会社の書類に押す社版と代表者印の区別

こんにちは、
いつも色々質問させて頂いてありがとうございます。
今日は　基本的なことが知りたくて質問をしました。

題名の通りなのですが、
会社が社名、代表者名、住所を変更します。
各取引先への通知文を各部署ごとに作成しているのですが
通知文は通常のビジネスレターの形で右上に新しい会社名、代表者名を
記載して、文面として変更事項を記載して　発送する形です。

この　右上の社名、代表者名のところに社版と代表者印のどちらを押すか、
あるいは両方押すのかで　色々もめています・・・。
実は合併したばかりの会社なので　元別々の会社で手続き上で「○○を注意してください」と何かにつけてお互いを非難することが多くて
間に入って困惑することが多いのですが

私の会社側の方では　以前代表者が変わった際に（その時点では
私は在籍していなかったのですが）
部署でレターを作って「社版のみ」を会社側が押印し
提出したコピーが残っています。

ところがもう一方の合併した会社の総務の人からは

レターの右上に　会社の住所まで記載して発送する場合には社版も
押しますが　「会社名と代表者名のみ」を右上に記載している時には
代表者印だけで送付するものですので　今回は社版も押しますが
今後は注意してください　　と怒られてしまいました。

なんだかどちらのことが正しいのか分かりません。
またこういったレターの場合、押印の優先順位はどちらなのでしょうか？

No.2 回答者： phj 回答日時： 2007/02/20 11:18

請求書や見積書などは、基本的に社版のみを押して通用します。

弊社の例ですが、
レターに代表者名があるときは、代表印と社版
レターに代表者名が無い場合は、社版のみで統一しています。

しかし
＞「会社名と代表者名のみ」を右上に記載している時には
代表者印だけで送付するもの
というのも、特殊ですがありえます。
たとえば会社が同業組合などに参加しており、代表が理事などを勤めている場合には、会社名・代表名と代表印のみで、社版は押しません。
これは組合所属会社名（参加資格）と個人名を明示するためのものですから、社版はいらないのです。

優先順位としては、代表名が必要な場合は必ず代表印が必要だということです。この場合、代表印があれば社版は要りません。
ただ、代表名が必要でない領収書や見積書などまで、代表印を押すのはお勧めできません。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。

詳しくケースごとにご説明頂いてよくわかりました！
今回のケースだけでなくて今後色々なときに参考になると思います。

勉強になりました
ありがとうございました。

お礼日時：2007/02/20 12:46

No.1 回答者： 326june2 回答日時： 2007/02/20 10:46

会社で色々なやり方があると思いますが、基本的には代表社員は印鑑登録が行われている印ですので、むやみやたらに押すべきではないと思います。

　普通は角印(社印)で十分だと思います。　社長名で書類を出すときは難しいと思いますが、登録印は押すべきではないと思います。　この場合は特別に社長印を作っておいたらよいのではないかと思います。　
どの印を押すというのは、特別な決まりはないと思います。　だから会社間でズレが出てくるのだと思います。　一度話し合ったほうが良いかもしれませんね。

この回答へのお礼

早速の回答ありがとうございました。

　　　　　　　　　　　　　　　　　なるほどそうですね！↓
＞登録印は押すべきではないと思います。　この場合は特別に社長印を作っておいたらよいのではないかと思います。　

アドバイスいただいたことをもとに提案（話し合い）してみたいと
思います！（このままでは板ばさみで苦しいですので・・）
＞一度話し合ったほうが良いかもしれませんね。
ありがとうございました！

お礼日時：2007/02/20 12:44