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会社を退職して、Lotusやエクセルも使わなくなって7年目の還暦爺さんですけど……

教えてgooを見ていると、エクセルの表に便利になりそうなアイデアを盛り込むための式やマクロについての質問がたくさんありますね。エクセルもバージョンアップにつれて便利な機能がついたり、昔と比べるとパソコンの処理速度も上がって複雑な処理をしてもサクサクと動きますね。

でも、
個人で使うなら良いんですが、仕事で何人かで同じ表を使っていたり、人事異動で表の作成者が別の部署に異動して新しい人に仕事の引き継ぎをすることを想定すると、複雑な式やマクロを使っていると、新しい人がこの式やマクロの意味が分からないなどの理由で表が使えなくなったりする不都合な事が起きませんか。

教えて!goo グレード

A 回答 (14件中1~10件)

「複雑な式やマクロ」の定義が難しいですね。


知らない人から見ればsum関数さえ難解です。
sum関数を使っている人から見れば、「何故sumを使わないの、便利なのに?」となります。
同様にマクロを使っている人から見ると、「何故マクロを使わないの、便利なのに?」です。
マクロに限って言えば、かえって自動化している分、引継ぎしやすいと思います。
であれば「一切、関数を使わずに四則演算だけ利用可能にする」などのルールが必要です。
もちろん「EXCELでの業務を禁止する。ただし、予算はないので紙ベースで処理する」もありえます。
***
LotusやMultiplanが消えていったように、Excelがいつまで続くのかわかりません。
Excelがなくなれば、そのときのアプリに合わせて作り直すしかありません。
ですので、自作したシート程度くらいなら、4~5年使えればいいやくらいの考えでも良いのかなと思います。
仕事の手順さえしっかりしていれば、Excelは単なる道具なので、そのときの担当者がやりやすい方法で処理すれば良いだけの話ではないでしょうか。
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エクセルの使用・使用方法についてのご意見ですが、別のことでも似たようなことはありませんか。

 職場や業務内容によって大きく違うものだとは思いますが、「似た処理方法を何人もがやって同じような作業をしている」というばかりが仕事・業務の実態ではないように、私は思います。
これはAさんの仕事、あれはBさんの仕事というように仕事を分担していて、AさんやBさんに渡す書類・情報は決まっていて、AさんやBさんが処理した結果は利用していても、AさんやBさんのやっている処理・ノウハウは個人がもっていて、他人は知らない。 業務を引き継ぐときには個別に教え指導してもらうのが基本になっているというのは、普通にあることだと思います。 業務マニュアルを充実させたところで、同じでしょう。
エクセルの関数、マクロがどうなっているのか、パッとみて分かるっていうのはむしろ珍しいことではないでしょうか。 ぱっとみて仕組みや構成がわかる程度の使い方で済ませているのであれば、「使っている」といえる状態ではむしろないと思います。
業務システムで、いくつもの職場のいくつもの業務に関わり専門のプロが開発し維持している情報システムでも、実際のシステム使用者は、技術的なことでなく、自分が関わる利用している部分システムの構成さえもまず知らないです。
ある職場内の一個人、あるいは数人が操作する程度のことであれば、アクセスでも、エクセルでも、マクロ使用での自動処理や業務効率化でも、それを利用出来る能力がある人がいるなら、その人の能力精一杯で作ったものを、ドンドン利用すべきだと思います。 (電卓、メール、スマホ、コピー、OCR、文書作成、文書整理などで、今までの担当者の処理よりも数倍の能力がある人が、精一杯やったら、後任が困る)というような発想は、どうかと思います。 前任者が自分で開発し利用しトラブルなくある程度の期間運用できていたものであれば、後任者はそれを利用させてもらいつつ、内容・仕組みの理解や小改善、周辺システムの変更に合わせの対応程度のことは、頑張るべきでしょう。 自力だけでは出来ない、自信がないというのならば、誰かの助けを受けるか、費用を負担しても、従前の業務効率・処理速度・処理量の維持をなんとしてもキープすべきではないですか。
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私も、会社にいた頃に VBA を使って複雑な参照を繰り返す表をいくつか作成しました。



