議事録

最近転職してお客さん先に同行し、会議に参加してます。
で会議の議事録を取るのですが、これが上手くいきません。

周りの会話のスピードが速く、追いつけないし
内容も難しくて・・

とりあえず聞いたことは全て控えてますが、
帰社しての議事録の取りまとめも、これではうまくいかず
同行した上司に聞いても「考えて」と教えてくれません。
「内容が一致するまで帰るな」と言われ、ストレス的に
厳しい毎日です。


良く考えたら経歴上、今まで議事録など取ったことがありませんでした。
どうすれば上手くヒアリングし、記述できるようになるでしょうか？。

アドバイスお願いします。

No.3 ベストアンサー 回答者： dan7 回答日時： 2007/03/09 11:43

会社によって議事録は千差万別なので、極端な２通りのアドバイスをします。

役所の議事録
インターネットで公開されている、中央官庁や自治体の諮問委員会などの議事録がこれに当ります。　発言内容をほぼそのまま記録します。　速記能力かICレコーダーが無いと無理でしょう。　これは当てはまりませんよね。

普通の会議の議事録
まず、あなたの上司と相談して、議事録の形式（フォーマット）を決める事を薦めします。　企業によっては既に指定されている事もありますよね。

通常議事録は、
１．テーマ
２．日時場所、参加者
３．決定・確認事項（普通は箇条書き）
４．補足（主な発言、反対意見の備忘）
５．保留事項（普通は箇条書き）

だと、思います。

議事録は、会議の招集案内と、会議で使った資料を一緒に残すのが普通でしょうから、それ程ダラダラと書く必要はなく。　決定・確認事項（期限明記）と保留事項だけで良いとされる場合もあるようです。　

上司の好み、会社の文化もあるでしょうから、これを機会に、定型化してしまう事をお勧めします。

No.2 回答者： vaio09 回答日時： 2007/03/09 11:22

会議内容を「口語」で記録するのは止めましょう。

また、一字一句正確に記録するものダメです。
会議中は雑談などもありますから、そんなのは無視しましょう。

1)会議中に出てきたキーワードを箇条書きにする
2)話の流れが転調したポイントを記録する
3)相手に判断を仰いだ点、およびその回答を記録する
4)課題、次回への宿題など、次に繋がる情報を記録する

できれば事前にシナリオやヒアリングシートを作成しておくと良いです。今日
話すべき内容、相手から聞き出したい情報、そして次回への「つなぎ」を作る
ため、意図的に宿題を出します。相手から宿題を言わせるためには、誘導尋問
というテクニックが必要になりますが...。異性との付き合いと同じですね。

No.1 回答者： kadakun1 回答日時： 2007/03/09 11:03

問題ないようでしたら、ＩＣレコーダーの利用をお勧めします。

最近は性能が良く価格も手ごろですよ。

不可能なら。。。慣れでしょう。