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仕事で、商品カタログを作る事になりました。
私は今の会社にこの4月に広報兼事務として入社したのですが、これまで、個々の営業担当が自分の担当の商品をそれぞれ管理していて、驚いた事に共有しているデータベースがないことが分かり、まず1からデータベースを作ることになりました。

そこでお聞きしたいのは、印刷会社に商品カタログの制作を発注することを前提として、品番、商品名、サイズ、値段、商品の説明…といった情報をエクセルで制作する際の注意点を教えてください。
本来なら制作をお願いする会社に聞けば良いのでしょうが、見積もりを取るのが3カ月先で、まだどの業者にお願いするのかも決まっていないため、データベースだけでも先に作っておきたいと思っています。印刷用に作るものですが、そのまま社内でも共有できるものにいずれしたいと思っています。

エクセルがあまり得意ではないので、この機会に色々勉強したいと思うのですが、本などを見てみると情報が多過ぎて困ってしまい、質問させていただきました。どうぞよろしくお願いいたします。

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A 回答 (7件)

#1の回答者です。

既に#6さんが言われているので蛇足になりますが念のため。

Excelでの入力はこんな風にしてください。

  A    B    C    D
1 品番   商品名  サイズ  値段
2 XA-1 表紙1  A4   2000
3 XA-2 表紙2  B5   1800
4 XB-1 裏表紙1 A4   1300

ここで重要なことは、

1.品番、商品名などの「項目の見出し」は必ず1行目だけに設定し
 名前が重ならないようにすること。項目数が増えても項目の見出し
 は1行目に設定し、表を横にどんどん伸ばすこと。

2.逆に2行目以降はデータ(レコード)だけにすること。レコード
 を渡るようなメモ書きなどは一切行わないこと。各データに注釈が
 必要な場合は「備考」の項目を別途作ってそこで対応すること。

3.品番が全商品で絶対に重ならないこと。実務上重なる場合は別途
 IDなどの項目名を作り、「全レコードで絶対に重ならない何かの
 項目」を作ること。

4.1つの品番は必ず1行でレコードを作ること。表が見づらくなっ
 ても、住所などデータが長い項目であっても、セルを広げたり、
 スクロールしたりして対応し、1つのレコードを2行にしないこと。

5.レコードは必ず上詰めで作ること。見づらくなっても5行、10行
 などで空白行を作らないこと。何かの理由で中間合計が必要になって
 も、表内部には作らず別の場所で作ること。

6.各項目のデータには原則として空白を作らないこと。また「〃」や
 「同上」などで「上と同じ」にせず、同じデータであっても全件内容
 を記入すること。

こんな感じでしょうか。Accessを知ってるならば、Accessのテーブルの
ような形で作る・・・と言えばイメージ出来るんですけどね。
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この回答へのお礼

大変丁寧に説明をしていただき、感謝です!
「多分こういうことだろうな」と思っていた事が、クリアになりました。
いただいた回答を元に、本などとも参考にして頑張りたいと思います。
ありがとうございました。

お礼日時:2007/04/23 09:27

>挙げていただいた失敗例にあった、「横列にデータを作ってしまう」というのは、どうして駄目なのでしょうか?縦に作るのと横に作るのでは、どういった違いがあるのでしょうか?



データベースは通常、列をフィールドと呼び同じような分類のデータを規定します。例えば、ID・品番・品名・価格とフィールドを決めた時、この4つの項目を一つづつ持つデータの塊(行)をレコードと呼びます。このレコードの塊をテーブルと呼びます。データベースとは、そういうテーブルのデータを格納するのが主な役目を果たします。それに対してExcelなどの表計算ソフトは基本的には計算が目的になっている為、列と行の役割が曖昧になっています。行をフィールド、列をレコードにして作っても作れてしまうのです。私が見た中で比較的多かったのが、使用フィールドが少なく、数行のフィールドを持ち列方向にレコードを追加していると列が増えてきて見にくくなるので、一行空白行を作って下に又、テーブルを開始させているパターンです。もともと、データベースに流用できるデータは、先ほど述べた列をフィールドとし行をレコードとする形なのでそんな形でどんどんデータを作ってしまうと、後から成形するのも大変です。

先ほど書き忘れたのですが、データテーブルとして使用するシートと印刷するためのものは別に考えてください。先ほど書いた例も、印刷を視野にいれたものを作成されている方の話です。データテーブルはあくまでデータテーブルとして見易さは度外視して作って行かなければなりません。印刷する時は、データテーブルを下に印刷用のシートを作成するように考えておいて下さい。

