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社内の様々な報告書とか申請書の承認のはんこをやめてシステム化をしようと検討している者です。
こうした書類には印鑑が必ずと言っていいほど必要になっているのですが、電子的に処理できればもっとスムーズに、確実に書類が動くのではと考え、承認フローをシステム化しようとしています。
ところが検討を始めてすぐに、「この書類ははんこが無いとまずい」「電子承認では信用できない」といった意見が上がり、いきなりとん挫しそうな状況です。
社内の文書でははんこをやめて電子的に処理しようという取り組みは、世の中ではとっくにやられているとは思うのですが、上に挙げたような意見に打ち勝つためにはどうすればよいのかをお教えいただけないでしょうか?
またはんこが必要な社内文書のようなものがありましたらあわせてお願いいたします。社内文書ではあっても監査の対象になるような文書はやはりはんこがないとまずいのでしょうか?法律との関係も気になります。
よろしくお願いします。

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A 回答 (1件)

私の会社では、LOTUSNOTESを利用して社内稟議


を電子化しました。
NOTES利用にあたり、予め個人毎にIDを渡して
いますので、「自分以外が承認できない」ことをきちんと
説明して、納得してもらいました。
ただ、ワークフロー自体を構築するのは大変でした。

捺印の必要性については、企業内で1つ1つ精査する必要
があり、主管部局からの告知が必要だと思います。

電子承認は信用できないということについては、面倒
ですが、システム部門がきちんと説明してあげることが
大切です。

法律との問題については、ちょっと判りません。
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