エクセルを使ったスケジュール管理の工夫を教えてください。

エクセルを使ったスケジュール管理の工夫を教えてください。

企業の内部昇格試験の審査を委託で行う仕事をしています。

仕事の流れは以下の通りです。(2)以降が私の仕事です。

(1)営業が仕事を取ってくる
↓
(2)申し込みFAX
↓
(3)受注可否判断（出題問題ストックのチェックと採点者への現在の依頼状況の判断）
↓
(4)申し込み内容確認（リクエスト内容、問題の納品着日、答案到着日、採点結果返却日）
↓
(5)申し込み確定。スケジュール社内共有化のためにサーバー上のエクセルファイルに日程入力
↓
(6)見積書　契約書　etc...
↓
(7)作問、採点依頼（作問者・採点者）
↓
(8)問題印刷依頼（印刷屋さん）
↓
(9)問題原稿UP後整理
↓
(10)校正
↓
(11)印刷所へ引渡し
↓
(12)印刷所から引き受け、検品
↓
(13)問題発送
↓
(14)試験実施
↓
(15)答案受け取り
↓
(16)答案発送（採点者へ）
↓
(17)採点データ受け取り
↓
(18)データ集計
↓
(19)採点結果報告

です。
(5)の共有サーバーのスケジュールは縦軸にクライアント、横軸に様々な日程（実施日、答案受取日、採点締切日）等を記載します。

現在、私が担当しているクライアントは100弱ほどで、毎週の様々な曜日に試験が実施されます。だいたい多い週で１５ほどです。
一社で複数階級を違う実施日で行うことも多く（４月に係長、８月に課長補佐、１２月に課長等）案件数はクライアント数×2.5という感じです。

困っていることは以下の通りです。

・現在は共有サーバーの単なる罫線だけの表で管理しているために、見にくい。
・多くの案件の日程が入り乱れているためにその確認作業に時間と労力をかなりとられ残業が多くなっている（平均８０~９０時間/月）
・実施日から逆算して日程を組む際に、紙の卓上カレンダーを見ているため非効率すぎる（上司、先輩はその方法に疑問を持っていない）
・自分だけのスケジュール管理表がない。（どう作成していいかわからない）
・自分だけのスケジュール管理表を作っても、共有サーバーへの入力は必須で、入力が二度手間になってしまう

解決方法になるのでは、と思っていることは以下の通りです。

・９月４日に試験が５つある場合、９月５日のセルに５つの試験情報を入力し、色が変わるようにする。（実施日なら赤など）そしてその色が変わっているセルをクリックするとどのクライアントのどの試験が実施されるのか、詳細を見ることができるカレンダーがあれば。

・実施日を入力すると自動で想定する日程が入力されれば。（たとえば実施日から土日を二回またいでの二週間後等）

・その他、納品予定日や印刷予定日、採点者への依頼予定日、実際の依頼日、誰に依頼しているのか、問題のUP予定日、問題のUP状況、採点結果のUP予定日、UP状況等を一元、と言わないまでも集約して一目でわかるように出来れば。

と考えています。

なかなか都合のいいようにはいかないでしょうが、少しでも事務改善が出来ればと思い本やネットでエクセルの基本機能から勉強中です。
しかし、実際にこなさなければならない仕事に自分の勉強が現在では追いついていないのが現状です。
社内では「とりあえず残業して毎年なんとか出来ているのでこれでいいのでは」という認識しかなく、事務作業の効率化やPCスキルの向上は全く話題になりません。
４月からエクセルを勉強し始め、単純なSUM関数や表作成ができるレベルになった自分のPCスキルを「それだけできればもうPCは十分」と言い切るような認識です。

