プロが教える店舗&オフィスのセキュリティ対策術

仕事でミスが増えてきたのと、聞いたことをすぐに忘れるので、対策を考えています。血液型は関係ないかもしれませんが、o型で、大雑把な所があります。
ミスをしたことを、すべてパソコンで打ち出し(手書きより早いため)印刷し、通勤中に見直しをするようにし始めたところです。
メモをとるくせをつけようと、A5ぐらいのノートを買いました。メモをする習慣をつけて生きたいと思います。
これでミスは減るでしょうか?
1回しか聞いていないことも忘れないようにする方法と、ミスを減らすのに一番効果的な方法を助言してください。
真剣です。非常に困っています。

A 回答 (7件)

#6です。



何か、スキルに対する考え方が間違っているような気がします。
いろいろと新しいことに手を出すのもよいのですが、今やっている仕事の業務内容についての理解を深めることが先決ではないでしょうか?

例えば、伝票の入力をするにしても、入力した内容が正しいかどうか、(元のデータと照らし合わせてではなく)見ただけで判断できるのでしょうか? 業務内容が十分理解できていれば、根拠となる情報なしでも、一見して明らかにおかしいものは分かるようになります。
そうではなく、単に機械的に確認を行っているだけであれば、効率も悪いですし、ミスも起こりやすくなります。

自社の業務内容を、机上だけではなく、誰が、どこで、いつ、どんな仕事を、どのようにして行っているのかが把握できれば、ミスは自然に少なくなるはずです。

この回答への補足

やはりスキルへの考え方が間違っているのですね。お金をかけてなんだか私はおろかですね。パソコンを習うのは趣味と思うことにします。
現場の仕事内容も分からないといけないとは思っていました。現場で仕事をする時は、みんなの仕事ぶりを観察したりしています。誰が何をするは細かく言うと日により違いますが、だいたいは同じです。なんとなくは把握しています。
先日は、原料の下準備の方法を工場長に教えて欲しいとお願いしまして、教えてもらいました。
しっかりメモしました。在庫表の内容がしっかりと分かるようにはなりました。現場の仕事は細かい作業までは知りませんので、仕事内容を細かく知ったほうがよさそうですね。一度現場の仕事をじっくりと見学してみないといけないですね。
回答ありがとうございます。ずっしりきました。目が覚めました。
頑張っていきます。

補足日時:2007/08/04 21:58
    • good
    • 11

どんな仕事をどんな体制で行っているのか、どんなミスが多いのかにもよりますが...



ミスをなくすことは原則として無理です。ミスを少なくすることは、それなりにスキルアップが必要なので、一朝一夕にはできません。

ではどうすればよいかですが、ミスをしても、早い段階でそれに気づけばよいのです。ミスに気づけば訂正することは(普通は)可能です。自分の仕事を丁寧に再確認すれば、早期発見は可能なはずです。
(ただし、ステージ上での芸能活動や講演などではそうもいかないでしょうが...)

ミスを含んだ内容を見ても、それがミスであると気づかないようだと、状況はかなり深刻です。これを何とかするには、スキルを向上する以外にはありません。

この回答への補足

事務員は私ひとりです。仕事内容はNO.5の方の返答に書かせていただきました。丁寧な再確認、明日からさっそくやっていきます。スキルの向上とありますが、
今の所、メールは受信と送信ぐらしか分からないため、間違うことがあったので、来週からパソコン教室で使いこなせるように学びます。また、時間短縮が出来ればとマクロも教室で学びました。印刷処理などで使っています。
VBAはまだまだ勉強中です。仕事で使える段階ではありませんので、だめです。まだ意味がないです。
また、ビジネス文書検定の勉強もしています。文書の書き方等をしっかり見につければ、ケアレスミスが減るかもしれないと思ったのと、事務としてサポートできるようにしていきたいと思ったからです。
こういうのは違いますかね。どういうように向上していけばいいのでしょう?
とりあえず、みなさんが回答してくださったことを確実に忠実にしていこうと思います。
回答ありがとうございます。