それまでは、一人で幾つもの表を相手にデータを書き写し(コピー)し、個別に集計しては、再び全体の表を作成する作業でした。一つの仕事に 1 週間も費やす作業でほとほと疲れました。一つ一つは単純な作業ですが、それが数が集まってかなり膨大な作業となっていました。その上、残業ができないので、時間が掛かるのが辛かったのです。

そこで一念発起して、VBA で各処理を自動実行するようにしました。本来の仕事の合間に作業していたので、若干時間はかかりましたが、ようやく使えるものができました。社内で使うので、予め条件を決めておき、決まったフォームで計算を実行すると、自動的に表を作成し、検算を行い、別の機能でプリンタのフォームを作成できるようにしました。

結果、1 週間の作業が 30 分以下に短縮されました。元の表を間違って作成するとエラーが出るようにしました。細部のチェックまでは時間が無かったのでできませんでしたが、実用に耐えるアウトプットが出せました。

使い方のドキュメントは作りましたし、内部の構造は、見て判り易いようにコメントを多用、分割してコードを書いていたので、理解し易いと思います。ただし、それらを他の人が見て判るかどうかは、判りませんが(笑)。

※同じ作業を、人手で行うことは可能ですが、間違いが多発する可能性があり、あまりお勧めしません(笑)。恐らく検算が面倒でしょう。

他にも、集計作業を短縮できる VBA を何本か作りました。

これなどは、作業がのんびりしている人が手で集計すると、1 週間では終わらないかも知れません。それを、ある程度は準備が必要ですが、集計作業を自動計算で実行できますので、威力は絶大でしたね。

まぁ、それを共通性が無いからと言って排除するのは、生産性をひどく下げることになりますので、あまり褒められる考え方ではないように思います。日本の企業の生産性が悪いのは、そういう所ではないでしょうか。底辺に合わせて仕事をしていたのでは、結果が出てこないと思います。

※異論があるのは承知しています。私の場合は、VBA を使う以外では解決できなかった訳ですけれど。
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こんにちは


>エクセルって複雑な処理は避けた方が良くないですか?
どの位が複雑な処理なのか分かりませんが、少なくとも複雑な処理を簡単に行うために使うのではないかと思います。

まあ、仰ることはよくわかりますが、開発者は作るのなら、しっかり作り込まなくてはならないと言う事だと思います。

VBAや関数は要件によって作成するもので、オペレータや業務によって既存ブックの(VBAの変更を)改修をする。。私には理解できません。

バージョンや要件の変更があったのなら、新しいものを作れば良いだけだと思います。
その時(計画的)に個人レベルで作るのかプロに任せるのか、、はたまたExcel自体から脱却するのか決めれば良いと思います。

私の場合、その場処理をする時以外、関数などをあまり使わないので
ツールなどを作る場合は主にVBAです。
VBAはメイン処理はもちろんですが、手順制御などを目的にする部分が多くあります。むしろ、その部分の作成が大変です。
Excelの機能を省いたり、、手順、入力を制限して運用し易くするような、感じです。
特に配布するようなVBABookは、アプリ的な構造にしていますので
改修は難しいでしょうね。スパゲティにもしていますし。

少し乱暴な意見かも知れませんが、開発者と運用者は基本的に違うと思います。
運用者はVBAの意味などは不要と思いますし、むしろ壊されない為に対策を施すのが普通かと思います

>新しい人がこの式やマクロの意味が分からないなどの理由で表が使えなくなったりする不都合な事が起きませんか

さすがに無いと思いますよ、そのまま使えば良いだけなので
内容が分からなくとも要件が分かっていれば使えるはずではと思います
オペレーションマニュアルみたいなものは必要かも知れませんが、ハウスツールならば、業務内容が分かっていれば、済む話のような気がします。