何か良い知恵はないでしょうか。
特に具体的なスケジュール表の作成方法やそれに必要な知識、フリーソフト、またエクセル以外の解決方法もありましたらお願いいたします。

No.3 ベストアンサー 回答者： layy 回答日時： 2010/09/04 18:52

機能要件分かってて問題点もわかってて

次に何したらいいか、整理できていますか？。

「見にくい」→「色が変わるように」
これが実現できたらいい状態になっていますか？。
いずれは実装すべき機能なのでしょうが、
技術的なことは、（シートやセルの）何をどうするが決まってからの話なので
勉強している過程で課題にしたらいいでしょう。
スキル不足はそれまでにがんばってください。

良く使うところです。
エクセルでお仕事
http://www.asahi-net.or.jp/~ef2o-inue/menu/menu0 …
すぐに使えるＥＸＣＥＬＶＢＡマクロ集
http://www.asahi-net.or.jp/~zn3y-ngi/

ブックやシートの構造、各セルの配置、
入力してもらう項目、出力（画面、印刷）する項目、体裁など
いろいろ考えておかないとこの作業は先に進まないと思います。
それをするのが”仕事”です。

社内での意識改革は、
これを実現し、改善意識を植え付けてからでしょう。
効果があるのかないのかわからないなら残業しない方がいいですね。

「どう、よくなりましたでしょ？、みんなもがんばってやりましょう」
と持っていく。だから、今回は必ず結果を出す、意識で。
やるからには自分で達成感が必要、
「大半をネットの人に作ってもらいました・・・」
となるとせっかくの改善もまわりの評価が下がります。

それで、本題ですが、
回答に何を期待しているのか明確にしてください。
作業手順なのか技術的なことなのか意識改革なのか・・・・。

まずは
この作業の計画スケジュールから考えたらどうでしょう。
９月末いっぱいまでに・・・までを実現する、
１０月末いっぱいまでに・・・までを実現する、等。

No.2 回答者： hallo-2007 回答日時： 2010/09/04 18:31

質問が多くて一気に回答するのは無理でしょう。

とりあえず
(5)の共有サーバーのスケジュールは縦軸にクライアント、横軸に様々な日程（実施日、答案受取日、採点締切日）等を記載します。
についてアドバイスいたします。
データの構築方法を考えましょう。
クライアントの数は固定で、受注のたびにデータがふえるのですから
シート名　受注項目
　A　　　B　　　　　　　 C　　　　D　　　　E　　　　　F　　　　・・・・
受注ID　クライアント名　受注日　実施日　答案受取日　採点締切日
00001　　　A社　　　　　8/1　　　9/1　　9/15　　　　10/1
00002
・・・・
と云った具合に受注が確定した時点でデータをひたすら下方向へ入れていきます。
クライアント名は　エクセルの入力規則　を設定
もし実施日から　回答受取日、採点締切日が決定できるようであれば関数を利用して
自動で決定できるように出来ます。

後は、別のシートに必要な行のデータを抽出表示するシートを考えます。
方法はいくらでもあります。
１）オートフィルターで絞り込む（元データのシートで表示することになります）
２）フィルターオプションの機能を利用して別シートに表示させる）
http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/Excel/filte …
などを参考にしてください。
３）関数を配置して表示させる（この場合は作業列が必要になりますが）
４）VBAを使ってプログラムを書く
一例ですが　関数案を説明しておきます。
別シートに（検索　というシート名だとします）
　　　A　　　B　　　　　　　 C　　　　D　　　　E　　　　　F　　　　・・・・
１　検索日
２
３　受注ID　クライアント名　受注日　実施日　答案受取日　採点締切日
４
５
と準備します。
B1セルに　検索したい日付を入力します。
データのシートを
　A　　　B　　　　　　　 C　　　　D　　　　E　　　　　F　　　　・・・・
作業列　受注ID　クライアント名　受注日　実施日　答案受取日　採点締切日
　　　　00001　　　A社　　　　　8/1　　　9/1　　9/15　　　　10/1
　　　　00002
・・・・
と仮にA列1列挿入して
A2セルに　=IF(OR(E2=検索!B$1,F2=検索!B$1,G2=検索!B$1),ROW(),"")
と入れて下へたっぷりコピイしておきます。
実施日　答案受取日　採点締切日　のいずれかが検索したい日（B1セル）の日付の場合
その行番号が表示されるはずです。
検索のシートのA4セルに
=INDEX(受注項目!B:B,SMALL(受注項目!$A:$A,ROW(A1)))
といれて右へコピイ
4行名を下方向へもたっぷりコピイしてみてください。
B2セルで指定した日付を含む受注項目の一覧表になります。
＊エラー処理は入れていません。
INDEX関数、Small関数、Row関数についてはエクセルのHelpを参照して勉強してみてください。
複数のパソコンから同時に作業を行うとかになりましたらVBAやアクセスの力を借りることになるでしょう。
関数については既に購入された本に紹介されていると思いますが
上記の様な応用は　中級以上の本でないと出ていないかもしれません。
ひとつづつクリアしていってください。

