残業をするな、言われるが終わらない

ご覧くださりありがとうございます。

教務事務(予備校・高卒生の担任業務)をしている者です。20代女性です。4月から販売から転職しました。
タイトル通り、「残業しすぎだ」ということを先輩や上司から暗に言われます。
自分に割り当てられたこと以外にやっていることは、ほとんどないので本当にただ自分の能力不足で定時までに仕事が終わらない・・・という状況です。

自分でも今日やることを書き出して、できたら消していく、というやり方や
PCデスクトップ上に、Sticky Noteを出して、そこにひたすら書き込む作業をしますが、それを見ることがなかなか習慣づいておらず、それに書くことに一生懸命になってしまったり、効率的な使い方ができていないと感じます。

たしかに、一個一個の仕事が遅いのと(その割に出来が完ぺきではない)、やり方・順序が良くないとは自覚し始めました。

でもいざ出勤すると、「どうしよう！」と焦ってしまう毎日です。
朝もサービス残業になっていますが、早く出社し仕事をし始めますが、残業になってしまいます・・・。

どうしたら効率的に仕事ができるのでしょうか。

No.2 ベストアンサー 回答者： becent 回答日時： 2020/08/23 22:02

仕事は優先順位をつけないと終わりませんよ。

もしTo doリストを作っているのであれば、ほんとにやらないといけないのか考えてみると良いですよ。
仕事が終わらない人は今やらなくても良いことをやろうとしてます。

あとは、動線の確保とファイルの整理、よく使うサイトのお気に入り登録などですかね。
仕事中に調べ物・探し物のために、移動したり、ファイルを開いたり、ネットを使ったりしますよね?
おそらくこの動作は仕事中に30回以上行われます。
ここがスムーズにできない人は1-2分×30分（30-60分）の時間を無駄にしています。

あとは慣れてくると、各作業が早くなるので30分ぐらいは時間を節約できるはずです。

No.3 回答者： yoreyore 回答日時： 2020/08/24 10:47

＞　自分でも(今日やることを書き出して、できたら消していく)というやり方や (PCデスクトップ上に、Sticky Noteを出して、そこにひたすら書き込む)作業をします

なにを目的にそのような作業をしているのか、本当に必要な作業なのか、そのようなことは止めた方が良いのかを考えてはどうでしょうか。

＞　一個一個の仕事が遅いのと(その割に出来が完ぺきではない)、やり方・順序が良くないとは自覚し始めました

｢教務事務(予備校・高卒生の担任業務)｣の具体的内容がこの質問では不明ですが、
https://oshiete.goo.ne.jp/qa/11782870.html　この質問には、
｢学生のことを考えるのは楽しく､どうやったら彼らが合格できるか？を毎日考えていますが、それだけが仕事ではないので､正直､極端なことを言うと､学生のこと以外の業務が手につかないような状態です｣と書かれています。

これまでやってきた一個一個の仕事を40～50を振り返って、10種ほどに分類集計したら、どのような作業が多いのかが分かるでしょう。　その頻繁にやる仕事に必要な道具や情報はどこにあって、それをどのようにすると1つの仕事が完了し、完璧な出来になるのかを、自分で考えて、今までのやり方では不十分なところを改めれば、それだけでも、改善するハズです。

｢やるべきことのメモを書く､消す｣｢Sticky Noteを出してひたすら書き込む｣｢学生のことを考え､どうやったら彼らが合格できるかを毎日考える｣などは、｢教務事務(予備校・高卒生の担任業務)｣として実行しなければらない具体的内容とは別のことだと思いませんか。

ある仕事をしている最中に、学生や同僚､上司などから別の依頼を受けた場合に、｢Sticky Noteを出してひたすら書き込む｣などを始めれば仕事の中断も増えるし､もとの仕事作業に戻るのに一手間増えてしまいます。A4のホワイトボードを用意しておき､依頼されたことに応じて色の違うポストイットと磁石でペタと貼り付け､終わったら剝がすという方式をとれば、｢やるべきことのメモを書く､消す｣｢Sticky Noteを出してひたすら書き込む｣｢残りを確認する｣作業は大幅に短縮しします。

業務中に｢学生のことを考えるのは楽しく､どうやったら彼らが合格できるか？を毎日考えています｣という悪癖は止められたのでしょうか。

No.1 回答者： hitoshikanno205 回答日時： 2020/08/23 19:53

真面目で細やかな事にも気付いていらっしゃる素晴らしい人だと思います！

ただ…ブラック企業あるあるだと思います。
「残念のしすぎ！」って普通じゃないので仕事が出来るとか出来ない以前の事。

頑張り過ぎは良くも悪くも人生に反映してくるので決して無理はなさらない様に。
休みを作ってサボる事も大切（＾ω＾）