補足日時:2007/08/04 00:29
    • good
    • 2

初めまして。

スコンチョといいます。(^_^) 活字で手短に書きます
ので、厳しい感じがするのはご容赦くださいね。

>1回しか聞いていないことも忘れないようにする方法と、ミスを減らす
>のに一番効果的な方法を助言してください。

*忘れないようにする件

聞いたことを「なぜ忘れてはいけないか」を見直すあたりからですね。
多くの場合は「締め切り時間に間に合わせる」ためのはずです。これを
防ぐには単純なメモよりも、ダイアリーに開始しなければ間に合わない
時間を記入するのがよいと想います。(例:8/3 13:00 の欄に「本日
夕方提出の書類作成」と記入しておきます。)この作業は単純なようで、
「作業に要する時間の見積もり」を常にすることになり、頭の訓練にも
なりますし、一旦考えることにより記憶率が上がると思われる。

次に、多いのは「ルールの変更」等の今後ずっと続くことですね。これは
問題なく日々のルーティングワークがこなせるようになるまで、大判
ポストイットを貼っておき、問題ないと思えたら外すのがよいかもし
れません。

忘れることは人間の才能の一種と言われています。なぜならば、忘れる
ことができなければ、辛いことが多すぎたり、情報が多すぎて混乱する
からだそうです。そのバランスが少し崩れているだけのはずですから、
まずは焦らないでくださいね。


*ミスを減らす件

どういうミスか分からないので、的外れなアドバイスだったらご容赦
ください。

ご質問文を読むかぎり、確かに大ざっぱな印象は受けます。(ごめん
なさい) ワープロは早そうですが、誤字・脱字癖がありそうなのと、
モノを見るときに他の人よりもアバウトなのではないですか? 

>メモをする習慣をつけて生きたいと思います。

>A5ぐらいのノート

アドバイスとしては「自分はキー入力が早い」という考えを少し修正
するのがよいかもしれません。仕事とは「きちんとした完成品」が出来
上がって初めて終了です。ウサギとカメを例に出すまでもなく、途中の
工程が早いのは、全く意味がないのです。他の社員さんよりも早いか
どうかは分かりませんが、キーが早く打てるのなら「その分確認の時間
ができた」と考えるようにした方がよいかもしれませんね。

また、仕事は誰からか依頼されることが多いと思います。このときに
流れとしては以下のようになります。

仕事の依頼を聞く→作業時間の見積もりをする→時間を確保する→
準備・段取りをする→本作業にかかる→作業が終わったら内容を確認→
上司に作業が終えたことを報告する→成果物を提出し確認してもらう

まず「依頼を聞く」ときには正確に聞いてください。指示を出す方に
問題がある場合もありますが、きちんと理解してから次ぎ工程にかか
らないと。やる前からミスしていることになります。

次に「作業時間の見積もり」ですが、これはメモの処でも書きました
よね。結構ベテランでも考えずに作業している人が多いです。なぜ、これ
が必要かというと、他の仕事との優先順位と関わってきます。もしも
2つの案件を別々の人から今日中と言われて、絶対終わらない量だったら
どうします? でも、見積もってない人は終わるかどうかも分からず
取りあえずやります。(正解は、各々の指示者にどっちが先かを決めて
もらうのがいいですね)

多くなるので途中は省きますが、最後の「終了報告」と指示者への
「確認依頼」もやっておきましょうね。素直に「自分で何度も見直した
のですが、自信がないのでお時間があればお願いします」と言える上司
ならいいのですが・・・(^_^;)

これらの工程もアバウトな人になると、言われた→やった(終わり)となり、
ミス以前の問題になることもあります。きつい言い方になりますが、
ある工程や部分だけの仕事で、なおかつミスが多少あってもしょうがない
のなら、アルバイトでよいという話になります。自分で起動修正したり、
問題解決したりするところまで期待されての社員なのです。頑張って
ください。

