会社で郵便物の仕分けを素早くやるコツはありますか？

私は今年の4月に、ある会社に入社しました。

職種は事務で、朝と昼に会社のポストに郵便物を取りに行きその仕分けを任されているのですが・・・
時間がかかり過ぎてしまっています・・・

うちの会社では各社員に、取引会社別の４～５桁の数字やアルファベットのコードが割り振られており、まずそれを覚えきれていないことが最大の要因なのですが、それ以前に私の要領が悪い気がします。
ですがどうしたらよいのか分からず・・・

全員の郵便物を机に広げるのは絶対に不可能だし、かといって重ねておくと何が何やら分からなくなるし、一つの封筒の中に色々な担当者のものが混ざっていることも多々あり、しかもコードでしか担当者が判別できないので本当に訳が分からなくなる時があります。

事務の皆さんはどうしているのでしょうか？
下らない質問かもしれませんが私にとっては切実な問題なので、教えて頂けると嬉しいです。

No.1 ベストアンサー 回答者： ka28mi 回答日時： 2012/05/19 00:38

４０過ぎの会社員です。

各種コードを全部覚えるというのは、無理がありませんか？それとも、覚えられる程度の量なのでしょうか？
「私、仕事が遅いから」とか「頭が悪くて」とか仰る方の中には、あなたの理想とするような事ができる方は万人に一人ですよ、と言いたくなるようなレベルを望む方がいらっしゃいますが、質問者様も、そんな無理なレベルを求めてしまっていないでしょうか？

また、一度に最終的な段階まで進めようとしていませんか？
何段階かに分けてする方が効率的ですよ。慣れれば、ステップを省略していけばいいのです。


ご質問の内容をイメージしているだけですので、それでは無理と思われるかもしれませんが、私なりの提案です。

まず百均などで、伸縮するタイプのブックエンドを買ってきます。５つか６つくらいに、封筒や書類を立てて仕分けができるようにするためです。

郵便物が届けば、まず、同じくらいのサイズ別に封筒を仕分けします。この時に、向きも揃えます。
これは、同じサイズで、同じ方を向いている方が、後の作業効率が上がるからです。

次に封を開けていきます。
開けると同時に、コードを見て、最初に用意したブックエンドに立てていきます。
５つや６つでは、分けきれないとお思いでしょうが、この時点で全部を分ける必要はありません。数字始まり、アルファベット始まり、コード不明、の最低３つに分けましょう。
数字が４以下で始まるもの、５以上で始まるものとしても良いと思います。
この時点では、３～６くらいのグループに分けることに専念します。
なぜ、３～６かと言いますと、個人差がありますが、一目で位置が判断できるからです。１０以上あったりすると、右から４つ目とか言ったら数えないといけないでしょう？それは効率が落ちます。

開封が終わったら、コード順に並べていきます。
この時、既に大きなグループごとに分けてありますが、もし、まだ分けるのが細か過ぎて困るようなら、適度に、いくつかのグループに分けていくことを間に挟んでください。
トランプを並べる時に５２枚をばらばらに並べようとはしませんよね。まずは、４つのマークごとに分けて、それから並べ替えるでしょう。もし数種類の違うデザインのトランプが混ざっていたら、デザインで分けてしまってから、それぞれマークで分けてから並べますよね。それと同じです。
ポイントは「悩まないで分けられるレベル」です。
手間なように感じられると思いますが、悩んで遅いよりも、さっさと分けられる方が早いんです。

郵便物をすべて分け終わったら、コード不明の郵便物にコードを付けたり、宛先候補をつける作業をします。
手元に、コードの一覧表は持っていますよね？
これも、候補のコード順に並べます。複数の候補がある場合は、全部書いたうえで、コードが小さい方へ並べます。

これで終わりです。
コード順に並んだ宛先のはっきりしたものと、宛先不明だけれど候補があるものになっています。
コード順に、宛先へ届けながら、宛先不明のものを確認していけば終わりです。

色々な方法を試してみてください。
そのうえで、質問者さまがミスを少なく早くできる方法を選べば良いと思いますよ。
頑張ってくださいね。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。

たしかに、全てのコードを覚えるのは私も無理だと思うんです。
私の部署は15人しかいませんが、取引先ごとにコードが変わるので15人×約12～20社　を覚えるなんて…
と思います。

でも、叩き上げでバリバリ営業をしてきたという方が私のすぐあとに中途入社してきて、その方に「たかが郵便物の仕分けに何でそんなに時間かけてるの！？」といつも怒られてしまうのでどんどん自信が無くなってきてしまって…

おまけに当たり前かもしれませんが、取引先によってコードが書いてある場所もバラバラ、同じ会社でも書類によって書いてある場所もバラバラ、紙のサイズもバラバラ、担当者のコードが書いてあっても担当者に渡さずにファイリングする必要のあるものも…
なんて状態で；

あんたもやってみろよ！
って言いたくなるのですが、たしかにその方は仕事はものすごくできるので何も言い返せず…

ブックエンドを買ってやってみるというのも一つの手かもしれませんね。
１００均で買えるし、一度試してみようと思います＾＾

お礼日時：2012/05/19 11:57

No.2 回答者： ka28mi 回答日時： 2012/05/22 00:15

No.１で回答した者です。

＞取引先によって、コードが書いてある場所もバラバラ、書類によって書いてある場所もバラバラ、紙のサイズもバラバラ、担当者に渡さずにファイリングする必要があるものも

問題点は、分かってらっしゃるわけですよね。
じゃあ、一つずつクリアしていってみませんか？
サイズがバラバラなのは、私も色々と苦労をするので、最初にサイズで揃えるのをご提案しましたが、
書いている場所がバラバラなのは、マーカーなり鉛筆なりで印をつけることができると楽です。一度、関係の方に提案してみる値打ちはありますよ。

コードの場所をチェックするなら、とにかく最初は開封して、開封したものを山にします。
次に、マーカーなり鉛筆なりでコードの場所をチェックしながら、最初の仕分けを行うわけです。


＞あんたもやってみろよ！って言いたくなるのですが、
言ってみるのも一手かもしれませんよ。
「あんたもやってみろ」ではありませんけれど、「こーゆーのが悩みの種というか、時間を喰う原因なんですよね、何かいい方法をご存じないですか？」と具体的に投げちゃうわけです。

私自身も今の課題なんですが、頼み上手と頼みベタ、引き受け上手と引き受けベタってありませんか？
なんでも他人に押し付けるようなのは論外ですが、相手と自分の適性や力量をうまく判断して、より効果的に、そして互いが成長できるように、その時の仕事がスムーズに回るように、うまく仕事を相手に渡せる人や、相手の仕事を引き取ってあげる人って、すごいなぁと思います。
少なくとも、その中途入社の方は、仕事はできるのかもしれませんが、他人を育てるのは下手ですよね。怒るだけなら、どんな人にでもできますから。

質問者さまが、相談を投げかけた時に、一緒になって具体的な案を考えてくれるなら仕事上は信頼できるでしょう。
効果的な方法を教えてもらえるにせよ、どうしたって時間がかかる作業だという結論になってしまうにせよ、質問者さまのストレスは減りませんか？

「そんなことも分からないの」というような発言だけをするようなら、助け合える人ではありませんから、そのつもりで接する必要があります。
できれば、そんな人でないことを祈ります。