![](http://oshiete.xgoo.jp/images/v2/pc/qa/question_title.png?e8efa67)
![](http://oshiete.xgoo.jp/images/v2/common/profile/M/noimageicon_setting_14.png?e8efa67)
私の会社では、もう何年も前から、仕事で作った文書や計算表などは、それぞれの課ごとの共有フォルダに保存することになっています。
ところが、うちの係の係長が、自分の作ったファイルをほとんど共有フォルダに保存していません。
デスクトップに保存しているらしいです。
過去に同じ係だった人たちは黙認してきたようなのですが、
いつかは係長も他の部署に移るかもしれないし、
そのときに果たしてデスクトップから共有フォルダに残して行ってくれるつもりなのか、不明です。
係内では、他の同僚の中では私が年長者です。ですから、私が係長にそれとなく言うべきかなと思っています。
いきなり課長に話を持って行く前に、直接本人に言ってみようと思います。
似たような経験のある方がいましたら、経緯など教えてください。
解決しなかった事例でもいいです。
また、自分も共有フォルダに入れないという方がおられましたら、なぜ入れないのか、理由を教えてください。
参考にしたいです。
よろしくお願いします。
No.4
- 回答日時:
こんにちは。
私も共有フォルダの使用は必要最低限です。
部所内で共通に使うファイル以外は入れません。
理由は、他の人が共有フォルダにアクセスした時、無数のファイルがあっては探しにくいのと、自分が作ったファイルの整合性が無くなる可能性があるからです。
自分が作ったファイルを誰かが必要になった時、共有フォルダから直接開いて改変すると、そのファイルについての責任は本来の作成者である私にはもてない事になりますが、私のフォルダにある、という矛盾状態が生じ、誰が改変したのかも記録に残りません。
これを防ぐには共有フォルダから直接開くのは止めて、必ず自分のパソにコピーしてそれを改変するわけですが、それをその人の共有フォルダに保存すると、大抵はファイル名はそのままですから、同じ名前のファイルがあちこちの共有フォルダに存在してしまい、どれが始めの物だかわからなくなります。
共通で使用するファイルはパソの共有フォルダではなくファイルサーバーを一つ決めるか作るかして、そこで元の文書は絶対いじらない事、もしくは共有フォルダ自体を書き込み禁止にしておくなどの対策がないと結構不便な事になります。
デスクトップにファイルを沢山保存する人は、パソコンのもっとも初歩的な部分が全く出来てない人ですので、そういう事を言ってもまったく無駄でしょう。
何を言ってるのかさえ判らないと思います。
パソコンによる文書管理(ファイル管理)はそれなりの腕が必要であり、一番レベルが下の人の能力がその職場全体のレベルを下げます。
ルールを決める時は、その最低の人のレベルでのルールを作らないと守る事は出来ないです。
詳しくありがとうございます。
係長が入れてくれないのは、係長が専任でやっている仕事のファイルです。
でも、同じ係の社員として、係長の業務の方法が全く分からないと、困るときがあると思っています。
「係長でないと分からない仕事」になってしまっています。
ファイルを改変される不安というのは確かにありますね。
ほかの点も参考になりました。
No.3
- 回答日時:
うちの職場にもいました。
「これ壁紙?」ってくらいにデスクトップ上にファイルを並べたててる人が・・・。読み込み遅くなるって分からないんでしょうね。
ちなみにうちの同僚は「自分の作ったデータは自分のもの。他人に見せたくない」考えでした。そんなこと家でやれよ!仕事だろ!って
当時は思ってましたけどね(笑)
係長に直接話しても言うこと聞かないと思うので
「部署ルール」として周知してはどうでしょうか?
その際に「共有フォルダの整理」も一緒にしてしまって、
みんながデータを拾いやすくするよう部署全体を巻き込んだ方が
上手く行きます。
回答ありがとうございます。
部署ルールはすでに出来ているのですが、どういう訳か共有フォルダに入れてくれません。
皆さんの回答を参考に、機会を見て理由を聞いてみようと思います。
No.2
- 回答日時:
書類の種類にもよるのかと思いますが、
ひとつは個人的な文章は入れません。
あとはあまり人にいじられたくないものとか、自己管理しているものなんかはあまり入れておきたくないです。
過去に消されたり、変更されたりした経緯もありましたので。
それと、整理方法にもよりますが、共通文書って量が多くてどこに保存したかわかりにくくなってしまうのもやでした。
共有じゃないとみんなが困る文章については共有じゃなきゃまずいでしょうが、そうでない文章等は僕も手元においておきたい派です。
引継ぎは当然ちゃんとやれるように自己PCでの整理はちゃんとやってるが前提です。
どういう社内ルールなのかわかりませんが、共有も何でもかんでも入れすぎるとわけがわからなくなってしまいますね。
参考までに。
回答をありがとうございます。
>共通文書って量が多くてどこに保存したかわかりにくくなってしまうのもやでした。
これって確かにありますね。
個人的な文書はマイドキュメントに保存するルールになっています。
完全に仕事の部分のファイルを共有フォルダに入れてくれません。
今のところ、係長が専任でやっている仕事なので、即実害があるわけではありませんが、
ファイルを見ることが出来ないために、どんな方法でその業務をこなしているかイマイチ分かりません。
「その人しか分からない仕事」って、組織として良くない状態だと思うんです。
しかし、皆さんの回答を読ませていただいて、共有フォルダに入れるリスクもよく分かりました。
感謝です。
お探しのQ&Aが見つからない時は、教えて!gooで質問しましょう!
おすすめ情報
デイリーランキングこのカテゴリの人気デイリーQ&Aランキング
-
【Excel】[Expression.Error] ...
-
VBAでCSVファイルが使用中かど...
-
共有フォルダに誰が何にアクセ...
-
事務の派遣で働いています。多...
-
特定のエクセルファイルを起動...
-
tmpファイル なぜできる?削除...
-
Excel VBA 処理後データが重た...
-
0バイトのファイルを検知したい。
-
相手のPCにVBAからメッセ...
-
XMLデータを変換し印刷する方法
-
拡張子が「cda」のファイルを聞...
-
(Excelマクロ)datファイルをエ...
-
access関数を説明できる方いま...
-
【VBA】異なる行だけを抜き出す...
-
ファイルの途中に文字列を挿入
-
ファイルを削除する方法
-
AccessVBAで作成したExcelファ...
-
一時ファイルについて win32 Ge...
-
httpの画像urlが作りたいんです...
-
excelを共有ファイルにすると行...
マンスリーランキングこのカテゴリの人気マンスリーQ&Aランキング
-
【Excel】[Expression.Error] ...
-
共有フォルダに誰が何にアクセ...
-
特定のエクセルファイルを起動...
-
Batch: フォルダ内の特定のファ...
-
VBAでCSVファイルが使用中かど...
-
月が変わったら自動でシートが...
-
AccessVBAで作成したExcelファ...
-
(Excelマクロ)datファイルをエ...
-
tmpファイル なぜできる?削除...
-
Access VBA を利用して、フォル...
-
mdbファイル フォームを開くと...
-
Excel VBA 処理後データが重た...
-
【アクセス】「ほかのユーザー...
-
excelを共有ファイルにすると行...
-
ファイルの途中に文字列を挿入
-
XMLデータを変換し印刷する方法
-
拡張子が「cda」のファイルを聞...
-
特定のフォルダに入れたファイ...
-
社内Excel共有ブックでの保存ト...
-
access関数を説明できる方いま...
おすすめ情報