複雑なコピーの取り方（難しい指示）

Question

部内アシスタントの仕事をしており、よくコピーを指示されます。（デスクワーク）

しかし指示をする人によっては、注文がとても細かく複雑で、困っています。
どなたか、複雑なコピー指示を、間違えずにこなす技を教えてください。

たとえば、下記のような指示です。

(1)原紙に付箋が沢山貼ってある場合
⇒「その付箋を剥がしてコピーを取り、コピーを取った後に付箋を元の位置に戻す。」という指示

付箋の貼ってあった位置を記憶するのが難しいです。
（原紙にページ番号など振ってないため付箋を元の位置に戻す手掛かりにできず、付箋の位置の記録用に付箋を貼ったままコピーを取ろうとすると、コピー中に付箋が剥がれてしまうのでそれもできず）

(2)原紙が両面印刷である場合、その中には片面印刷のものも混じっている場合
⇒「ブランクのないように、両面印刷でコピーを取る」という指示

一度「両面⇒片面」で刷り、それらからブランクのものを抜き、さらに「片面⇒両面」でコピーする。
⇒出来上がったコピーの質が粗くなる（特に画像だと綺麗にコピーできない）

上記(1)も(2)も、時間をかければなんとかなりますが、頭も混乱し、ミスしそうです。
なんとか良い方法を見つけたいと思っています。

どなたかコピー取りに慣れている方、よい方法がありましたら教えてください。

よろしくお願い致します。

gisahann · Accepted Answer

仕事の能率は、器械の性能によるところが大きいですね。

・原紙に付箋が沢山貼ってある場合＝一度そのままサンプルを焼いてチェック用に使う。
　貰った原稿の順番はそのサンプルに書けばよい。
　コピー中に付箋が剥がれてしまうので・・・それはコピーの仕方が間違っています。
　（1枚ずつ蓋をあけるようにガラス面に当てがってコピーする方法があるはずです。）

・ブランクのページを詰めてコピーするのは、両面同時コピーが出来なくなるページが
　増えるので、紙代と人件費の駆け引きになりますが、方法論としては一度コピーした用紙を
　差し込み用紙として使う方法があります。＝この場合向きに注意して上下が反対にならないように。

また、2度焼きの物は画質が落ちるのはやむを得ないことです。文章くらいでは気に止めるほどでは
ないと考えます。　出来れば1回目に高級用紙で精細コピーを選択できればいくらかは防止できる
でしょう。

なお、部数（枚数）のある時はソート機能などを使って束ねる時間を節約しましょう。

moon-ikazuki · Answer

まずその場で不明な点などはしつこい位に聞いて頭に入れる事だと思います。
特に悪筆の人が多いからわかったと思っても指示の文章が読めなかったりします。
二度聞きは失礼ですし効率も悪いのでその場で確認しておきましょう。

付箋紙等はそのまま剥がれないように保存すれば良いのでは…
クリアファイルみたいな物でもいいだろうし、厚紙で挟み込むような物もあります。
付箋紙を貼ったまま一旦濃い目に設定してコピーを取ってしまうって手もあります。
これなら剥がれても確認は出来ます。

両面コピーは機種によってはメモリーに備蓄される物もあります。
結構多機能なので普段はあまり使わない知らない機能もあります。
暇な時にでも取説に目を通しておくと良いかと思います。

コピーだけで処理出来ないならPC使うとか逆に切った貼ったのアナログ的処理をする場合もあります。
そこまで要求されているかどうかってのもありますけど。
１番大事なのはどういう資料で何の目的で使うかってのを把握しておくと相手のしたい事が理解しやすくなるかと思います。

たかだかコピーとは言え資料作りは基本中の基本ですから案外大事な業務だったりするのです。
印象は非常に大事ですから。

okteamkazu · Answer

メーカーによって備わってる機能や操作方法が異なるのでまずは使用されている機械の取り扱い説明書を見ながら操作してみてください。それでもうまくできない様でしたらメーカーの人に聞いてみてください。一番は鳴れだと思います。

仕事の能率は、器械の性能によるところが大きいですね。