新生活を充実させるための「こだわり」を取材!!

小さな事務所で働いています。社員は全員で3名。
最近、臨時で十数年ぶりに1人入ってきたのですが・・・。
(1人長期の休みなのでその代理です)

その臨時の人は20代後半で、入って1ヶ月経ちますが、
・電話に出ない・人が来ても出ない、といった感じです。
指示したことはやってくれますが、正直なところ新卒で初めて社会に出たならともかく
20代も後半でこの仕事振り!?といった感じです。

私も電話が苦手なので気持ちはわかりますが、電話なんて出ないと慣れても来ないし
そもそも仕事がまだ出来ないのだから電話くらい出ろよ!と思ってしまうのですが・・・。

上司も辞められては困ると思っているのか、「お茶当番はさせるな」「電話もまだ早い」「難しい仕事は徐々に」という考えです。
しかし、代理なのでそんな悠長なこと言っていたら勤務期間は終わってしまいます。
上司に「まだ電話に出てもらってはダメですか」と本人の前で言いましたら「本人しだい」とのこと。
その会話を聞いていたにも関わらず、新人はいまだに電話に出るそぶりはありません。
(本人の前で「電話くらい出てもらわないと、こちらの仕事が増えるばかりだ」とハッキリ言いました)

なにより男だからと言ってお茶当番は免除の挙句、電話も出ない、来客も対応しない、しかしこちらは自分の仕事も、代理の仕事フォローに仕事も教え・・・では、代理なんて来ない方がよっぽど仕事がはかどります。
私は勤めて16年(正社員)ですが、なんでこんな仕事も出来ない臨時の人間のお茶のコップを洗ってやらなければならないのか、とムカムカします。

話がそれてしまいましたが、
数年ぶりの新人なので、どんな感じかいまいちよくわからなくなっているのですが、
(自分の時はどうだったかも忘れてしまいました)
他社は新人が電話に出るまでどのくらいの期間を設けているのでしょうか?
ちなみに社員が少ないので元々研修等は行っていません。

そんなに慣れるまで新人って電話に出ないものでしたかね・・・?
電話なんて新人の1番最初の仕事の気がしますが・・・。

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A 回答 (8件)

上司の教育方針があるならそれに沿って行いますが、自分の会社では一番最初に学ぶことでした。



一様、自分の会社では自PCの環境設定、部内の人の名前を覚える、電話に出る、人事から言われている事をやらせる、数時間で出来る仕事を会社の仕組みと絡めてやらせる+教える。
こんな感じで1~2ヶ月は過ごさせます。

電話については即日からでもやらせますよ。
基本的には出て他の人に回すだけですが・・・。

例えばカスタマーサービスのようなエンドユーザから直接電話が来るような部署ならば、それ相応の教育を行ってからだと思いますが、質問文から本人しだいでやってもいいということですのでやらせましょう。

とりあえず、上司にやらせますということの了承を得て、電話の出方を教育させて出るようにさせましょう。

自分が新人に教えるときはA41枚くらいに
(1)受話器を取る
(2)「はい、○○株式会社です。」と言う
(3)相手が誰に用があるか聞く
(4)「少々お待ちください」と言い、保留を押す
(5)転送先の人に確認し、OKなら転送する
 →転送したら受話器を置き電話を切る

(6)転送先が出られない場合は相手に出れないことを説明する
(7)相手から伝言等ある場合はメモを取る。
 →最後に「失礼いたしました。」又は「よろしくお願いいたします」と言い
  相手が電話を切ってから受話器を置く。(切らない場合は本体のスイッチで切る)
(8)担当の人に電話があったことを伝える又はメモを置いておく

多少、省いていますが自社の対応を一連の流れで紙に書いて教え、1回自分自身で会社に電話を掛けて新人に取らせて流れを体で覚えさせます。

あとは、電話が来たら「ハイ出て」と出るように促すだけです。
それと、極力電話に出ているときの会話を聞いて上げて対応の不備がないか確認します。
10件ないしは1週間くらいやらせれば一般的な対応はまず出来るようになると思います。

また、新人君に直接質問をしてくる営業さんも稀にいるのでそのときは「なにも答えず」、「担当者に代わりますので、少々お待ちください」と言い、自分又は上司に回すように教えます。


>指示したことはやってくれますが、正直なところ新卒で初めて社会に出たならともかく
>20代も後半でこの仕事振り!?といった感じです。

会社によっては電話にでるのはこの人と決まっていたりと会社によって様々と思います。
電話・来客対応は部署全員の仕事と教えて上げて、仕事・責任を持たせましょう。

新人さん側からすれば、新しい会社のためどこまでやっていいか分からなく、自分の仕事範囲が分からないのではと思いますよ。もしかしたら過去に勝手に出て怒られた経験があり躊躇してるのかも。
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この回答へのお礼

