幼稚園のPTA役員選出のお便り作成で困ってます。

こんにちは。私は今PTAの執行役員をしています。
近々、時期PTA役員の選出かあります。
一昨年は保護者全員を集めての話し合いでしたが、当園では園児数も多いため全員に集まって頂くのは大変なため、昨年より、今まで役員経験のない方々の中からクラス担任の先生に推薦して頂いた方に集まって頂き、話し合いの上役員を選出することになりました。
今年も、園長先生との話し合いの結果、昨年と同様の選出方法になりました。
先生に推薦された方のみにお便りで通知してお集まりいただくのですが、受け取る側にしてみれば突然のことですし、勝手に推薦されたことに不満の方もいると思うのです。
なるべくこころよく選出の話し合いに来ていただくために、「役員選出のお知らせのお便り」を出したいのですが・・・いい文章が浮かびません。
どうか良い文章を教えてください。よろしくお願いします。

No.1 ベストアンサー 回答者： AR159 回答日時： 2013/12/05 11:32

選出方法に問題があるようです。

1.「役員経験のない保護者」の中から
2.「クラス担任が推薦」して
3.推薦された保護者が集まって「話し合いの上で選出」する、ということですね。

・毎回役員経験のない保護者の中だけから次期役員を選ぶことが適当か？
・クラス担任が勝手に候補者の指名をすることが適当か？
・候補者の数と選任される役員の数のバランスは適当か？

本来はこういったことにも配慮が求められます。それが出来ていないから「未経験者の中から順番で無理やり役員を押し付ける」ことに反発が出るのではないですか。

とは言え、既にそのやり方を踏襲するということのようなので、

『（時候挨拶、前置きは省略）
　さて例年通り、○○幼稚園PTAの次期役員を選出することとなりました。役員の選出にあたっては、昨年より幼稚園側が推薦した保護者の方々（役員候補者）にお集まりいただき、話し合いにより○名の役員を互選する方法が採られており、本年も同様の選任方法を採用することとなっております。
　このたび○○様は、幼稚園側の推薦により候補者のおひとりとして選ばれました。つきましては、下記により次期役員選出の協議をおこないと思います。
　年末何かとご多用のところ甚だ恐縮ですが、ぜひご出席いただき次期役員選出にご協力をお願い申し上げます。
　なお当日○○様が欠席された場合でも、役員候補者のお一人として次期役員に選任されることもありますので、念のため申し添えます。
　（結びの文章、省略）

　　　　　　　　　　　記
　　　　　開催日時
　　　　　場所　　　　　　　』

・例年通りの手順であることを強調して、運営への不満を抑える
・欠席すれば役員に選ばれるかもしれないと脅かしておく
・どうしても出席できない人のために、「投票用紙」とか「委任状」を用意すればなお確実でしょう。

この回答へのお礼

早速にご回答いただきありがとうございます。
とても参考になりました!!

お礼日時：2013/12/05 12:07

No.2 回答者： wakamamitu 回答日時： 2013/12/05 12:17

　幼稚園に入園しているお子さんを持つお母さんたちは、『できればやりたくないなぁ』と毎年思っている（反面多少覚悟してる）のですから、どんな形であれ、『キター！！』と思うと思います。

質問者様は、どうでしたでしょうか。

　突然の選出理由が、

園長先生との話し合いの結果、昨年と同様の選出方法になりました＞

　とのことですので、私なら、園長先生からみて是非に是非にという形を前に持ってきちゃいます。ですから、やんわり、「園長先生からのご推薦で」という文言を台頭に持ってくるのが良いと思います。いい意味で、感じが良い、という理由があると思いますし。

今まで役員経験のない方々の中から＞

　回ってこないで済む人もいるようですし、経験というフレーズは入れないほうが良さそうですね。

例えば、

　突然のご連絡、ご多忙な中失礼します。昨年PTAの執行役員を努めておりました○○と申します。園長先生のご推薦で、△△さんをご紹介いただき、お知らせさせて頂きました。突然の形で申し訳ございません。

　という始まりを入れれば、十分なのでは、と思いますよ。あとは、日時のお知らせ、都合が悪かった場合に自分の連絡アドレスを記載し、都合が悪ければご連絡くださいと書いておけば十分な配慮と感じます。相手から日時の指定をさせる事で都合を合わせた感ができると、普通の人なら多少「申し訳ないな」と断りづらくなりますし。
　園長先生という方からの推薦を無視し、なかったことにできる方は、よほど図太いか、何かに（親の介護）多忙に追われすぎている人かと思います。みんな、くじ引きのような感覚に捉えている部分もあります。あとは、質問者様が今回の質問の内容のように、気遣いする方ということを鑑みて、感触の良い人が選ばれている（敢えてやりたくないけど）気がしますから、自分の不快に思わない範囲を基準点にして文章を書けば良いと感じますよ。
　
　

この回答へのお礼

そうなんですよね～。執行役員ともなると大変なのがわかっているので、やりたくない人ばかりです。
私も昨年手紙をもらった時には、「あっ！キタ～!!」って思いました。
園からの推薦を前面に出す形で自分なりに考えてみます。
ご回答ありがとうございました。

お礼日時：2013/12/05 14:09