退職者への書類返却は？

個人事業主として仕事をしています。
従業員(アルバイト)が退職することになったので、
書類の返却について教えてください。

採用時に履歴書・マイナンバー・免許証のコピー・
緊急連絡先を提出してもらったのですが、
企業でなくても一定期間の保管義務がありますか？
今のところ退職者から返却要請は出ていません。
全て返却した方がよいのか、
もしくはコピーを残しておくのか
原本のまま残しておくのか
何かきまりがあれば教えてください。

No.3 回答者： satoumasaru 回答日時： 2024/02/03 16:50

労働基準法では、労働関係に関する書類を５年間保存しなければならないとされています。

ですので重要と思われる書類は５年間保存してください。これは企業に限ったことではありません。人を雇った人の義務です。

労働基準法（記録の保存）
第109条　使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃 金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

No.2 回答者： mukaiyamo 回答日時： 2024/02/03 09:33

＞企業でなくても一定期間の保管義務が…

少なくともあなた自身の確定申告に関係するものは、５年間の保存義務があります。

例えば、マイナンバーは給与を誰に支払ったかの証拠として保存が必要です。
マイナンバーとは、あくまでも12桁の数字列のことであって、マイナンバーカードのことではありません。
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/mynumberin …
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/ …

＞原本のまま残しておくのか…

そもそもマイナカードにしろ免許証にしろ、原本を預かったりしていないでしょう。
どうせコピーなのでしょうから、責任を持って破棄するだけで良いです。

履歴書は原本でしょうけど、入社時に約束がない限り、あえて返却する必要はありません。

税金について詳しくは、国税庁の『タックスアンサー』をどうぞ。
http://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/i …

No.1 回答者： いなばのしろうさぎ 回答日時： 2024/02/03 09:27

履歴書の保管は「労働基準法109条・記録の保存」で義務づけられています。

万一この法律に反した場合は、30万円以下の罰金が科せられるので注意しましょう。
詳しくは以下のリンクをご覧下さい。
https://umai-jinji.jp/column/column-other-10/