この回答への補足

A4サイズ1枚(ほぼびっしり)なら5分で打てますが、それはあまり価値がないと言うのは働き出してから気づきました。1年もかけてキーを見ずに早く打てるよう努力したのに・・・と落ち込みました。どうやら私は的外れな努力をしてしまうところがあります。
私の仕事を書き出しました。
毎日、朝一に応接室と事務所の掃除、急ぎの運送便の手配、納品書・売上日報を作成します。昼からは、出荷一覧と出荷伝票、運送便の手配を出します。
そのほかで、仕入帳作成、売上帳処理(出荷伝票の内容を記帳、お客様から届く入金計算書にて入金を記入(結構時間がかかります)、銀行から郵送で届く明細で1ケ月分の入金確認)、出荷伝票にミスがないか1月ごとにチェックする、振替伝票作成、小口処理、伝票整理、
1・2日は請求書、請求一覧表作成、10日と末と支払があり信金さんにきていただいて処理する(それぞれ前日に支払の書類等いくつかの書類の作成、9日は源泉書類も作成)、25日は新たなタイムカードと給与の封筒の準備(カードと封筒に従業員の名前を記入)、26日は給与計算、末は銀行に行く、その後現金手渡しの為現金を数える処理、文具や備品の購入・管理等が主な仕事内容です。
それ突発的にちょっとしたことをお願いされたりするのですが、それが忘れがちでした。
給与処理が済んだら、次の日はもう請求処理、なので、そのあたりでミスが多いです。
また、あらかじめすることが決まっている日は毎日する仕事もこなしてからその仕事をしないといけないので、そういう日もミスが多いです。
ポストイットを貼るのをさっそく実行します。
話を正確に聞くこと、心掛けます。
時間の見積もりが適当なところがあったかもしれません。
アドバイスを参考にしたいと思います。
最後の文章は、どきりとしました。危機感を持って仕事に取り組みます。
長々と回答、ありがとうございました。

補足日時:2007/08/04 00:14
    • good
    • 4

ミスをなくすには、とにかく指示をきちんと聞くことです。

そしてきちんと確認をすることです。
指示を聞きながらメモを取るのではなく、まず聞く。それこそ全身を耳にして。その後、言われたことを思い出しながらノートに書き出す。そこで忘れたことや解らないことが出てきたら「これこれはこういう認識でよろしいですか?」「ここが解らないのでもう一度説明していただけますか」と聞くことです。自分の思い込みや想像で勝手に作業しないことです。解らないことが出てきたら、その都度確認することです。
そして仕事の流れを把握することです。今自分は何の為にこの作業をしているんだろう、この作業は全体の流れのどこらへんに位置するんだろう、と考えることも必要です。もしミスをしたら、誰が困って誰に迷惑をかけるんだろう、と考えることも大切です。
頑張ってくださいね。

この回答への補足

きちんと聞くこと、確認すること、この簡単なことをやっていませんでした。きいたつもりになっていることが多かったような気がします。
他の仕事をしながらふんふんと適当に聞いていたかもしれません。ダメですね。だからすぐに忘れてしまうのですね。情けないです。
アドバイスどおり実行していきます。指示を聞いてからメモを取るのがいいのですね。思い込みもやめていきます。その都度確認していきます。
ありがとうございます。gingami-xさんの回答をノートに印刷して貼り、何度も見直したいと思います。

補足日時:2007/08/03 23:34
    • good
    • 3

メモをとることは物忘れを防ぐのに非常に有効です。

良い試みだと思います。
私の場合、2種類のノートを使い分けていました。

一個目は、ポケットサイズのメモ帳。
これには、後述の指示を出された時や顧客からの電話のメモ書き等、比較的緊急性のある場合に用いていました。

二個目は、ff1234さんが購入されたようなA5サイズのノート。
これには、「その日(週)やらなければならないことの優先順位リスト」を記載していました。また、必要に応じて上記のメモ帳の清書等も書き写していました。

