電話対応は誰がやるか

Question

小さい会社の営業職2年目です。
一人だけ年齢が下なので、電話応対やお茶出し等庶務に近い事も自分からやっています。
周りもありがとうとは言ってくれますが、私がやるものだという認識でいままでやっていました。

その中で、今年技術職(デスクワーク)に新入社員が一人はいったのですが、電話応対やお茶出し等全くやってくれません。
小さい会社で研修等も全くないので、細かい所作は教わっていないようだし、本人も気づいていないようです。
私が教えてやってもらうようにすべきなのでしょうか？

それとも、入社の年次等関係なく、内勤である技術職の人ではなく外の人(お客様)と関わる事が仕事な営業がそういう事も全てやるべきなのでしょうか？
(電話は営業宛5：技術職宛5ぐらいです)

まるっきり全部新人がやれとは思いませんが、私は新入社員の時の職場でまず最初に教わったのが電話番だったのでどのように対応したらいいか迷っています。

みなさんの会社ではどうなのか知りたいです。

aki100ban · Accepted Answer

うちの会社は営業と事務合わせて40人程です。技術はいません。

雑務の割り振りは、お茶出しは経理の事務員(給湯室に１番近いから)、電話対応は手の空いている人(部長もとります)という感じです。

どの様に仕事を分担するかは会社それぞれだと思いますから、貴方がその新人も雑務をすべきだと考えれるのなら、新人の教育担当なり直属の上司なりに提案されれば良いと思います。

doorakanai · Answer

１、零細の弊社では、社長が率先してとり、一番電話をとるのが多いです。
　　次に営業と技術職である私達。

２、昔いた会社では、社長、営業は電話は一切とりませんでした。
　　周囲の者がバタバタしてて、自分ひとりが電話をとれる状態で何コール鳴ろうが　です。
　　上の立場の者が電話をとるのはダメとか思っていたらしい。
　　常にいる事務員がいたので、技術職の私はその人が他を対応中にとってた程度。

３、更に昔いた会社も、社長も職種も関係なく全員でとっていました。

４、そのまた昔の会社では、事務員とペーペーの技術職だった私だけがとっていました。
　　しかし、やるものだとは気付かずお茶出しをしなかったので、事務員に怒られました。

＞新入社員の時の職場でまず最初に教わったのが電話番
こういう良い刷り込みって重要ですよね。
私も４で怒られてなかったら、いつ茶を出すようになってたか分からない。
あなたの新人もやる必要があると知らないのですね。
かける側からしたら誰が出ようが構わないのですし。

弊社にも電話をとらない新人がいて、何コール鳴っても出ないので
「電話は鳴ったらとるものですよ」「他に誰がいようが鳴ったらとるものですよ」
と、何度か言ってます。とっていいのかな　てな感じで周囲を見渡していますが
なんで俺が出るんだよ　なんて思ってるかも知れんが

電話は特定の者がとるのではなく、鳴ったらとにかくとるもの
という、仕事をする上での大前提として教えてあげて頂きたい。

ちなみに私は実家が商店で、子供の頃からこういう刷り込みがありました。

key00001 · Answer

職場における電話は、「３回鳴れば職場の恥」と言われますヨ。

その電話を「大事な顧客からかも？」と思えば、たとえ電話でもお待たせすることはビジネスマナー違反であり、電話にスグに反応しない様な会社は、余り信頼出来ないワケです。

我が社では、電話は着信音が１回鳴れば、必ず誰かが出ます。
他部署の電話でも、受信出来る様にしてありますので、部署などお構いなしです。

管理職でさえ、まるで競うかの様に電話に出ます。
その結果、若い連中は「上司や先輩に取らせてはいけない！」と、もっと早く取ろうとします。
年寄り連中は、「若造に負けてたまるか！」と言わんばかりに、更に必死に頑張ります。
特に営業部門や総務部門などは、「電話を取るのはウチの部署の仕事！」と、カルタの試合の様な速さです。

そんな競い合い（？）の結果、一つ電話が鳴れば、視野に入る範囲だけでも、少なくとも３～４人くらいは手を伸ばしている格好です。
外出や席外しなどが相次いで、もし２回目が鳴れば、役員クラスでさえ電話を取ります。

私の場合、電話を取ろうと思って、先に誰かに取られたら、ちょっとした敗北感を感じる様な会社です。

ただ、これは誰かに教わったワケじゃなく、誰かが始めた正しいコトが、「オレも見習おう」「私も努力しよう」と、周囲に伝播した形です。
たとえ社長が電話を取っても、それに関して小言を言うワケでもありません。
あくまで社員の自発的な意識・行動です。

