異体字・俗字での登録を穏便に断る方法を教えてください。

登録や契約などの窓口業務をしております。
職場の顧客管理システムは、官公庁の「住基ネット」に大凡準拠してつくられており、総務省の定める『戸籍統一文字』外の文字は（端末では表記できたとしても）システム側で受け付けない仕様となっています。
　システムで受け付けない俗字を永年使用されている（主に中高年の）お客様の中にはお名前に愛着の深い方も居られ、説明に難儀しています。

総務省の定める『戸籍統一文字』の説明をしても「役所がどうした」「～～では使えた」「金を取って役所と同レベルのサービスしかできないのか」「改善しようと意志はないのか」と強くおっしゃる方も居られます。

会社全体の総合システムやサーバーレベルの問題ですし、一度受け入れればキリのない話でもあります。わかりやすく完結に、お伝えする方法はありませんでしょうか？

No.3 回答者： ビックエレキぱん 回答日時： 2021/11/22 17:09

他の方がおっしゃる通りなのと、例え民間企業でも、総務省などの国の監督官庁の指導の元に業務をしなければならないので、それに従ってもらわなければなりません、で良いのでは無いですか。

私の仕事も国の監督官庁への届け出が必要ですが、法人名での届け出の場合には届け出の内容にもよりますが、法人の印鑑証明が必要との指導を受ける事があり、それが出来ないと言うお客様には契約そのものをお断りしています。どこに依頼しても監督官庁からの指導は同じなので、その後そのお客様はどの様にしていらっしゃるのかは分かりませんが。

No.2 回答者： amerikaumare 回答日時： 2021/11/22 16:52

へぇ　そういう問題の答えをここに求めようとおもうんですか。

それではあなたの会社はいつまでたってもよくなりません。
それこそ「改善しようと意志はないのか」ですね。
会社全体としての統一した回答を用意すべきでしょう。
　あなたの一存で なんとかしてあげよう　ではいけないと思いますよ。

No.1 ベストアンサー 回答者： ShowMeHow 回答日時： 2021/11/22 16:50

無駄な説明はしないでひたすらお断りするほうがいいんじゃないかなぁ。

「この字は対応できません。個別の対応もできません。そういう会社の決まりです。申し訳ありません。」と


変なことやっちゃうと、システム更新やマイグレート時に地獄を見ることになるから、、、