幼稚園の子の母です。卒園の実行委員をやっており、卒園記念のDVD作成の担当をしております。作成にあた

幼稚園の子の母です。卒園の実行委員をやっており、卒園記念のDVD作成の担当をしております。作成にあたり、子どもの画像・データは、幼稚園の担任教諭が日頃デジカメで撮ってくれているモノを利用します。そのデータを使う旨を了承してもらう為に、年長保護者全員にお手紙・プリントとして配布してください。と、幼稚園側から言われました。どの様な文面にすればいいのか？？初心者でわからないので教えていただきたいです。幼稚園から、配られるお知らせなど参考にしようと、ここ数日考えておりましたが、煮詰まっております。助けて下さい。

No.2 ベストアンサー 回答者： 北のトラさん 回答日時： 2016/06/28 20:52

日付

○○　幼稚園　保護者　各位
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　卒園実行委員会　記念ＤＶＤ作成担当　山田　一郎

　　　　　　園児の映像・画像を卒園DVDに使用することに関して

　急啓　常日頃、当園及びＰＴＡの活動・運営にはご理解と御協力を戴き、誠に有り難うございます。
　　　卒園に際し、ＰＴＡ実行委員会では担当者が、日頃各担当教諭が撮影されている、園内外の園児の画像・映像から
　　卒園記念ＤＶＤを作成するため、作業を準備いたしおります。
　　　つきましては、各位のお子様達と各位の日常の園内外での生活や様子、園実施事業でのお子様・各位の活動の様子の一部が、
　　記念ＤＶＤに転載されることにます。
　　　個人情報（画像・映像）の利用となりますので、事前にお知らせ致しますと共に、利用への同意をお願いいたします。

　　　①　利用目的　　　　　卒園記念ＤＶＤ作成のため。
　　　②　利用する個人情報　担当教諭が撮影した、園児の画像・映像。
　　　③　ＤＶＤ配布先　　　卒園生、園長先生、園、担当教諭等、限定配布。
　　　④　ダビング・編集時の管理・運営　　園外には映像等を持ち出さず、限られた担当者・教諭のみで作業をし
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　個人情報（映像・画像）の漏洩、毀損（毀損）に十二分に配慮する。
　　　⑤　目的外利用は絶対致しません　　　記念ＤＶＤを作成するという目的以外に、映像・画像を複写・転載いたしません。
　　　⑥　守秘義務　　記念ＤＶＤ作成に関与した、担当者・教諭は、作成中に知り得た個人情報及び機微な情報に関して
　　　　　　　　　　　一切他言しないことを誓約すると共に、退任後も守秘義務があることを認識した上で、作業を進めます。

　　上記、各事項をご確認戴き、担当教諭が撮影した園児（各位のお子様）・各位の画像・映像の、卒園記念ＤＶＤへの転載（個人情報の利用）を
　　ご承認戴けますよう、宜しくお願い申し上げます。

　　本件に関し、ご質問・ご意見がある場合、個人情報の利用にご同意戴けない場合は、
　　大変お手数ですか、□□先生まで、ご連絡下さい。

　　また、大変恐縮ではございますが、作業の関係で、○月○日まで不同意のご連絡を戴けない場合、
　　問題ないと判断させて戴き、作業を進めさせて戴きますので、ご理解の程宜しくお願い申し得上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　啓白


　　　①から⑥　以外の文言は、適宜変更して下さい。

　　本来は下二行のような表現・告知ではなく、個人情報利用に関する同意書を同封し、
　　明示的に同意したという書面があるとベストですが、恐らく慣習的に何年か続いていることでしょうから、
　　そのような表現にしました。

　　次年度からは、春先の入園時に、園の方が個人情報利用に関する同意書を取るべきですので、
　　謝恩会の時でも、反省点として、提案されては如何ですか。


　　参考までに。

この回答へのお礼

北のトラさん様。
ご回答、ありがとうございます。

とても参考になる例文、勉強になります。
同意書について、実際作業にとりかかりつつある状態なので、どの様にすれば良いのか？悩んでおりましたので、参考にさせていただきます。

本来であれば、年度はじめにやるべき事だったと、今更ながら思っておりました。
私達は今年で卒園してしまうので、来年度への課題として提案するべき！ですね。

本当にありがとうございました。

お礼日時：2016/06/29 19:54

No.4 回答者： trajaa 回答日時： 2016/06/29 20:07

>私立の幼稚園だからですかね？？

ウチも私立ですが
『言って貰えればお手伝いします』
というスタンスでしたね
まぁそれぞれ独自の流儀があるんでしょうけど

実行委員は一人では無いですよね？
父兄には様々な業種の人が関わっていると思うので、そう言う作業が得意(と言うか仕事)という人もいる
と思うのですよ、声を掛けてアドバイス貰うとかありだと思います