「誰が出るべきか？」などじゃなく、その会社の社員なら、誰でも、どんな大事な仕事でも手を止めて出るべきです。

まず質問者さんが率先して、やってみられたらどうでしょう？
一人でも真似てくれたら大成功だと思いますよ。

もしコレを、「やれ！」なんて言われてれば、「バカみたい・・」って感じたかも知れません。
教えるならば、「早く電話を取りなさい」じゃなく、「３回鳴れば恥」と教える方が上手いと思います。

それと、良いコトを教えるのは、基本的に躊躇すべきじゃないですよ。
良い事を教えるのは、本人のためになります。
教えないのは、遠慮とかであっても、結果的には不親切とか悪意になってしまいます。

ただ、「新人なんだから、アンタも電話に出なさいヨ！」だとグチですね。
「新人の間は、出来る仕事が少ないし、会社への貢献も少ないでしょ？会社に貢献している人が、手を止めたり、電話を気にしなくて良い様に、私達で少しでも速く電話を取ろうね！それも私達なりの会社への貢献だから。」みたいな言い方が良いと思います。

教えた後に、キチンと指導に従うかどうかは、相手次第です。
賢明な人なら従いますし、バカなら判りません。
バカは相手にする必要は無いですし、教える時間がムダですから、放置しちゃって下さい。

電話を取るか取らないかだけでも、見る人は見ています。

ko-g · Answer

会社の形態や部署によっても違うとは思いますが、お茶出しはともかく、電話の応対と言うのはどこの会社でも重要な教育項目のひとつだと思います。

来社される方にとっては、受付が会社の顔であるように、電話を掛けてこられる方にとっては、電話の応対がすべてです。

あなたは、そのことを教わったのですよね?その重要さも理解していますよね?

もちろん上司の方に相談する必要はあると思いますが、その重要さを教えてあげるのが、先輩ってものです。

harurumoka · Answer

自分の経験上では、部署ごとにそれぞれの電話番号があったので、担当部署が優先的に電話を取る。
お客さんへのお茶だしも、お客さんが用事のある部署の人が出すという感じでした。
たまたま担当部署の人がいない場合は、当時一番若かった自分が、部署関係無しに優先的にこれらをやっていました。

＞私が教えてやってもらうようにすべきなのでしょうか？
上司に一度尋ねてからのほうがいいと思います。
「あの方にも、電話やお茶出しをしてもらってもよいのでしょうかね？」みたいな感じで。
もしそれでＯＫが出れば、あなたが教えて、やってもらうようにすれば良いのではないでしょうか。
電話にしても、お客様の割合が半々でかかってくるようですので、全部を新人さんにやってもらうのは気が引けるという思いがあれば、一週間おきや一ヶ月おきで電話番交代という形にしてもいいかもしれません。

少しでも参考になれば幸いです。

atsu0716iii · Answer

私は、事務で入社3年目になります。
開業と同時に新卒で入社。(親の会社です)

私のあとに5人ほど社員さんが入ってきましたが、電話番やお茶入れはなるべく私が進んでやるようにしています。
年齢が一番下というのと、何より他の社員さんと比べて社会人としてまだまだ未熟だからです。
他の社員さんは、お客さんへの対応や他のデスクワークなどサラッとこなしているのですが、私はまだ経験が浅いうえに特に社員の研などもないので勉強として率先してしています。
私が手が空いてないときは、いつも他の社員さんがフォローしてくれます。

私より年下はまだいないので、そういう場合はどうなのかよくわかりませんが・・・
やはり一番経験が浅い人がするものなのではないでしょうか？

noname#153414 · Answer

ここにわざわざ質問するまでもないことだと痛感致す限りです。
誰に、どんなことを相談すべきなのかさえ分からないようであれば、将来、長期間の勤務の見込みは皆無かと思われます。
勤務先の先輩方や上司にでも、直接、相談すれば済むことだとしか思えません。

電話対応は誰がやるか

うちの会社は営業と事務合わせて40人程です。

１、零細の弊社では、社長が率先してとり、一番電話をとるのが多いです。

職場における電話は、「３回鳴れば職場の恥」と言われますヨ。

会社の形態や部署によっても違うとは思いますが、お茶出しはともかく、電話の応対と言うのはどこの会社でも重要な教育項目のひとつだと思います。

自分の経験上では、部署ごとにそれぞれの電話番号があったので、担当部署が優先的に電話を取る。

私は、事務で入社3年目になります。

ここにわざわざ質問するまでもないことだと痛感致す限りです。

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