管理組合・議案書内の理事長の挨拶文書作成にについて

分譲マンション管理組合・副理事長を努めてます。
任期終了にあたり、困った点がある為、質問させて頂きました。

任期終了時の最後に行う定期総会の議案書に、理事長の挨拶文章を添付しなければなりません。
理事長いわく、84歳のご高齢で知能が低く理事長の挨拶文章等100％作成出来ません。

よって、副理事長の私が理事長の変わりに作成しなければなりませんが、ビジネス文書に近い形式上の文章は、あまり得意では有りません。

管理組合業務の一年間のザッとした流れを記載する訳ですが、過去の議案書の理事長挨拶文は参考にはなりますが、文章の作り方を、あまり真似てばかりいると、見る人が見ればすぐに分かりますから困ってます。

① 理事長の挨拶文は、全く無知ですが手っ取り早く、修飾語で作成するにはどうすれば宜しいでしょうか？

②ネット内で、参考になるサイトは有りますか？

初めての経験で、何を参考にし作成して良いか分かりません。

文書作成についてコツ等参考になるものがあれば、教えて頂きたく思います。

ご回答宜しくお願い致します。

No.2 ベストアンサー 回答者： マンション管理士資格者 回答日時： 2023/03/26 14:07

(神経質になり過ぎないで)

(1)過去からの管理組合のﾏﾝｼｮﾝ管理業務の実施してきた管理業務を→要約した推移を整理して説明
(2)前年度の理事会が実施してきた
①単年度の管理業務実施内容
②前年度理事会業務の課題と
今期の課題(説明)
③今期単年度の(管理費予算に基づく)→▼日常的補修工事内容と
▼(長期修繕計画書に基づく)補修工事内容
⬛これを記載するだけでも)とても長い理事長の挨拶文章に→なってしまいますでしよ❗
【要は】
貴方のﾏﾝｼｮﾝ管理業務の)
①これ迄の課題･改善した業務内容や
②昨年度の管理業務の課題や改善内容は→前年度挨拶に記載されており→それを貴方方の新な新役員が整理するだけ＋(それを受けて)▼新年度の管理業務計画(予定業務)を記載するだけですよ‼️
⬛難し,考えず→①昨年度前からの業務と課題 ②(引継ぎ業務を含め)新年度の業務計画内容を→記載すれば、良いだけでしょ‼️
⬛そんなに難しく,思慮しないで)
数年前からの貴方のﾏﾝｼｮﾝの管理業務の実施推移と課題と今後の改善業務等を→過去の管理業務の実績内容等を→理事会･定期総会の議事録を→数回読めば→理解できるはずですよ‼️
数年間前からの二つの議事録を→確認して→これからのﾏﾝｼｮﾝ管理業務と理事会の課題を→把握するだけでしょう‼️
⬛何も課題がゼロのﾏﾝｼｮﾝ管理組合は→ないはず‼️
⬛シッカリと)過去の管理組合(理事会)活動推移と課題を→把握･理解しなくて→理事長の挨拶文章は書けませんよ‼️
(頑張って下さい)
⬛整理され次第に)他のシッカリした他の理事に→貴方が作成した理事長挨拶文章を→精査を依頼して→修正されれば、大丈夫ではないですか❗
▼因みに)重箱をつつく揚げ足取りの方が批判すれば→(貴方がﾏﾝｼｮﾝ管理業務の基本を学習して)理論武装して→(感情的ならないで)丁寧に、冷静に大いに議論すれば良いのです‼️

この回答へのお礼

ご回答頂き有り難うございます。
教えて頂いた事を参考に、議案書を引っ張り出して作成したいと思います！！
任期終了まで、後1回の理事会と定期総会のみです。不慣れなもので回答者さまに、色々教えて頂きとても助かりました。感謝致します。

お礼日時：2023/03/26 23:15

No.1 回答者： キノエダ 回答日時： 2023/03/26 03:51

今までの真似た方がいいです。

誰も気にしません。無くてもいいです。多くの組合員は、開催日と議題にしか関心ありません。

この回答へのお礼

ご回答頂き有り難うございます。

ご意見頂いたように、多くの方は議案書の理事長挨拶文に集中しあら探しはしませんが、中には重箱のスミつつきもいる為、完璧とはいかないまでも、ある程度は形になるものを作成しなければなりません。
暇なクレーマー気質の老害爺さんもいますので・・・。

ですが、やはり文体は歴代の同じスタイルでアレンジ踏まえて、記載する方向が無難ですかね！？

お礼日時：2023/03/26 11:49