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こんにちは。
社員200人程度の会社で社内のインフラも整ってきた
ためグループウェアの導入について検討しています。

ただ、グループウェアの数ある機能の中で「スケジュ
ール管理」については、ユーザの中には今まで他人
に見えなかったコトが露呈してしまうことから導入に
関していろいろな面で懸念の声も聞かれます(考え
過ぎだと思うのですが、その声は労務管理の面にまで
及んでいます)。

そこで自社でのグループウェア導入を行なった方に
お尋ねしたいのですが、「スケジュール管理」について
社内からどのような声が聞こえ、またその声にどのように
応えることで導入を進めたのでしょうか。

因みにこの計画は、社内からグループウェア導入を
促す声があったワケではなく、管理部門として導入を
推し進めたいというスタンスです。
現在テストを行なっているグループウェアはASP型で
細かいカスタマイズは行なえません。
また、当方は建築業で、同業種の方からのご意見を
伺えると大変嬉しいです。

宜しくお願い致します。

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A 回答 (4件)

うちで問題視されたのは、


1、営業の予定の行動と実際の行動が違い、予定の行動をあてにしていた人が困ることがあった。

営業はトラブルやお客様の状況でその日の行動などすぐ変わります。
しかし他部門の人間はそうは考えないようで、この営業がこのお客様の元に行くのなら、ついでにこのお願いをしようと思う。ということが多々ありました。
グループウェア導入前のようにちゃんと口頭で打合せすれば良いのに、グループウェアで予定されているから当日言えば良いと考える無精者がいました。

これに限らず、社員のコミュニケーションに不都合が生じましたね。

さらにうちの会社の場合、役員の方も予定を書き込まなかったり、回覧や掲示板を見なかったため、紙ベースの回覧板などをまわし続けなければならなくなり、
結局グループウェアの存在意義が弱くなり辞めてしまいました。

中間管理職主導でやる場合、ちゃんと経営陣もそのものを理解して使うのかが重要になってきます。
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システム導入のコンサルティングをしている者です。



書かれている状況から判断するに、反対されている方は感情が先に立って「懸念の声」となっていると思われます。

理由は色々と考えられますが、
「新しい物・やり方に拒絶反応・不安感がある」
「使いこなせない、恥をかきたくない」
「導入の進め方が気に入らない」
などがあるでしょう。

本来の反対理由である感情を解決せずに、スケジュール管理を変えても、また別な理由が出てくるだけです。根本的な解決には至りません。
ましてや、強引に導入すればトラブルを引き起こしかねません。

まず第一に、反対理由の根本にある感情の原因を探ってください。
「なぜイヤなの?」と直接質問しても答えは返ってきません。遠回りですが、反対者の状況を調べたり、何度も対談する必要があります。

次に、導入することでどんなメリットがあるのか、会社全体で何が効率よくなるのか、などを十分に説明し理解してもらってください。

ご自分達で難しければ、外部の専門家に依頼してください。
同じ内容の話でも「社内の他部署」が言うのと、「外部の専門家」が言うのとでは違った結果になります。

以上ですが、ご参考になりますでしょうか。
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どんな種類のものか、仕様がわからないのでなんとも言えないでしょうね。


後ループウェアと言っても色々あって、どこまで行うものなのか? どんな機能を持っているかによって違いますから他の会社の例は参考にならないと思います。

私の会社では、ExchangeとSherePointを組み合わせて使っていますが、電子メール、スケジュール管理、ToDo、会議室予約管理、会議召集と出欠管理、備品管理、ドキュメント検認、資料保存管理、資料採番、休暇管理、勤怠管理などを行っています。

社内からの声というのはどういうことを言われているのか分かりませんが、改良要求は常にあります。操作や使い方の問い合わせは、専門のヘルプデスクを置いて対応しています。(毎日数十件の問い合わせがある)

懸念とは何でしょうか?
それが分からないので、これくらいの回答しかできません。
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同業種(建築業)では無くて申し訳ありませんが・・・私は、グループウェアの提案・導入しておりました。



>他人に見えなかったコトが露呈してしまうことから導入に関していろいろな面で懸念の声も聞かれます

スケジュールは、会社の予定だけを入れます。
ですので、他人に見えて困ることは無いはずです。
仮にあったとしたら、やましいことや、不正しかないでしょう。

確かに、スケジュールを登録するのは面倒です。
なぜ、導入しないといけないか、導入する意図とメリットを従業員の皆様に説明するしかないですね。

もっともらしい理由としては・・・防災時の危機管理とかですかね。
何かあったときに、何も把握していないと問題ですから。
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