Excelを今から勉強されるようですね。経験から、実務で使用されると覚えるのは早いのですが、かなり偏った知識になります。私はそれも良いかと思います。使用するあてもない機能を一つ一つ覚えるより、便利に使えるように試行錯誤して使って行かれると良いですよ。お勉強というより使うというだけです。入門書よりもリファレンスや逆引き辞典なんていうものの方が役立つかもしれませんよ。頑張ってください。
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この回答へのお礼

「データベースに流用できるデータは、先ほど述べた列をフィールドとし行をレコードとする形」というの、よく分かりました。あとは自分で作業していって実践でさらに理解していきたいと思います。
必要な機能を少しずつ覚えてから、他のことに手を出そうかな、と思っていますので、確かにリファレンスから入って行くのはいいかもしれません。

頑張ります。ありがとうございました。

お礼日時:2007/04/22 19:07

私も現段階ではアクセスなどのデータベースのことは考えなくていいと思います。

必要になってくればデータを流用するなどすればいいのですから。Excelは使用者も多く、会社のPCなどではAccessが入っていないことも多いかと思います。高価なAccessを買ってまでする作業では無いように思います。

#1の方が仰っていること以外に、私の周りのDBの概念のないExcelユーザーがよくやっていた失敗としては、
・横列にデータを作ってしまう
・分類ごとにシート分けしてしまう
  分類が分けたければ、分類フィールドを作ってください。
・ID(商品番号やJANコードなど)を持たせていない
  これは、サイズ展開されているものなどに多いです。品番xxのSとかMとかいう風にしている場合、IDを分けるようにして下さい。

こんな感じですかね。
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この回答へのお礼

そうなんです、実は会社にアクセスがなくって…。
社内で使える人があまりいないのでは意味がないので、今のところはエクセルのみで頑張ってみようと思います。
どうもありがとうございました。
挙げていただいた失敗例にあった、「横列にデータを作ってしまう」というのは、どうして駄目なのでしょうか?縦に作るのと横に作るのでは、どういった違いがあるのでしょうか?
よく分からないので教えていただければと思います。
よろしくお願いいたします。

お礼日時:2007/04/20 17:42

このようなデータベースであれば、ExcelよりAccessが得意とするところです、画像まで含めて管理できます。


しかしAccseeは理解するのは少々時間が必要です。
とりあえず「Accessデータベース 請負い」で検索するとデータベース作成を請け負う所がヒットします、このようなところに依頼するのがいいと思います。
   
以下、老婆心ながら・・・・
> エクセルがあまり得意ではないので、この機会に色々勉強したいと
これはデータベース作成とは別途、勉強されてはと思います。
実務を自分の勉強の実験台にしても、何かあったら混乱するだけですよ。
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この回答へのお礼

現段階では、予算のこともあって社内でできる範囲のデータベースづくりを考えています。アクセスって画像まで管理できるんですね。頭に入れておこうと思います。
勉強と実践が同時進行なので、別途というのが厳しいのですが、混乱が起きないように気をつけます。
ありがとうございました。

お礼日時:2007/04/20 17:36

#1です。



あ、別にAccessで作る必要は全くありません。ExcelのシートはAccessから
簡単に呼び出せますし、Accessのテーブルに持ち込むことも簡単ですので。
専門家がいじるなら、むしろExcelのままのほうが体裁を整えやすくていいですし、
素人が入力する場合、Accessは取っ付きが悪く、テーブル入力中に色々と
引っかかって前に進めない場合があります。Excelはそういう点はなく
とっつきがいいので、データ入力もはかどりますから・・・。

・・・レコード数が1万件を軽く越えるというなら話は別ですが。

なお、項目名から漏れやすいけれど、実際の処理でしばしば重要になる
項目として、「締切日」などの「殆どは同じなんだけど、ちょっとだけ
例外的に処理する場合がある」項目があります。データベースは、
項目の設定が一番重要ですので、「ちょっとでも違うコト」があれば、
必ず洗い出してくださいね。
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具体的にどのようなデータベースにしたいか分かりませんので、注意点の指摘もできませんが、


エクセルで作るより、将来的にも、共有するという観点からもアクセスで作る方が適切だと思います。
どうせ最初から勉強なさるのでしたら、アクセスを始めるべきでしょう。
なおデータベースを作る際は、その商品の属性(品番、商品名、サイズ、値段、商品の説明、制作会社、制作年月日、仕入れ年月日、仕入れ担当者etc)をすべて列挙しておいた方が良いでしょう。

