不要に貯まっていく相互参照の削除の仕方

Word2003を使っています。

長い文章で図がたくさん出てくる場合、
相互参照を使って、図のキャプションと本文中の図番号を
リンクさせると、図を追加したりなどした場合に、
自動更新されるので便利です。


それで質問なのですが、
この相互参照を使って、本文中に図番号を挿入しようとしたとき
挿入⇒参照⇒相互参照
と選択し「参照する項目」図番号を選択します。

このとき、開いているファイルだけでなく
過去に使用した相互参照が全て表示されてしまい、
いま必要としている相互参照を見つけ出すのに時間がかかってしまいます。
使われなくなった相互参照を削除する方法があれば
教えて下さい。

それと、もっと効率よく相互参照で図番号を挿入したいのですが、
shift+F9キーで確認してみても、
REF _Ref297637814 \h
のように書かれているだけで、これをコピーして使い回せそうにありません。
もっと効率よく挿入出来る方法がありましたら
教えて下さい。

No.1 ベストアンサー 回答者： enunokokoro 回答日時： 2011/07/06 13:12

[図表番号]の機能を使ったものを[相互参照]しているのでしょうか？

[図表番号]なら[ラベル名]で参照しますから、[参照する項目]で[図]を
指定するだけで[図表番号の参照先]としての一覧しか表示されないはず。
その一覧の中から探すのも、それほど大変だとは思わないのですが？

[図表番号]の[ラベル名]で[図]を指定したものの項目が多くなった場合、
たしかに小さいダイアログボックスで探すのは大変なのかもしれません。
でも、すべては必要があって表示されているのだと思いますよ。

[相互参照]の機能は[ブックマーク]を参照する機能なので、登録された
関連するブックマークがあればすべて表示するのが当然です。
[図表番号]の機能を使った場合、[自動的に挿入されたブックマーク名]
で参照するようになっているので、8桁から10ケタぐらいの数値がつく
ブックマーク名をWord側が用意して、それを参照するものです。

[自動的に挿入されたブックマーク名]のブックマーク名は、メニューの
[挿入]→[ブックマーク]にて[自動的に挿入されたブックマーク名]へと
チェックを付けることで確認できます。
文書の作成者が必要なブックマーク名を個々の図番号などに作成すれば、
参照するのもブックマーク名だけで済みますので挿入は楽になりますが、
ブックマーク名を作る作業のほうがかえって大変だったりします。

新規に作った図表番号を参照するのに、[図表番号の参照先]の一覧から
探すのが大変でも、ブックマーク名を作成する手間よりは簡単です。
一度参照したものならば、[自動的に挿入されたブックマーク名]は同じ
ものを常に参照しますので、同じ番号なら同じブックマーク名で対応が
できるようになります。

ちなみに、使わなくなったと思われる相互参照を削除するのは、文書内
にすでに配置された相互参照がされたブックマーク名がなくなることで
エラー表示が出るだけで、かえって無駄な作業が増えるだけです。
ブックマーク名をどう管理するかを考えて作るしかないと思いますよ。

開いているファイル内にあるブックマーク名以外が表示されている場合、
おそらくは[グループ文書]で[サブ文書の展開]をしてある状態なのだと
思いますので、[サブ文書の折りたたみ]をすることでサブ文書内にある
ブックマーク名を参照しないですむかと思います。