それよりも、同意書をお願いして同意を貰えない家庭はどうします？
そのお子さんがDVDに含まれないようにしなければならないのですよね？

不同意のお子さんが誰で、画像にその子が写っているかどうかは誰が判別するのですか？
それも委員の仕事？先生方の協力が無ければ難しいと思うのですが・・・・

この回答へのお礼

trajaa様。

も、私立の幼稚園に通わせているのですね。
うぅ〜ん。幼稚園によって、になってしまうのですかね？？
ウチも、幼稚園に頼めば、やってくれる事もあるのかも？？実行委員長をやってくれてる方が、私達でやらねば！！的思いが強いのかな？？かも？

幼稚園から言われたのが昨日で、本日が集まりだったので、今回は急ぎで私が作成したのですが。
確かに、本日の集まりでお声かけたら、色々とアドバイス貰えたのかもです。ツイ、先走ってしまいました。

んで！そうなんです！！
本日も、その話になって。
もし？同意されない方が居たら？？どしよ？？って。
みんな、同意するよね？？え？？？って。
人数、多いので。もしかしたら？あり得るかもです。

その時は窓口になってくれてる先生と、実行委員(委員長とDVD担当の私)とで、その保護者の方と話し合い。になるかと。

DVDその物を、いらない。ってなるのか？？
自分の子は映ってなくても、DVDは記念品なので受け取るのか？？

うぅ〜ん。問題点、まだまだありそうです。

お礼日時：2016/06/29 20:20

No.3 回答者： trajaa 回答日時： 2016/06/28 21:06

え？

そう言う作業は、園の仕事でしょ？

この回答へのお礼

trajaa様。
コメント、ありがとうございます。
ね！！私もそう思いました。笑。

謝恩会などを運営するのは、保護者らしく。幼稚園側は、全くタッチしていない。らしいのです。
なので諸々の書類なども、実行委員会で作成・発行しないといけないみたいです。

幼稚園によって、やり方は違うとは思いますが。
ウチの娘の幼稚園では、保護者が企画・運営。先生方は、ご招待。なんですって。
私立の幼稚園だからですかね？？

お礼日時：2016/06/29 19:59

No.1 回答者： hanhangege 回答日時： 2016/06/28 20:27

昨年度やその前までの担当の方などのデータや、文章は残っていませんか？

後は普段、役員などが発行する文章を参考にされては。
たぶん雛型や、過去の分例があるはずです。

もしない場合は

年月日、宛名、発行人名などの書き方は普段配布された役員文書を
元にされてください。たぶん手もとに何かしらあるか
保護者会や役員の人に聞けばなにか手に入ります。

もし自分がそのような案内を書くとしたら…。

文面はまず時候の挨拶が入ります。この辺は調べてアレンジしてください。

それからあとは

さて、早いもので最終学年を迎えるにあたり、卒業記念のDVDの製作を開始する時期となりました
つきましては、園児保護者の皆様に園で撮影された写真データの使用についての
ご了承を確認させていただきたいと思います。

使用される画像
・園行事、保育活動中に先生がたが撮影されたもの
・個人の判別がつく程度のもの
DVDの配布範囲
・各卒園児

ご了承いただける方は下の同意書にご記入の上、○月×日までに担任の先生までご提出ください
また、ご了承いただけない方は次の選択肢について選択の上ご提出ください

お忙しい中ご協力ありがとうございます
良い卒園DVDが作れるよう尽力させていただきます。

・・・・・切り取り線・・・・・・・

クラス　　　　　　　園児名　
保護者名

写真データの卒業DVDへの使用について（同意する・しない）（丸をつけてください）

同意しない、を選ばれた方は
□画像は一切使用を希望しない
□同意しない方のお子様について個人が判別できない処理をすれば使用してもよい

上記にレ点を入れ手下さい

この回答へのお礼

hanhangege様。
早速のご回答、ありがとうございます。
例文、とても参考になります。

今回の事例について今までは、さほど幼稚園側でも問題視していなかったようで、昨年度の資料・議事録には記載していなかったんです。
園児数が多いので、個人情報って事で父兄から意見があったのか？定かではありませんが、今回は幼稚園からの依頼でした。

実行委員から発行している文書がありますので参考にしつつ、今回のご回答もふまえてプリント！作ってみます。

本当に助かりました。ありがとうございます。

お礼日時：2016/06/28 20:47