会社が収集するマイナンバー書類

会社の事務員です。
アルバイト(社会保険加入なし)が入社の際に、コピーした通知カード・身分証明書・利用目的の同意書等を確認書類として提出してもらうのですが、その後住所変更した場合、再度住所変更した上記書類を提出してもらわないといけないのですか。(番号は変わらないし、最初に番号と本人確認はしてるので省略できるのかと・・)
扶養控除申告書は、手書きなので書き直して提出してもらっています。

No.4 ベストアンサー 回答者： ben0514 回答日時： 2017/04/10 15:39

まずは利用目的ですが、同意ではなく、収集する側からの通知でよかったはずです。

個人番号ですが、基本的に変わらないとされるものですので、再度の確認は不要でしょう。ただ、住所の把握等は必要ですので、今まで通り社内様式等で届出させればよいでしょう。

しかし、まれに個人番号が変わる可能性があります。個人番号が変わるような手続きをしたかどうかを確認すれば、良いだけでしょう。そこで変更の可能性があれば再度、通知カード等の提示をさせればよいでしょう。

個人番号の確認した書類の保管ですが、私は市販されている専用の封筒で、ファイリングして保管しています。何の目的でどのように取り扱ったからの履歴保管も必要でしょうから、パソコンの中に入れてしまえばということにもならないと思います。
それを許せば、パソコンに入れた情報を他の手続きで利用する際には、流用と同じ扱いとなるはずです。事前に同意を得たり通知をしていたとしても、利用の仕方としておかしいように思います。

紙での保管は必須ではないですかね？
特に中小零細企業で、管理のための部署やシステムの準備ができていないのであれば、なおさらです。

この回答へのお礼

住所だけの変更なら再提出は不要ですね。
マイナンバーも始まったばかりで、みなさん取扱い方も色々あるようですね。
我が社は、パソコンに番号をいれて、書類はファイルして、鍵付きキャビネットで保管しています。
退職後は保存期間終了時に処分するようにしています。
ご回答ありがとうございました。

お礼日時：2017/04/10 20:39

No.3 回答者： chonami 回答日時： 2017/04/07 09:41

すでにマイナンバーを提出している従業員なら転居したからと言って再提出は必要ないでしょう。

ご自身でも書かれているように番号が変わるわけではありませんし。
運転免許証を更新したからと言って番号が変わらないのと同じです。

会社にマイナンバーの通知カードコピーを提出することは、特に問題ではありません。
会社の運用によっては、コピーは番号を確認して運用に使用するソフトに入力などしたら破棄するという場合もあります。
会社がマイナンバーの流出でこうむるリスクを考えたらそのまま保管しない運用なのではないでしょうか。
また、通知カードコピーなどの番号だけが流出しても他人が使用するには本人確認が必要ですから悪用される可能性も少ないかと思います。
個人番号カードはそれだけで本人確認とマイナンバーの確認ができてしまうので厳重なんですよ。

この回答へのお礼

我が社は学生アルバイトの出入りも多く、実家の住所のままだったり、書類収集前に辞めたりで一苦労です。
提出された書類は厳重に管理することが重要ですね。
ご回答ありがとうございました。

お礼日時：2017/04/10 11:00

No.2 回答者： お茶碗持つ方 回答日時： 2017/04/06 22:42

職場などに通知カードのコピーを提出するのは絶対にやめてください。

職場にマイナンバーの確認の為に提出すべき書類は、個人番号記載の住民票の写しの原本です。

住民票の写しにはコピーガードがかかっていますが、通知カードのコピーにはそのような細工は施されていません。つまり悪用し放題なのです。

この回答へのお礼

引用ですが
会社が従業員に対し利用目的を通知し、安全管理措置を講じた上で、通知カードのコピーを収集して保管するのであれば、違法ではありません。
内閣官房のページの参考URLご参照ください。（Ｑ4－3－7にコピーをとることについての記載があります。）とあります。

管理する側が慎重に責任をもって取り扱わないといけないですね。
ありがとうございました。

お礼日時：2017/04/07 10:01

No.1 回答者： angkor_h 回答日時： 2017/04/06 22:01

住所変更すれば、その個人番号所有者の要件が変更されるので、再提出は当たり前です。