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新しい職場で働くことになり、
フォーマットがたくさんある会社で、
仕事効率を上げる工夫を教えてください。

ほとんどが、エクセルで打ち込む形なのですが、
(報告書などが多い)

ワードも少々あります。

その中で、時刻を打ち出すものがあるんですけど、

 :  ~  :    

となっていて、

本当に初歩的な質問で申し訳ないですけど、
これを入力するときって、順序的には、

数字を打ち込んで 調整してますか?
それとも、最初に、Back Space でつめておいて
数字を打ち込むんですかね。

自分の中で決め事をしていないせいか、
どうしても打ち込んだ後にずれが生じてしまって、
それを調整するのに、
時間がかかるんです。

それなら、最初から、空白にしておいて、
自分で打ち込んだ方が、私の場合は早い気がするんですけど。
(タイピングはそんなに遅くないと思います・・・)
皆さん、この場合は、どうしてるんでしょう?

フォーマット入力の仕事に慣れていないので、
皆さんが工夫している点、お勧めのサイトや本など
是非教えてください。

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A 回答 (4件)

エクセルなら、私もセルを分けますね。

って言うか分けました。

後はコロンの入力をどうするかですが、私は30:00(翌朝6:00)という時間を安直に表示・計算したかったので、次のようにしています。

1)時間と分を別のセルにする
2)時間のセルは右寄せにする
3)分のセルを左寄せにし、セルの書式設定→表示形式→ユーザー定義に「:##」を追加してこれを使う

これは時間が10時以降の時にしか使えない作戦ですが、3)と同じくセルの書式設定で「##:##」を定義しておく方法もあります。これだと、1800と入力すれば自動的に18:00としてくれます。残念ながら、900は9:00にならず、そのまま900と出てしまうため、10時以降限定なんですね。書式が「#:##」だと900→9:00にできるものの、今度は1000→1000になっちゃうので、うまくない。ただし、xx:xx~xx:xxの「~」の左側は必ず10時より前、右側は必ず10時以降と決まっていれば、この作戦が適用できます。

後は超強引な方法として、消さない物はテキストボックスで書くという作戦もあります。これだと、複数セルの間に文字を書いたりと、やりたい放題できます。

http://www.geocities.jp/oyakamassan_m/moji/moji8 …

テキストボックスはワードでも使えるので、覚えておくと困った時には頼りになることがありますよ。
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この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。

具体的でなるほど、と思いました。

テキストボックスも良いですね。

参考になりました。

お礼日時:2011/07/02 21:04

>フォーマットがたくさんある会社


現状に対する不満のようにも取れる。しかし何が聞きたいのかと思う。この部分描く必要なし。
>時刻を打ち出すものがあるんですけど
打ち込むの間違い?
これもあいまいで、2つの時刻を入れるとしても、2つ3つのセルに打ち込むのか、1つのセルに入力するか
上下のセルに打ち込むのか
文字列で良いのか、このデータを演算で別のセルや同一セルの表示形式の設定で使うのか、(日付シリアル値で在る必要があるのか)はっきりしません。
ーー
この質問全体がテーマが広すぎて、答えようが無い。
1つづつ解決していくほか無いでしょう。
ーー
しばらくは、不便や良い方法が見つからないときにはメモしておいて、数個まとまったら質問してはどうですか。
ーー
データそのものに特徴がある場合で無いと(例 連続データの作成)、エクセル(ワード)でそんなに便利な方法は無い。
エクセルの本を読んでください。入力に使える方法をまとめて解説しているものもあります。
ーーーー
Googleででも「エクセル データ入力 便利」で照会すると、沢山記事が出る。
このうちめぼしいものを読んではどうですか。
最初には
http://homepage3.nifty.com/boole/entrytec.htm
がでた。
質問者は質問の書きぶりから、エクセル(ワード)を系統立てて勉強してないように取れる。
帳票書式(フォーマット、帳票設計)を上の人や会社などが決めていると、そんなに工夫の余地が無いように思う。
ーー
表の最後にすばやく飛ぶとかカーソルの動きなどの問題はある。
タイピングの速度も重要だが、短い語句や数字を分散したセルに入力する場合は十分生きてこない。
ーー
いつも決った形式などなら、VBAを使う方法もある場合があるが、学習が直ぐは無理だろう。
ーー
私が以上で言いたかったことは本や、WEB照会を活用してないのでは、ということ。
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この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。

フォーマットに関して言うと、
不満というよりも、むしろ、ありがたいと思ってるくらいです。
本当は、一から作らないといけないものなので・・・

ただ、今まで文書一つにしても、
自分で作っていたので、

フォーマットから入力する際に、
こういうことを気をつけているとか、
何かしらないのかな?という、

ちょっとした疑問くらいのものだったのです。
すみません・・・

ショートカットとか、すばやく飛ぶなどは、
今もっている本でも書かれているのですが、
私が求めている事と違ったので、
ちょっと聞いてみたかったのです。

ですが、あまりにも広範囲の事でしたね。

もう少し携わって、具体的な質問が出た時に相談したいと思います。

お礼日時:2011/07/02 21:11

>その中で、時刻を打ち出すものがあるんですけど、


>
> :  ~  :    
>
>となっていて
たぶん手書きのフォーマットをそのまま継続して使用しているケースですね。
パソコンの台数が少ないときは1台のパソコンでフォーマットを作成して
印刷物を配布して活用する期間があったのでしょう。
パソコンが普及してそれぞれのパソコンで入力するようになった時点で
フォーマットも見直します。
ここで、手抜きして印刷用のファイルを全員に配布してしまったのでしょうね。

例えば、エクセルであれば
時間と分に分けて 入力規則 を設定するフォーマットがあります。
時間は 1~24 分には 00  15  30  45 とかケースは
如何でしょうか。
たぶん、今は入力したフォーマットを印刷して提出とかされていると思いますが
最終的には、サーバーへ集計用のデータベースを準備して、入力した内容は
すぐに反映するようにシステム化していきます。
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この回答へのお礼

ありがとうございます。

まだ全てに携わっているわけではなく、
今使っているこの分も、
3ヶ月ほどで、量もそんなに多くないんです。

だから、そのままだと思いますし、
そんなに見直す必要もないかもしれません。

ありがとうございました。参考になりました。

お礼日時:2011/07/02 20:59

書式を作り替えてよい場合のみですが。



時刻書式で2つに分ける。
「○○:○○」【~】「○○:○○」でセルを分ける
【】のセルは、あらかじめ入れておき変えない。

あるいは、

「○○」【:】「○○」【~】「○○」【:】「○○」
で数字だけ入れるようにしておく。

作り替えてはいけない場合は、自分なりのやり方を決めておく、ですね。
(職場内でルールや慣例があるなら、あわせます)
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この回答へのお礼

作り直していいと思うので、
やってみます。

ありがとうございました。

お礼日時:2011/07/02 20:56

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