中小企業ですが、社員数人で管理する顧客のデータベースはどうされていますか？

会社に顧客全体のデータベースがありません。
商品名、名前、住所、電話番号、契約日、期間、終了日　とか簡単なものです。

各々のPCで担当する人は個人的なデータとして残っていますが、いつも上書きなので契約が終わった人は全く分かりません。せめて一台のPCに統一して入れようとしても、人それぞれ入力方法も違い、日付一つでも西暦や和暦などで違い、独自の表記方法にしています。

しかもこれが十年以上続いているのです。
もともとリーダーのいない職場で、他の人の業務には関心がないため起きた出来事でもありますが、長年やって来たので大して問題は無いと思っていたのですが、社員からデータベースは必要と言います。

どうして必要なんでしょうかね・・・
小さな職場でも必要でしょうか？

No.1 ベストアンサー 回答者： asato87 回答日時： 2022/05/19 15:52

職場が小さいか大きいかは関係ありません。

スーパーや八百屋と同じで、一度取引（買い物）した人に新商品を案内するとかアフターサービスを会社としてトータル管理して行うなど
何もアプローチしないなら会社として顧客名簿は無くても困りませんから。
担当者がそれぞれ管理して問い合わせも属人的にやれば良い訳です。
でも社員さんはそれでは会社（の業容）が大きくならないので、もっと売上につなげるためとか、サービス向上とか、
マーケティングに力を入れるなどしないと良くない、顧客管理が属人的では効率が悪く、その社員がいないと進まない、
各社員に任せっぱなしでは個人情報の漏洩の危険性もあるなど問題があると考えたのでしょう。
でも会社で顧客管理してデータベース作ると個人情報保護法の規制を受けることになり管理負担は増すでしょう。
そのかわり顧客の個人情報の漏洩防止にもなるし情報を活用して売上を伸ばすことにもつながります。
そこをどう考えるかです。
リピートは客が勝手にやってくれるからいいやと思うのも、もっと売上に貢献することをやると考えるのも自由です。
今は各人がそれぞれ適当に顧客情報を格納しているだけなら個人情報保護法の適用もなさそうですが、
顧客情報が漏洩したり社員が盗む危険もありますので、その辺よく考えた方が良いでしょうね。

No.4 回答者： ben0514 回答日時： 2022/05/19 16:14

社員独自管理ですと、会社の顧客なのか、社員の顧客なのかわからなくなります。

当然会社の顧客なわけですから、退職したら在籍して椅子他の社員へ引き継ぎも必要でしょう。
顧客からも、引き継がれていなければ不平不満がでて、他の取引先へ行かれてしまうでしょう。

私の会社は零細企業です。
基本エクセル管理で、様式などが変わったとしても、必要な情報は似通っています。
抽出したりするのは比較的容易です。
また、顧客台帳ほどのものではありませんが、会社としては年賀状や暑中見舞いなどを定期的な案内や挨拶をお送りするうえで、年賀超作成ソフトでも顧客を管理しています。
基本編集は個々で行い、最終的には総務管理となります。
そうすることで取引内容の把握までいかずとも取引先一覧などの作成は可能になります。

会社が求める台帳のようなものをエクセル等で作成し、各担当者がそれに入れ込むのが大事でしょう。
まずは現時点での取引のあるところから行い、取引のないところは以前の個々資料を保管するイメージで、総務や営業事務でカバーするしかないかと思います。

営業には営業経費が発生していますし、取引先との信頼関係は会社の名で構築していることが前提です。
私の知る会社では、いくら担当だからといって、転職先や企業の際に顧客を持ち出す（他者名で営業をかける）行為を禁止し、誓約書を交わさせているところもあります。

営業の方で勘違いしやすいのは、売り上げを計上しているという過剰な自身です。しかし、売上の上がる機会を作っても、会社が仕入をしたりその他諸経費をかけて商品やサービスの提供を他の部門が行うことで、取引が成立しているのです。そういった実績があるのに、窓口担当の営業が持ち出したのであれば、おかしな話になってしまうのです。

名刺交換で得た名刺などを会社が回収するということも当然な話です。
ただ、退職のあいさつや取引先が希望しての退職者の次の会社での取引を希望する場合もあり、区別がつかないこともあるので、絶対的なものではないかと思います。
ただ知り合いの会社は、顧客の持出した退職者を相手に裁判をして勝訴しています。賠償金の支払い等をさせたようです。

小さいからなおさらなところがあるかと思います。
しかし小さいからこそ、大企業ほどの情報がないので、専用ソフトなどのどうにゅで高額経費をかけず、安価な顧客管理ソフトやエクセル、手書きなどでもありでしょう。

私の会社では、会計ソフトで継続的な取引先については、売掛金計上を必ずするようにし、売掛金勘定科目の補助科目を取引先ごとに設定しているので、売掛金の得意先元帳を年度単位ではありますが吐きだせるようになっています。

いくつもに管理が分かれているようであっても、筆王な時にぞゆ法収集できるようにしているのです。

別な会社では会計ソフトのメーカーが出している顧客管理と請求見積書作成のソフトを導入しています。ですので取引が成立している物については、そこから情報を検索集約などが可能になっていますね。
こういったものであれば、これから発生する取引すべてについて行うことで、何年化すれば立派な顧客管理となるでしょう。
見込み客などまでは管理しきれませんが、大事なことかと思います。

No.3 回答者： mojitto 回答日時： 2022/05/19 16:00

作ったら作ったで、どうせ入力が面倒とか言い出しそうですね。

結論から言えば、長年その体制で大した問題になっていないのなら不要。

全データ漏洩する可能性を負ってまで、労力を使ってわざわざ作るものではない。
必要というからには、リスクを越えるメリットの提示、リスク軽減方法の提示が必要。

むしろデータが各担当者に紐づいている今の方が、安全ではないかとすら思えます。

No.2 回答者： lv4u 回答日時： 2022/05/19 15:54

＞＞小さな職場でも必要でしょうか？

「それぞれの社員が扱う情報を、他の社員と共有する必要も参照する必要もないし、過去の情報も見ることがない」というのであれば、データベースは不要です。
ただ、ある社員が退職したとき、その方が扱っていた情報を知る必要が出るかもしれません。
そういうケースを考えると、小さな職場でもデータベースはあったほうがいいと思います。

ただ、最近はクラウドのシステムが増えていますので、昔のように自社のＰＣにデータベースを作らないでも良い時代になっています。