あまり参考にならなくてごめんなさい。
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この回答へのお礼

ありがとうございます。
アクセスは、エクセルをある程度マスターしてからじっくり取り組んで
みようと思います。

「その商品の属性」のは、そこまで細かくは考えていませんでした。
そうですね、データベースとしては必要ですよね。
もう少し細かく調べてみます。

お礼日時:2007/04/20 17:33

基本的にはどういう入力でも大丈夫です。

重要なことは必要なデータが
抜けていないことです。管理すべきデータが抜けていると、後で追記する
のは大変ですから。

ただ、どうせ入力するなら、見出しは1行にして同じ見出しがないように
(こうすると、データベースの項目名としてそのまま流用が可能です)
データは空行を入れずに上に詰めて入力、可能な限り項目は全て埋め、
住所や企業名などは、複数のセルに分けたり改行を入れたりせずに
入力してください。

こうすると、ワークシートをそのままデータベースとして流用可能です。
「データ」「フィルタ」「オートフィルタ」と選択して、項目名にうまく
「▼(下向き三角)」が付けば、データベースとして使用可能です。
データベースになれば、三角をクリックして色々とデータを抽出して
みてください。今まで分からなかったことが分かるかもしれませんよ。
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この回答へのお礼

ありがとうございます。
まず、管理すべきデータをリストアップすることが必要ですね。
No.3でも触れていただいた、「項目の設定が一番重要」ということを
念頭にもう一度洗い直してみようと思います。

すみませんが「見出しは1行にして同じ見出しがないように」の、
見出しとはどういう意味でしょうか?
縦なら1234…、横ならABCD…の部分のことでしょうか?
すみませんがもう一度教えていただけますか?

お礼日時:2007/04/20 17:29

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週末1-200枚の写真を貼る為に残業するのは堪えます。
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Aベストアンサー

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1. 貼付けられる順番
  工事の様子を時間を追って撮影している場合、順番が重要です。
2. リサイズの問題
  工事写真は正確性が求められます。リサイズする場合、縦横比を固定すべきです。

1と2をクリアしつつ、貼付けを楽にするには、EXCELではマクロしか解決方法がありません。個人的にはVIXをお勧めしますが、一応EXCELでのマクロをアップします。貼付け後のサイズはセルの高さにあわせています。必要があれば、コードをカスタマイズして下さい。

ただ、他の方からもご指摘があるとおり、EXCELに200枚の画像は無茶ですね。複数のブックに切り分けましょう。

なお、マクロ[InsertPictures]は#2.papayukaさんのコードをかなり拝借しておりますし、配列のソートプログラムも以前どこかで教えて頂いたものです。クイックソートの方が早いのですが、長くなるので、バブルソートで済ませています。


以下コード。

Option Explicit
Sub InsertPictures()
  
  Dim fName As Variant
  Dim i As Long
  Dim Pict As Picture

  fName = Application.GetOpenFilename("JPGファイル, *.jpg", MultiSelect:=True)
  If IsArray(fName) Then
    Application.ScreenUpdating = False
    '配列に格納されたファイル名をソート
    BubbleSort fName, True
    For i = 1 To UBound(fName)
      Set Pict = ActiveSheet.Pictures.Insert(fName(i))
      With Pict
        .TopLeftCell = ActiveCell
        .ShapeRange.LockAspectRatio = msoTrue
        'どちらかをコメントアウト
        .ShapeRange.Height = ActiveCell.Height 'セルの高さリサイズ
        '.ShapeRange.Width = ActiveCell.Width 'セルの幅にリサイズ
        ActiveCell.Offset(0, 1) = fName(i) 'ファイル名書込み
      End With
      ActiveCell.Offset(2, 0).Activate
      Application.StatusBar = "処理中:" & i & "/" & UBound(fName) & "枚目"
    Next i
  End If
  With Application
    .StatusBar = False
    .ScreenUpdating = True
  End With
  Set Pict = Nothing
  MsgBox i & "枚の画像を挿入しました", vbInformation

End Sub

'値の入替え
Public Sub Swap(ByRef Dat1 As Variant, ByRef Dat2 As Variant)

  Dim varBuf As Variant
  varBuf = Dat1
  Dat1 = Dat2
  Dat2 = varBuf

End Sub

'配列のバブルソート
Public Sub BubbleSort(ByRef aryDat As Variant, _
  Optional ByVal SortAsc As Boolean = True)

  Dim i As Long
  Dim j As Long
  For i = LBound(aryDat) To UBound(aryDat) - 1
    For j = LBound(aryDat) To LBound(aryDat) + UBound(aryDat) - i - 1
      If aryDat(IIf(SortAsc, j, j + 1)) > aryDat(IIf(SortAsc, j + 1, j)) Then
        Call Swap(aryDat(j), aryDat(j + 1))
      End If
    Next j
  Next i

End Sub

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