業務用ファックスについて

業務用のリコーのプリンターを使っています。

最近、客先がファックスで送ったと言う注文書が届いていない、と言うことが多発しています。

通信管理レポートを印刷すると確かに、
客先の送ったと言う日付を確認するとファックス番号＋受信枚数が記載されており送ったのは間違えないようなのですが、手元にありません。

宛名のわからない白紙のファックスが送られてきた、というようなことも記憶の限りではありません。

紙の補給中などは終わったら自動で文書が出てくる設定になっています。

当然ながら文書を故意に捨てると言うことがないのでこちら側の原因であり得るとすれば定期的に自動印刷される通信管理レポート、営業ファックスにくっついてしまっていて捨ててしまった？などの可能性くらいです。

しかし文書を捨てる時は紙をずらして重なっていないかは確認しています。

少しずらしても離れないほどに複数枚紙が貼りついてしまうようなことはあるでしょうか..

送受信した文書を画像で記録する、というような機能はございません。

本当は全てパソコンでデータ管理できたらと思うのですが機器自体にそう言った機能はあるもののなにせアナログな会社ゆえ、デジタル化には積極的ではありません。

間違えて仕舞い込んでいる可能性も考え、文書をひっくり返してさがしましたがいずれのケースも私のデスクからは見つかりませんでした。。

そもそもファックスの通信はうまくいっているのになんのエラーレポートもなく文書が印刷されない事象はありえるのでしょうか？

考えられる原因があればご教示お願いいたします。

すぐに連絡してくれるお客様ばかりでなく一ヶ月後などに気がつかれて納期が間に合わずに揉めてしまったりすることもあり、気が気ではありません。

いちいち都度通信管理レポートを出して受信文書を全て照合する暇もないので非常にこまっています..

考える限り思い当たる原因はありませんが、基本ファックスを取るのは私なので自分が原因なのではないか、と不安になります。

良い対策等もありましたらどうぞご教示のほどよろしくお願いします。

質問者からの補足コメント

• 送受信した文書を画像で記録する、というような機能はございません。
  
  本当は全てパソコンでデータ管理できたらと思うのですが機器自体にそう言った機能はあるもののなにせアナログな会社ゆえ、デジタル化には積極的ではありません
  
  →矛盾しているように取れたかもしれませんので補足します。
  
  ファックス本体で送受信した文書を画像で確認する機能はなし、ファックスをパソコンで管理すればそれは可能です。
  
  しかしファックスをパソコンで管理する方法は導入に費用もかかりテレワークの波も落ち着いてしまい会社も導入には消極的なので見込みはありません。

    補足日時：2022/09/29 05:56

No.4 ベストアンサー 回答者： rexfan 回答日時： 2022/09/29 08:23

NO1です。

＞アナログな会社ゆえ、1日のファックス受信数は数百件になりしかも送信分

1日、数百件であれば紛失しないほうがおかしいです。
あなたが実務上のファックス担当なんだから、一度却下されたからあきらめるのでは無く、トラブル発生が続いているといって何度でも提案しましょう。
一カ月で4000枚以上ファックスが来ていること、紛失は顧客との信頼関係に大きく響くので要求印刷型受信に切り替えると宣言しましょう。
（発言権がなくても提案権ならあるでしょう）
形は提案でも、言い切りましょう。
こういうことは、上司と1対1ではなく課？会議の席で発言することが
大事です。
（否定されたら、上司が否定したという事実が残りますから。）
それでも否定されたら、その結果として今後の紛失によるトラブルの責任が誰かをはっきりさせておきましょう。一度大きなトラブルでも出て大騒ぎさせればいいんですよ。

＞受信側は9.5割型登録名でなくファックス番号しか出てきません。

通信その5％が表示されるのは何故でしょうか。
機械にファックス番号と顧客名を登録してあれば100％出るはず。

No.5 回答者： mimazoku_3 回答日時： 2022/10/05 18:00

１つ、例外的な動作があるとすれば、ＦＡＸ送信時に「通話予約」が押されている。

これにより、通話予約に対応出来ないために、受信した内容がＦＡＸ内部で「データが破棄」されてしまっている。

この予測が正しいと、受診記録には残るがデータが無いとなる可能性があります。
で、これはあなたの会社で使うＦＡＸの内部アプリのバグと言えます。

問題が出ている会社に協力を仰ぎ、いつもと同じように送信してもらい、着信記録がどうなるか、リアルタイムに監視するしかないでしょう。

No.3 回答者： て2くん 回答日時： 2022/09/28 20:12

保守契約をしているなら、保守契約をしている会社に相談してください。

レンタルやリースなら、レンタルやリース会社に相談するのもよいでしょう。

複合機によっては、見てからプリントする機能があったりしますからね。その設定になっているか確認もありますので。
それでなければ、故障の可能性もありますから。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

保守契約をしている会社はあり本当はそこに相談したいのですが、万一ファックスが正常に印刷されているとなったら犯人探しが始まりそうで、しかも私が大方とっているので私のせいにされそうなのが心配です..
（なんでも大事にして騒ぎ立てる傾向があります）

パソコンに繋いで文書を見てから選別してプリントするような機能はあるのですが、アナログな会社ゆえに導入されません。

お礼日時：2022/09/29 05:47

No.2 回答者： tenteko10 回答日時： 2022/09/28 19:54

多発しているならFAXの故障の可能性もあるのでは？

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
その可能性もありますね..

お礼日時：2022/09/29 05:39

No.1 回答者： rexfan 回答日時： 2022/09/28 19:46

ファックスの置き場所はどこでしょう。

あなたの目の届くところですか？
あなた以外にも出力されたファックスを取る人が
いるのなら、まずはその辺りですね。
リコー社にもなにか手が無いか聞いてみるとか。

毎日100通きたら大変ですが、本当に困っているなら
暇がないとか言わずにしばらくは毎日チェックを
してみたらどうですか？

受信してもすぐ印刷せずにＰＣから印刷指示できるFAX機や
FAXをEメールのように受信するサービス（ＦＡＸ不要）もあります。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
私の隣ですが、共有なのでたまに別の者がとったり営業がコピーと間違えて戻すのを見かけます。（時々ファックスでなくコピーの方に戻されていることも）

アナログな会社ゆえ、1日のファックス受信数は数百件になりしかも送信分は登録社名で出てくるのですが、受信側は9.5割型登録名でなくファックス番号しか出てきません。

弊社の客先情報は紙ベースの管理なので、ファックス番号から客先を特定する術がなく、住所録を片っ端から当てもなく調べる他ないので全部照合するのは残念ながら現実的ではありません..

受信してもすぐ印刷せずにＰＣから印刷指示できるFAX機や
FAXをEメールのように受信するサービス（ＦＡＸ不要）もあります。
→全て機器の機能としてはありますがアナログな会社なので導入されません。以前この機能の使用を提案しましたが却下されました（基本私に発言権はありません）

テレワークを見据えて導入された最新機器ですが、結局テレワークも導入されず上記機能も使わずじまい、という感じです。

お礼日時：2022/09/29 05:37