今春転職したばかりなのですが、30半ばにして全く未経験の秘書という仕事を思いもよらず担当し始めました。
3ヶ月弱がたち、日常の仕事には慣れてきたものの、まだ秘書の面白さがよくわかりません。
希望職種では無かったとはいえ、与えられた仕事には前向きに取り組んでいきたいと思っていますので、皆さんのアドバイス、経験談などお聞かせいただけると嬉しいです。

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A 回答 (3件)

こんにちは。


私が秘書をしていて良かったなと思ったことは、自分一人で普段は経験出来ない事を色々と経験できる、ということでした。

私が担当していたのは本部長の方でしたが、普段自分の上司である部長が本部長にとっては当然部下であるわけです。そうすると、「上司」だけの面のほかに「部下」としてどのように仕事をしているのかが観察できます。”あの部長、自分の部下には色々細かくうるさいくせに、自分も似たようなことを上司にしてるなぁ”とか、逆に”おとなしい部長だと思っていたけど、上に人に対してはこんなにきっちり仕事を返しているんだ”とか。

それから、様々な立場の人と接することで見えてくることもありました。普通のオジサンに見えるのに何故こんなに上にのぼりつめたの?と思ってしまうような人でもその人の仕事を見て「なるほど」と分かったり、他社の方、または違う国の方とやり取りをすることで新しい仕事のやり方が見えたり、改善点が分かったり。

書類の提出の仕方、業務の報告の仕方、まとめ方にしても、普段他の社員がどんな風にそれをしているかは、あまりじっくり見ることなんて出来ませんよね。でも秘書はそれを扱うのが仕事ですから見ることが出来ます。いろんな立場の方のいろんなやり方を直接見ることが出来ます。私はそれがとても勉強になったと思っています。

あとはやっぱりついている方との間にどれだけ信頼関係を築くことが出来るかによって仕事の面白みに差が出てきますよね。

秘書の仕事に就かれて3ヶ月ということですが、これからも前向きに頑張ってくださいね!
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この回答へのお礼

すごく具体的にアドバイスをありがとうございます。
仕事の仕方を観察するには最適のポジションですものね。
がんばります!

お礼日時:2001/07/03 13:23

こんにちは。


スケジュール管理の面では、上司の方がお忙しくて疲れ気味だな、とおもったらたまにウソ(!?)のスケジュールを入れて、空白の時間を作って差し上げたり、ということも「さりげない気配り」に入ると思います。
上司の方のホッとした表情をかいま見ることが出来るのも、秘書の醍醐味だと思います。
がんばってくださいね。応援しています。
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この回答へのお礼

上司の喜ぶ姿をみることが大きな醍醐味なのでしょうね。
はやくそう思えるようになりたいと思います。
ありがとうございました。

お礼日時:2001/06/22 10:56

こんにちは。


私はOL時代、秘書というわけではありませんでしたが、
ほぼ同様の仕事をしていました。

私が仕事上で気をつけていたことは、
指示をもらってから動くのではなく
上長が何を言わんとしているか、何を必要としているか。
さりげなく先を読むようにしていました。
スピード、正確さ、柔軟な思考、
あとは、「さり気ない気配り」でしょうか。
とにかく仕事の幅が広い職種です。
上長のプライベートな用事まで頼まれますが
いつも笑顔でがんばってくださいね。

本職の方の回答でなくてごめんなさい。
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この回答へのお礼

先読みするとか気配りするとかは、自分がしてもらっても有り難いですものね。
そういったスキルを身につけることができる良い機会ということなのかも知れません。
ありがとうございます。

お礼日時:2001/06/20 17:05

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ネット利用のSOHO形態であれば
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どうぞよろしくお願いします。

Aベストアンサー

問い合わせてみてください。

参考URL:http://www.banc.co.jp/mail_agent.html

Q秘書業務といえば秘書業務で困っています

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という環境に身を置き、ちょっと困っています。

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Aベストアンサー

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Q【至急】 ボカマッチという場所で絵師さんと動画師さんに依頼したいのですが… メールアドレスは携帯のメ

