稟議書など紙で回す方法について

最近総務部に異動になった者です。
自分の会社では、稟議書や出張伺い、慶弔伺いは紙で決裁者に回覧しています。

紙は裸で回すのでなく、以下のようにしています。

・稟議書→プリントアウトした紙を、特注の固定式クリヤーファイルのようなものに格納
　　　　　 （ファイルが厚手になっていて、表紙は無く、合議先と決裁者の印を押す範囲だけ、
　　　　　　穴が開いている）
・出張伺い、慶弔伺い→プリントアウトした紙を、厚紙の台紙にガチャ留め

最近、稟議書を特注のファイルが劣化してきていて、交換を検討しており、
その担当者に任命されてしまいました。
特注のファイルのため、市販の文房具よりもはるかに高く、違う方式に切り替えようと思っています。
皆様の会社では、どうやって回しているか教えていただけないでしょうか。

また、慶弔伺いや出張伺いも、台紙にガチャ留めするのは数が多いと意外に面倒で、
よりいい方法がないかと考えています。
こちらも、皆様の会社でどうしているか教えていただけますと幸いです。

※書類の回覧を電子化することは、前々から部内で検討されていますが、
　 諸事情で見送っています。

どうぞ宜しくお願いいたします。

No.3 ベストアンサー 回答者： yosifuji20 回答日時： 2014/01/16 19:53

私がこれまで経験した会社では、稟議書はバインダーに止めるか、ふつうのクリヤファイルに入れるかです。

各種の届け出は何もつけず裸の書類が回ります。遠くの職場からは封筒に社内回送用の封筒に入れて送られる場合もあります。
稟議書は本体以外に添付書類や図面などがつくのが多いので、どちらにしてもクリヤファイルから取り出すことになります。押印だけ窓を開ける意味が解りません。
届け出の書類は紛失というのはファイルの問題ではなくて書類の取り扱い方法に問題がると思います。私の経験上そういうことはほとんど聞いたことがありません。（上場企業クラスの会社ですが）
決済手順を見直したほうがよいと思いますが。
ということで別注のファイルを使うことは全く不要と思います。

この回答へのお礼

実際に書類を紛失したということは無いみたいですが、
上の勝手なこだわりなのかもしれません。

ご回答いただきありがとうございました。

お礼日時：2014/01/17 10:38

No.2 回答者： watch-lot 回答日時： 2014/01/16 17:35

クリップボードでいいんじゃないですか。

必要ならば、クリアファイルに収納して。

この回答へのお礼

了解しました。ご回答ありがとうございます。

お礼日時：2014/01/17 10:39

No.1 回答者： yokohamahope 回答日時： 2014/01/16 17:16

なぜ裸の紙では駄目なのか、なぜ市販のクリアファイル（穴が無い）では駄目なのかの理由次第でしょう。

弊社では市販のクリアファイルを使っていますが、運用上全く問題ありません。

この回答への補足

補足です。
裸の紙では折れ曲がったり、他の書類とまぎれたり紛失のおそれがあったり・・・
ということで今の形にしているようです。
クリアファイルでは、ページがバラバラになったり、
途中のページが落ちてしまったりするのが嫌だから　と聞いています。

御社では市販のクリアファイルなのですね。
それも選択肢に入れたいと思います。

補足日時：2014/01/16 17:53