メモは忘れないことも重要ですが、物事の優先順位を明確にするのにも有効です。
優先順位の低い仕事は後回しにしたまま忘れてしまうことが多いので、このようにメモと合わせて記載しておくと忘れずに済むので安心です。

パソコンにミスの内容を打ち出すのも良いとは思いますが、あまりにも何でもかんでも打ち出そうとすると、メモをとること自体が目的になってしまい、それが反って業務の妨げになる場合もあります。気を付けてください。

また、1回しか聞いていないことを忘れないようにする一番良い方法は、そのことを言われた際に、こちらから復唱して「今のは~をすればいいんですよね?」と聞き返す癖をつけることです。
もちろん聞いてる途中や聞いた直後にメモをとるのは大前提です。
忙しい時等には煙たがられることもありますが、頭で忘れてしまっても口と耳(自分の言った声を覚えている)とメモで物忘れを防げますし、何より、指示者の意図した指示内容と、自身の受け取った内容の考えの相違を防ぐことができるのが大きいです。

あと、ミスを減らすのは「慣れ」が一番ですね。
仕事に慣れてくれば余裕が生まれるので、その余裕がミスの減少に直接につながります。
また「慣れ」と似ていますが、「自信」も大事です。
自分の仕事ぶりに自信が出てくると、たとえミスした場合でも冷静に対処することができるようになります。

なのでもしff1234さんがその気ならば、自分の仕事が空いている時等に積極的に先輩方の仕事を手伝い、「慣れ」と「自信」を早く自分の物にするのが良いと思います。
仕事に対して「自信」が付いてくると、それ以前より遥かに仕事が楽しく快感なものになってきます。

ここに述べたことを2ヶ月も続けていれば、それぐらいのレベルにはすぐ到達します。
頑張ってください。

この回答への補足

優先順位はつけて仕事しています。でないと、こなせない仕事の量なのです。他人の仕事を手伝う余裕はないです。事務員がひとりしかいないのです。忙しい時に、あれよろしくとか、あれはこうだからとか言われるのをよく忘れてしまうのです。
復唱がいいのですね。明日から実行していきます。続けていきます。
パソコンでメモするのは、仕事が終わった後、5分で仕上げるので、
メモを取ることだけにはならないとは思いますが、気をつけたいと思います。
アドバイス、ありがとうございました。

補足日時:2007/08/03 23:24
    • good
    • 3

 職場環境や業務内容があれば具体的に回答できるんですが^^;


 複数の業務などを行うならば仕事を始める前に今日は何をすべきかを書き出し、業務が終わる事に消していく方法がありますよ。
 簡単なことですが、結構役に立ち増すよ。

この回答への補足

経理から営業・その他事務全般をしています。
さっそく、アドバイスどおりやってみました。
上手くいきそうな予感がします。
頑張って続けていきます。
ありがとうございました。

補足日時:2007/08/03 23:21
    • good
    • 2

「ミスが減る」というよりは、「同じミスをしなくなる」という表現が一番近いかと。



私は、手書きのメモとPC入力を平行してやっています。
メモ帳は、ミスプリントを束ねたもの。
それを「メモ帳」に打ち込んでいます。
電子化するのは、膨大な情報量になっても検索が可能、というメリットが一番の理由です。

また、作成義務がなくても「業務日誌」をつけると、あとあと便利です。
面倒なので、私はよくさぼってしまうのですが…(^^;)

この回答への補足

回答、ありがとうございます。
同じミスをしないように頑張っていきます。

補足日時:2007/08/03 23:18
    • good
    • 1

お探しのQ&Aが見つからない時は、教えて!gooで質問しましょう!


人気Q&Aランキング