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ボカマッチという場所で絵師さんと動画師さんに依頼したいのですが…
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携帯のメールアドレスだと、大きな画像ファイルや動画ファイルに対応できず、やりとりに支障がでてしまいますし、
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Q今春からの正社員登用試験に推薦されました。

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職種はサービス部品や保守部品の製作を担当しています。

力添えよろしくお願いします。

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「社員登用に当たっての決意」
今後あるかもしれない困難と、それへの心の用意や、留意すべきと思われること
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「自分の業務内容について述べよ」
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サイドビジネスでホームページ上で依頼を受けたりしようとしているのですが、実験としてそのページから依頼メールをだしてもこちらに届かないんです。なにが原因として考えられるのでしょうか?HP入門書を見てもわからないんです。

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こんにちは。
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5年以上秘書をしています。
秘書業務は、会社によって、担当する業務が違います。さらに同じ会社でも、担当する上司によって、多少の違いがあります。
私は、以前は日本人上司についていまして、今は外国人上司についています。

今までは、部長の秘書、というポジションはなかったのですか?でしたら、その部長が何か頼みたいことがあったとき(雑務で)、その部のメンバーの誰かに頼んでいたのだと思いますが、これからはそういう場合はあなたが頼まれることになるのだと思います。部長のスケジュールを
把握したり、挨拶状を出したり、コピーをとったり、ファイリングをしたり。秘書業務は多岐にわたっていますし、ルーティン業務ではない部分もおおいにありますので、列挙するのが難しいですが。
今は外国人担当ですので、あまり挨拶状を書く機会はありませんが、日本人担当の時は、お礼状や季節の挨拶状など時々書いていました。
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気をつけていることの1つは、担当している上司が偉いと、社内の人たちが大切にしてくれますが、偉いのは自分ではなく上司だ、ということを常に忘れずに、謙虚な態度を心がけています。

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Q部品メーカに見積依頼をしてメールで返信が来た場合,

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お礼のためだけのメールは送るべきなのでしょうか?
わざわざ送る必要はないのでしょうか?

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相手は見積りを作る作業をしており、売り上げてもいない状態でいるのですから。

Q秘書室の仕事

こんにちは!国内の大手証券会社に内定をいただいている大学4年生(♀)です。昨日配属の通知がきて、4月から秘書室で働くことになりました。
本社で働けることになってとても嬉しいのですが、秘書室というものがどういうものなのかよくわからなくて質問させて頂きました。
別件で会社に電話したときに少しだけ聞けてわかったことは、
・英語は必須
・朝が早い
ということだけです笑
ただ、選考過程や配属面接などで会社側が受け取った私のやりたいこと、特質、志向など考慮して決めてくれたようなので、楽しみだし、精一杯頑張りたいと思います。
そこで質問です。
・証券会社の秘書室の仕事とは?
やっぱり4月までの間気になるし、少しでも仕事内容をイメージしたいので、わかる範囲で教えてください。
・今のうちにやるべきことは?
あと1ヵ月半ですが、もしも何かあれば・・・
・服装・装備品・身だしなみなどについて
支店配属の場合制服があるのですが、秘書室は・・・ないですよね!?
今はリクルートスーツしか持っていなくて、入社前に最低1-2組は用意したいので、何かアドバイスいただけると嬉しいです。

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Aベストアンサー

初めまして。元秘書室のスコンチョです。(^_^)

まずやっておいた方がよいのは、ビジネスマナーや秘書検定の本を2~3冊
読んでおいてください。会社によって異なる部分はありますし、本の通り
でないこともたくさんありますが、基本線を知っているか否かで飲み込み
がずいぶん違ってきます。

次に、通信連絡手段の習得ですね。手紙やEメールを書く練習、そして
機会をつくって電話もかけてみましょう。(←友達同士で練習が可能です)
それと、情報収集の習慣づけとして、新聞を読んで所属する業界や政治
経済について、最低限の知識を持ちましょう。

実際の業務に入ったら「新人は何でもやる」という気概で頑張ってくだ
さい。掃除やコピー取りといった雑務をしながら、少しずつ先輩の仕事を
理解していきましょう。

服装は男性サイドの意見で恐縮ですが、やはり清潔で機能的(すぐ動ける)
なことが最優先かと思います。次に、上着とパンツ・スカートでは圧倒的
にパンツ・スカートの方が汚れます。ですから、パンツとスカートがセット
になっているものもよいかもしれませんね。枚数が少ないうちに汚してし
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ワードローブの内容は入社後に先輩からアドバイスをもらうとよいと思い
ます。暗黙のルールもあるでしょうから。