それとも、開発者が既存のものを使って改修すると言う事なのでしょうか?
ある程度のスキルを持っていれば、このサイトに出て来るくらいの関数やコードは、めんどくさいだけで、分かると思いますね。
質問に対しての回答なので(合理的方法を提案する事は少ない)むしろ笑ってしまうようなベストアンサーも多数あると思います。
そういう意味では、どのようなファイルが完成しているか分かりません
本来ウエイトがあるはずのUI部分の質問とか、改修に備えるアイデアなどを求める質問は確かに少ないですね。

式やマクロの意味が解らなければ、その方は開発者側では無く、運用者側の人ですね。
会社でそのような事で問題が発生するのであれば、プロに作成依頼するべき、組織形態なのだと思います

業務(生産性を上げる為)に使うツールならば、個人レベルで作成されたものを使い回す事自体、どうなのでしょうか?
会社として費用対効果を検討してしっかり投資するべきだと思いますよ。
私的意見ですがね
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数年前に働き方改革という言葉が出回るようになって、以来長時間残業の回避が至上命題です。

残業を避けるために関数でもマクロでも使えるものはどんどん使うことが必要です。
引き継ぎの際困るのでは、という疑問ももっともな話ではあります。ですがそれはドキュメントを作成する等の対策を行えば良い。対策を実施出来ない人は無能の烙印を押されかねないのでやるしかない。ということだと思われます。
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ありますね。

あるある。

いいチームで仲間がいて、きちんと共有すべきものは、
当初より、マニュアルを作って、引継ぎの手間いらずで去りますが、
一人で作って、使って、辞める時は、状況次第ですね。
引継ぎ相手が、いる時は、マニュアルを見ればわかるようにしているので、サクッと説明して、あとは、お任せ。
相手がいない時は、さっくりツール丸ごと消して去りますね。
後任の人も同じ事ができる前提で来るはずなので、
それでいいと言われたことがありましたね。

ただ、仰るように込み入ったものを作るよりは、
まずは、きれいに整理されたデータありきで、
関数もシンプルな計算で結果表示されたり、
マクロもきれいに説明まで書いておくことが重要だと思います。
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表を使う為に作ったものだから、表が使えれば式まで理解する必要は無いけどね。



普通に使っていれば不都合な事は起こらない。
最悪、手入力すれば済む。
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マクロに関しては


ある程度の資料(仕様)を記載しておけば良いんじゃ無いかな・・・

ある人だけがマクロ扱えて他の人が全く駄目ってことなら避けた方が良いだろうけど
うちの会社であれば、半分くらいはVBAに関する基礎知識は持ってるから
概要とかIOに関する情報有れば問題無いだろうと思う

結局、それぞれの企業体内での仕来りというか流儀というか慣習に従うのが良いんじゃ無いかな・・・・
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こんばんは。



そうですね。
あまり複雑な関数や難解なマクロなど、使わなくても良いなら、できる限り
避けた方が良いかと思います。
その担当の方がいなくなると、誰も対応ができなくなり、結果、使えなく
なってしまいますので。
手作業でも操作を工夫する事で、マクロでなくても、ある程度はできる事が
多いかと思います。

マクロを業務の効率化で使っているのでしたら、マクロコード内に色々と
コメントを入れておく事で、ある程度マクロを知っている方が見た場合に
その方が対応ができる様にしておく事などは必要かと思います。
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言いたいことは分かります。


でもね、業務を楽にするために用意されている物ですので、その理論は乱暴すぎますよ。

問題が起きるという事であれば、その対策をしておけば良いという事です。
皆で使う物を「個人に任せるのはダメ」という判断で良いと思いますよ。
そのために標準化が行われます。
普通はそういう仕組みを会社の中で作ります。
仕組みを作れない会社は質問者さんが仰るように「個人スキルに依存」するようなExcelの使い方を避けた方が良いでしょう。
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