パーティ開催に伴う会費徴収方法について

回避の徴収方法についてご質問があります。

以前70人近くの知り合いや友達を誘ってパーティを行いました。事前準備や打ち合わせなど試行錯誤をしたのですが、当日お金の処理で問題が出ました。
二重払いが発生したり、払わずに参加したり、他にもパーティスタッフによる会費立替などによる混乱などです。

また、パーティ受付とお金の処理を同時に行っていたため、思ったより時間がかかりパーティの開始が遅れてしまいました。その結果、その後にやりたかった企画が時間の関係で出来なかったという事もありました。

5月の中旬にもまた予定をしているのですが、前回の教訓から「当日の会計処理は無し」を予定しています。しかし、この場合他にどういった会費の徴収方法があるのか疑問です。

何か良い徴収方法はありますでしょうか。

No.3 回答者： ayakacchi 回答日時： 2006/03/08 09:56

パーティー券発行と振込みの２本立てというのはいかがでしょう。

＜パーティー券購入者＞
前もってパーティー券を買っていただきます。（現金引換え）
購入者専用名簿を作っておき、当日はパーティー券を持ってきていただき回収し、名簿にチェックして受付完了。
＜振込み者＞
パーティー券を手渡せない方は、振り込んでいただく（郵便局のほうが、振り込み手数料が安い）。
振込み者専用名簿を作っておき、当日は名簿チェックして受付完了。

受付は、＜パーティー券購入者＞＜振込み者＞の二つ作って役割分担したほうが早いですね。

当日受付徴収でも、受付窓口を増やせば、７０人くらいなら大丈夫かと思いますが・・・？
受付は一気に集中しますから、この方はこの窓口と受付を分けて、名簿を作成することがポイントになると思います。
例えば：(1)の窓口＝ア行～サ行/(2)の窓口＝タ行～ハ行/(3)の窓口＝ナ行～ワ行　みたいに、受付区分をします。
受付でお名前を聞き、山田さんなら(3)の受付にご案内する訳です。

この場合、予め領収書を作っておき、来た方にお渡しし名簿チェックも行えば、ダブルの確認になります。
領収書の残っている方は、まだご来場になっていない方と、分かりやすくもありますね。

ご参考になれば宜しいのですが。

No.2 回答者： iitiko 回答日時： 2006/03/07 11:45

受付時間・人数をもう少し余裕をもって、設定する。

（受付の役割分担もきちんと振り分けておくのも大事）
会費チェックが怠っていたから起きたトラブルですよね。どのようにされていたのか分からないのですが、領収書（会員の名前・金額を記入しておく）を発行したり、スタッフの立替等の処理は事前にできる事なのでは？と思います。
きちんと受付できる人に、きちんとお名前と会費と領収書をチェックしてもらえれば、少なくとも二重払いが発生したりしないと思います。
払わない人も、事前に領収書を用意していますから、残っていれば払っていないという事ですね。
スタッフも立替えてる人の領収書を持っていますから、自分で確認できます。（もちろんチェックする名簿にも、スタッフ立替の記録をする）

事前に、振込みや現金書留等で集める方法もあると思います。
この場合でも、きちんと確認は必要ですね。
（例えば、１人で何人分かの会費を集めて振り込んだりする人がいる場合もあると思います。）
この場合でも、チェックできる名簿や表が必要になると思います。
また当日までに、必ず会費を集め終わっておく事も大事です。（トラブルが起きないように、原則として当日の会費集めはしないようにする）

No.1 回答者： tata358 回答日時： 2006/03/07 02:58

郵便局で振替口座を作られてはいかがでしょうか。

ぱるるとは異なり、口座番号が０から始まる口座です。
相手の方もこの口座を持っているとすると、１万円以下の会費に対する振込み料金は１５円で済みます。
相手の方が０で始まる口座を持っていなかったとしても、郵便局の機械を使えば手数料はたったの６０円。
窓口でお願いしても７０円。
「時間を大切に使うため」とすれば、みなさん抵抗なく受け入れてくださるのではないでしょうか。

あとは当日の受付窓口を増やす、会費徴収時間として前３０分ほど時間を設ける、などでしょうね。
成功をお祈りしています。