No.1 回答者： MackyNo1 回答日時： 2010/09/04 17:21

質問内容があまりにも散漫で具体性がありません。

>困っていることは以下の通りです。

>・現在は共有サーバーの単なる罫線だけの表で管理しているために、見にくい。

基本的にデータベースの管理としてはこれで良いと思います。
見やすさについては、どのようなことに着目して、どのようにすれば見やすくなるのか「具体的」に改善点を考えましょう。

＞・多くの案件の日程が入り乱れているためにその確認作業に時間と労力をかなりとられ残業が多くなっている（平均８０~９０時間/月）

案件ごとにデータをフィルタするなどの工夫はできないのでしょうか？
いずれにしろ、「具体性」のない愚痴のような気がします。

＞・実施日から逆算して日程を組む際に、紙の卓上カレンダーを見ているため非効率すぎる（上司、先輩はその方法に疑問を持っていない）

具体的に、どのようにしたのですか？

＞・自分だけのスケジュール管理表がない。（どう作成していいかわからない）

ご自分で管理に必要と思われるものをデータベースから抽出するしかありません。

＞・自分だけのスケジュール管理表を作っても、共有サーバーへの入力は必須で、入力が二度手間になってしまう

２度の入力は入力ミスのチェックが２回いるため効率化の観点から絶対避けるべきです。
データベースから必要なデータを関数で引っ張ってくるようにします。

＞解決方法になるのでは、と思っていることは以下の通りです。

まずこのような掲示板での質問の仕方の基本ですが、１つのスレッドにいくつも質問を入れるべきではありません。
質問内容のポイントを絞って、データの具体例をデータベースシートのレイアウト（入力項目やセル位置）とともに提示するようにしましょう。

＞・９月４日に試験が５つある場合、９月５日のセルに５つの試験情報を入力し、色が変わるようにする。（実施日なら赤など）そしてその色が変わっているセルをクリックするとどのクライアントのどの試験が実施されるのか、詳細を見ることができるカレンダーがあれば。

質問内容が不明です。
一般にセルをクリックしたときに何か起こるようにすることはできません。
ダブルクリックしたときやセルの値を変更したときに何かの操作を行うにはマクロを使用する必要がありますが、これはまず基本ができてからの課題だと思われます（別の機能を利用することをお勧めします）。

＞・実施日を入力すると自動で想定する日程が入力されれば。（たとえば実施日から土日を二回またいでの二週間後等）

この質問内容もよくわかりません。
実施日を入力したら何の日程を表示するのか具体的に例示してください。

＞・その他、納品予定日や印刷予定日、採点者への依頼予定日、実際の依頼日、誰に依頼しているのか、問題のUP予定日、問題のUP状況、採点結果のUP予定日、UP状況等を一元、と言わないまでも集約して一目でわかるように出来れば。

データベースシートに上記のすべてのデータが入力されていないのでしょうか？

少なくとも上記のデータは一元管理する必要がありますので、ばらばらのデータベースに入力されている場合は、それぞれのブックから関数で必要データを抽出するなどの操作を行うことになります。

いずれにしろ、このような質問では具体的な回答は期待できないので、実際にやりたいことや聞きたいことをピンポイントで絞って、質問し直すようにしましょう。