし上手く運用出来そうであれば有料版に途中変更できますか？

⑤各個人のアカウントを作成する際に、個人に作ってもらうのではなく、パスワードのやセキュリティ設定(PCが苦手な社員もいるため)などを管理していきたいので管理者が全員分のアカウントを作成し、設定後に譲渡も可能ですか？その際に不都合は何か出てくる可能性はありますか？


⑥万が一情報漏洩してしまい、第三者がログインした場合にセキュリティ通知はどのアカウントも管理者アカウントに通知させる事は可能ですか？ できたとして設定上考えられる不都合はありますか？



詳しい方、御教授よろしくお願いします。

質問者からの補足コメント

• 補足です。
  Google suiteも考えてはおりますが、現状は様子見から始めたいので基本的無料の範囲内で考えております。そこから使っていけそうであれば個人のGoogleアカウントからGoogle suiteなどに転向できればと思っております。

    補足日時：2019/08/24 08:19

• 回答ありがとうございます！
  
  １つのアカウントの共用はおすすめしません。
  →やっぱりそうですよね。
  
  
  何かしらの連絡は救済用のメルアドに飛んできますが、登録できるアカウント数に上限があったはずです。
  
  →登録できるアカウント数というのは1つのデバイスに対して、ですよね？
  譲渡に繋がってきますが
  アカウント作成→譲渡を考えているのですが管理者側のデバイスから譲渡にあたって完全削除はできますか？
  譲渡は登録方法がわからないアナログさんがいらっしゃるのでできれば管理者が作成したいところでありまして……

  No.2の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2019/08/24 17:32

No.2 回答者： かわごえ 回答日時： 2019/08/24 10:37

個人的には共有フォルダのエクセル業務から脱却したい派なので是非推し進めてほしいと思います。

１つのアカウントの共用はおすすめしません。
わたくしの会社のある部署でも１つのアカウント共用で利用していますが、社内のメンバーやコンサルなど誰がアクセスしているのか分らない状況です。
だからと言って「これ誰？試しに外してみよう！やってみよう！」とはならない模様。
なので個人毎にアカウント作成して共有かけるほうが良いと考えます。
Googleアカウントはスマホ端末を持っているユーザーが強いので会社で一括管理しても『いつの間にかパスワード変更しちゃった。なんに変えたっけ？』とかで時間経過とともに管理出来なくなります。
わりと近隣にいて会って操作する事が難しくないならクリアできるとも考えます。

アカ譲渡などはやめておきましょう。
退職したりメンバーから除外するなら、アカウントを削除するか共有から外せば済む事です。
新規メンバーには新規アカウントのが良いと思います。
何かしらの連絡は救済用のメルアドに飛んできますが、登録できるアカウント数に上限があったはずです。
全てのアカウントを１つのスマホに登録すると新端末でのログイン時に確認通知が飛んできます。
けど１０個も登録したらスマホがクソ重くなります。
以上、参考までに

No.1 回答者： て2くん 回答日時： 2019/08/24 01:30

法人で、複数人で利用を想定なら、G Suiteを利用するのがよいでしょう。

G Suiteでチームドライブを利用すれば、権限なりの設定や共有ドライブとして利用出来るみたいですので。

Google Driveは、共有ドライブとしては利用出来ないで、1度ダウンロードなりして利用しなければならない。

個人向けのGoogle Driveは、追加容量を購入するって有料のものがありますが、法人向けのサービスであるG Suiteは、有料のみですけどもね。