事務職：業務の指示を部下にメモですることについて（組織管理・チームワーク）

私は事務職です。

「メモで業務を指示する」ということは、避けるべきかどうか、皆様の経験等に基づいたご意見・ご指導をお待ちしています。

　以前、ある職場の管理職のとき、自分自身も徹夜がつづき昼食もとれないほどの多忙状況が恒常的であり、業務を口頭で直接指示する時間すらなく、特に不在中（休暇等でのすれ違いも含む）の職員にはメモでよく業務を指示していました。
　あるとき、組織上では部下になりますが年上の職員に「メモの指示は最低だ」と心から言われたことがありました。一般的にはどうなのでしょう？ご意見・ご指導をお待ちしています。

No.1 ベストアンサー 回答者： deepimpact7110 回答日時： 2006/01/13 11:41

逆に口頭での指示は、うまく指示が伝わらなかった場合に、「言った、言わない」などともめる原因になりますので、メモという表現が適切がどうかは別として、文書で指示を出すということは大事かと思います。

ただし、指示する上で大事なのは、指示する側の意図を正確に伝えるということなので、メモだけで不充分な点などあれば、あとで、口頭で補足説明するとかそういう事も大事だと思います。
更に、上司と部下であっても人間対人間なので、指示したことに対し、指示通りの業務が行われた場合には、それなりのレスポンスも大事だと思います。

この回答へのお礼

ありがとうございました。「人間対人間」というのが心に残りました。フォローは必要ですよね。ちょっと最近自分のしてきたことに自信を喪失していましたので、激励をいただいた気持ちです。感謝いたします。

お礼日時：2006/01/13 14:13

No.3 回答者： Yabukoji 回答日時： 2006/01/13 12:06

私の職場で社員間の通信手段としてe-mailが導入された、今から１５年ほど前、当時の上司は「課内の融和を保つために仕事上の連絡はe-mailでなく口頭で」という指示をしましたがその指示は１ヶ月ほどのうちにうやむやになりました。

理由は、それまでの口頭の指示に多かった「曖昧さ」「繰り返し」といった欠点が証拠として残るe-mailによって大幅に改善されることが判ったからです。
メモでの指示に反対された方の理由は不明ですが、メモを支持する方も多くいると思います。
口をききたくないというだけでメモを使うということは勿論いけませんが、メモの利点を活かす方法は多いと思います。

この回答へのお礼

アドバイスありがとうございました。先着順でポイントを差し上げたため、結果的にポイントをさしあげれませんでしたが、内容には大いに激励をいただきました。ありがとうございました。

お礼日時：2006/01/13 14:10

No.2 回答者： hirosuke42 回答日時： 2006/01/13 11:49

メモ提示もいいのではないですか、今はメールで支持をする人もいます、言った言わないの虚言がないため、確実だと思いますが。

確かに上からのメモは良いと思いますが、部下から上司へのメモ提示は内容、用途によると思います。その辺わきまえていれば、いいのではないでしょうか。
たとえば、上司が席をはずしていて、メモを残す場合も、席にいないため、メモを残しましたと、書いておくのも礼儀です。
あくまでも、その職場、職場で対応が違いますのでなんともいえませんが。
メモを提示しても、戻られた時には、先ほどいなかったのでメモを残しましたが、と、言いに行く事も大切です。

この回答へのお礼

ありがとうございました。メモしっぱなしのフォローなしというのではダメですよね。ありがとうございました。

お礼日時：2006/01/13 14:11