頑張ってください。(^_^)

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Q空港からホテルへの送迎の依頼メール

 来月、初台北です。母も一緒の為、空港→ホテルの送迎を依頼したいと考えています。
 宿泊先はグランドハイアットなのですが、送迎はしていますよね?またメールにて依頼したい場合、どのような文章(英文)を送ればいいのでしょうか?教えてください。

Aベストアンサー

「エアポートリムジン サービス」(参考URL)のことですね。

英文メールを送りたければ、次のような文になるでしょう。

Dear Sirs

We would like to have your limousine service from the airport.

Date:

Hour:

Air Craft:

Number of guests:

Please inform me the cost of the service as soon as possible.

Thank you.

Best Regards.


英文ですぐに返答が来るはずです。

グランドハイアットですから、他の方がおっしゃるように、日本語は絶対通じますので、フライトの遅れ等細かい変更点があれば、空港から電話をされる手もあります。

参考URL:http://taipei.grand.hyatt.co.jp/taigh_ja/service.html

Q秘書という仕事について

派遣社員です。
外国人の上司から「来週末東京へ行くから何かイベントがあるか調べて」とか「周囲のレストラン数軒とその値段を調べておいて」とか言われるのですが、はっきりいって個人的には仕事の範疇外だと思っています。インターネットを駆使して調べろというのですが、正直「あたしゃあんたの添乗員か?」と思ってしまいます。

それって間違えてますかね?
秘書という定義がとても曖昧で困っています。

秘書業をされている方へ質問です。
こういうのっておとなしく仕事と割り切ってやるべきですかね。

すいません、ちょっと憤懣やるかたなし状態で投稿しちゃいます。

Aベストアンサー

外資の秘書を結構長くやっていました。日本企業によくある集団の秘書室勤務ではなく、最初は特定のグループのサポートのような、後になってからは海外から赴任してくる多国籍社員の、最後は英国本社からの役員秘書をしていましたが、おっしゃられたような仕事は「当然」仕事の範疇です。
東京へ行く、そこに住んでいるわけでも育ったわけでもなければ知識や情報が得られないのは当然です。それであればこちらが情報誌を買うなり、ネットを使って調べるのは仕事の一部です。食事が例えば家族との個人的なものならそれをするしないは好意としてになるかもしれませんが、仕事関係の方と会食をするのでよさそうな場所を教えてと言われたら、持てるコネを総動員しておいしい、一緒に行く相手に喜ばれるような、予算も妥当なものをさがし、場所の地図を英訳してプリントして渡します。もちろん外国人であることも伝えて予約も入れます。
仕事の時間外に、給料も貰わない時間を使って、しりあった彼女とデートしたいから場所を調べて♪と言われたら、それはだれかプライベートな友達に頼んで頂戴というかもしれませんが……。
私が現役だったときは、上司が多忙であれば自分がランチに出させてもらうだけでも申し訳ない気持ちになりましたし、自分からオファーして帰りに彼の食べやすいものを(お金はもちろん貰いましたが)買ってきて席で食べられるように渡していました。
日本人のおじさまの「たばこが切れたから買ってきて」よりよっぽど仕事として受容できる内容だと思います。

秘書業、それはサポートする仕事です。上司がどんな環境を好むか、お茶かコーヒーか、どんなものなら一番気持ちよくリラックスして仕事に集中できるかを先読みし、準備して押しつけがましくなく準備できて喜びを感じられる人に向いている仕事だと思います。憤懣を覚える必要はゼロです。調べる時間もその電話代も会社のものであれば「仕事」です。それで接待が上手くいった、いい店を教えてくれてありがとう、と言われて満足を覚えるようでなければ秘書として仕事をなさるのは苦痛なだけではないでしょうか。
ちなみに、この自分が支える人が気持ちよく仕事できるための飲み物を準備するのは、よく否定的にいわれる「お茶くみ」とはまったく意味が違います。

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