受付嬢です・・・

４月からとあるビルでの受付嬢として働いております。
業務の中で、ビル内にある貸出し会議室などの予約・案内も受けております。
先週の金曜日に会議室の予約を受けました。
そのお客様が月曜日に見学をしたいと県外から来る予定になっているのですが・・・
ミスをしてしまいました！！！！

月曜日、利用者がおり、見学が出来るお部屋ではないのに見学出来るとご案内してしまったのです・・・
ほぼ同じ大きさのお部屋で見学可能なお部屋はあるのですが・・
見たいお部屋が塞がっています。泣
明日、朝一でお電話をするのですが
どういった感じにご連絡すればよいかと悩んでおります。
まだ綺麗な敬語も話せないのでどなたか良いアドバイスをお願いします！

No.3 ベストアンサー 回答者： 17424671 回答日時： 2008/04/13 21:31

NO2です。

上司に報告されたという事であれば、月曜の利用者と見学者の時間帯がバッチリ重なってると言う事ですよね。。少しでも時間差があればね、サラっと部屋だけみせて、説明は同等の部屋を使う事が出来るんでしょうが。。

ホテルの宴会場や客室でも、たまにある事ですよ！
その場合は案外、別室でも「あぁそうなの！」で終わります。
でも、しっかり丁寧にお詫びして（あなたの話せる範囲で良いですよ^^;）同等程度と対象の部屋の差があれば、そこの説明もしっかりと！
ただ、お客様によっては上司を（ペイペイだとナメてるのか？と言い出す人居るんですよ^^;）出さないと納得しない事だってありますので、できれば居てほしいですね。

接客って、こんな事の連続で覚えるしかないし皆通る道です！

その方に連絡ですが朝、その人は直行で来られると思うので、会社の方に連絡して取って貰い了承を得て、その方の携帯へ電話するしかないでしょうね^^;

電話相手には「朝早く、お忙しい時間に大変失礼致します」は忘れないでね！
あとは、マニュアルあればなぁ。。って先輩何してるの？って感じですね^^;

この回答へのお礼

勉強と思って頑張って対応します＞＿＜；
同等程度のお部屋が空いていたのが救いでした・・
明日、連絡を取ってみます！！
本当にありがとうございました！！！！

お礼日時：2008/04/13 21:49

No.2 回答者： 17424671 回答日時： 2008/04/13 20:43

月曜日の対象の会議室の利用時間は何時から何時までですか？

それから上司に報告はしましたか？
勝手に対応してはいけませんよ！

月曜日の見学の件ですが、ちゃんと空いてる同等の広さの会議室に
現時点で追加の予約は入っていませんか？
きっと、同等の広さの部屋であれば事の成り行きを説明すれば了承して頂けると思いますが、ひたすら「申し訳ございません」よりは、しっかり、あなた方のミスを説明して下さい。そして出来る限りの対応の姿勢を見せて下さい。

まっ朝一番に連絡とれるのかは難しいですが。。
緊急連絡先とか聞いてないのでしょうか？

この回答への補足

お客様は１０時半～１１時までの間にいらっしゃる予定です＞＿＜
上司には報告して、最悪同じほぼ大きさのお部屋を参考に見てもらおうということになりました。
そのお部屋の利用はありません！

携帯番号を聞いておけば良かったのに会社の連絡先しか聞いておりませんでした・・・

補足日時：2008/04/13 21:06

No.1 回答者： ayaya-san 回答日時： 2008/04/13 20:25

朝一に連絡しましょう。

まことに申し訳ございません。わたくしの手違いから本日の見学のお部屋の利用者がおられ、ご見学は、ほぼ同じ大きさのお部屋でしたら、ご覧になられるのは、可能ですが。。。とお相手のご都合を伺うと同時に、真摯に謝りましょう。
時間の変更で見学が出来るなら、そのことも確かめて、遠方の方ならもう、出発されているかも知れませんから、必ず連絡を取りましょう。

あなたの気持ちが伝わるように、お話になられたら、お相手はわかってくださいますよ。

この回答へのお礼

お返事ありがとうございます。
最悪、別なお部屋を参考としてご案内しようと思います＞＿＜
きっと直行でいらっしゃると予想されるので。。。
誠意を見せます！
ありがとうございます！

お礼日時：2008/04/13 21:45