パソコンでの書記・サポート

Question

今度、討論会の副議長・書記を務めることになりました。作業内容は、パソコンを使って議長をサポートする・議事録を作る、です。
自分の予想としては、議事録を取りながら、必要なデータを表示したり、会議の論点がズレたり・熱くなりすぎたりしないようストッパーになる、という仕事になると思っています。主に、議事録の取り方・パソコンの現場での使い方・会議の進め方について、教えてください。そのほか、準備しておいたほうがいいことなど、アドバイスを頂けたら嬉しく思います。
宜しくお願いします。

WillDesignWorks · Accepted Answer

議事録をタイプしながら議長役はムリです。タイプだけであっぷあっぷのはず。議事進行と記録係は分けましょう。

二つやる場合は、コピーボードを使って、発言や結論を筆記しながら進行すると何とかなると思います。ボードのコピーをあとでパソコンで清書するか、あるいはそのままスキャナにかけて議事録として使えるよう「読める字で」筆記します。
またこの場合はブレインストーミング形式じゃなくて、必ず進行役の発言許可をもらわないと発言出来ませんよ、と会議冒頭で申し渡しておきましょう。
会議の目的・主旨（経緯など）・進行形式・進行係・開催者・配布物・持参するもの・結論が出なかった場合だれが結論を出すのか、を明記して会議開催通知を出しておきましょう。

司会や進行係は舵取りの重要な役です。
難航しそうな会議では、予め意見を聞き取っておくとか、年長の参加者などに協力（会議が行き詰まったり紛糾した時にサポートしてもらう）を頼んでおくとか、「進行のシナリオ」を考えておくといいかも。

yu-taro · Answer

こんにちは。

　討論会では議論が盛り上がり言い合いになることも考えられます。

　副議長と書記は分けて、書記の業務に専念させるべきです。そうしないと、議長のサポートと書記の兼務は難しいです。正式な会議では必ず分けています。

　それと、議論を聞きながらパソコンでの入力は意外と難しいもので、慣れないと大事な要点を落としてしまう恐れもあります。
　議事録の場合は、速記記録方式とは違いますので一字一句までタイピングする必要はありません。

　念のため、テープレコーダーの録音機器を用意して討論会をすべて録音してください。
　議事録作成は後から聞きなおして、要点をリライトすることができます。

　あと、討論会という性格上、結論を出す必要があるのかどうかですが、結論を出す必要がないと、ずるずると変な方向に行ってしまいます。
　発言の声の大きい者の独壇場になりかねないので、偏った考え方ではなく、事前にある程度予測される方向でまとめることも必要です。

パソコンでの書記・サポート

議事録をタイプしながら議長役はムリです。

こんにちは。

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