そうですね、会社によって電話対応の仕方も違うでしょうから一概に「なんで電話に出られないの?!」はおかしいかもしれませんね。

対応の仕方を教えてから電話に出るように促した方がいいんですね。不親切でした。
確かに「電話出て」じゃ「え?」と思いますよね。

最初は確かにどこまでやるべきかわからないでしょうしね・・・(それでも1カ月もいるのだから、大まかには注意していれば働いたことのある人なら「~しましょうか」とか言わないのかなとは思いますが・・・)

新卒なら「わからないんだろうな」と思って1から教えるのも当たり前と思うのですが、社会人になって数年の人にまさかそこから言わないといけないとは思いませんでした。

ご丁寧に詳しく教えて下さってありがとうございました。

お礼日時:2013/03/15 06:12

臨時ってことは社員機期間は期限があるってことですかね?


それだったらたぶんその新人君はそれを分かっていて、
適当に働いているフリするだけで終わらせようと思っているだけですよ。

しかし社長も甘いよね。
こないだ私が司法書士の小さい事務所に用事で
訪問した際には、若い書士さん(男)がお茶出してくれましたよ。
そんなの小さい事務所じゃ当たり前ですよ。

電話はあなたの裁量で取らせればいいんじゃないですかね?
来客も来られたら、いの一番で接客に向かわせる。
これ、先輩の指示で当然です。大きい組織じゃ先輩が命令します。
課長や部長がいちいちそんなこと新人に言いません。
いちいち社長に了承とらなければならないのですか?

どういうツテで入社してきた人かは分かりませんが、
どこかの得意先とか親族のつながりで引き受けてきた
ボンじゃないですかね?それで腫れものに触るような対応してるんじゃ
ないかと思いました。
なら、なおいっそうあなたが大ナタ振るえばいいんですよ。
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この回答へのお礼

私も「新人なのにお茶くみすらしないのか・・」と思いましたが、こちらのサイトでもお茶出しの質問に関して「お茶は女性に出してほしい」という回答を見かけたので、上司は古い時代の考えの人なんだなと(納得はいきませんが)諦めようと思ってました。

何をさせるかは私達で指示はできることはできるのですが、あとから上司が「あれをさせるな」「これをさせるな」と言ってきます。
あらかじめ新人が来る前に任せる仕事を話してはいたのですが、案の定「これは慣れてから」「こんなにやらせたらすぐ辞めちゃうから、ちょっと止めて」などいわれウンザリしました。(この時にお茶くみもさせるなと言われました)
じゃあ、何の仕事ならできるの?と思いますよね?

ハッキリ言って仕事を頼めば上司にネチネチ言われるし、仕事は任せられないから増える一方だし、迷惑極まりないんですよ。

男性が「僕やりますよ!」ってタイプなら「大丈夫そうだからお願いしますけどいいですよね?」って上司に言いもしますが、本人も「僕できるかな~・・・・」っていうのが丸わかり。大の大人(しかも男)がそんなのでぶん殴りたくなってきます(笑)

とりあえずみなさんのアドバイス通り細かく教えながら指示をだしていこうと思います。
ありがとうございました

お礼日時:2013/03/15 07:53

基本的には配属となり、身の回りがかたついたらすぐにでも・・・です。


いちばん年若い者もしくは経験の浅い者がまずはとる・・・ですが、電話の取り方にも流儀ってものがあるので、まずは今まで電話を最優先で取っていた人間が手取り足取り教えるのです。

前の方が書いているような、具体的な応答集を用意してあげれば言うことないですね。
ただ、これは普通に入社して(派遣であれば派遣されて)の場合。
彼の場合、期間限定の代理社員なんですよね?
何度も代理って書いてらっしゃいます。

電話に出るっていうのは、その瞬間会社の代表なんです。
彼の中では代理の分際では出ていけないと思っているのでは?
「代理」ではあっても会社の名前を名乗って電話に出てほしいなら、きちんと言うべきです。
どうやら上司自身、代理の彼に電話を取って欲しくないのでは?
どうせ1年半しかいないのだし、複雑なこと覚えて欲しいと思っていないではないでしょうか?

電話応対で巻き起こる不慮の事態には勤続10年以上の大ベテランさんにこなしてもらえばいいってことです。
経験をつんで、あらゆることに応対していくのは正規に採用された人間がすることであって、一時的な社員に
覚えてもらうってこと自体が時間の無駄ってことです。
そうした気配がわかるから、彼は電話をとらないのでしょう。

彼には指示できる仕事をボリュームで与えればいいのです。
考えてできる仕事ではなく、考えなくてもできる、時間がかかる仕事を与えていく。
あなたは考えないといけない仕事をしていけばいいのです。

お茶当番もしかり、お客様の相手はさせられないのでしょう。
ただ、個々の湯飲みを洗う必要はない・・・飲んだ湯飲みは自分で洗いましょう。
それは上司ではなく、あなたが指示できる要件でしょう。

彼に電話に出てほしいなら、仕事として、その内容を指示してあげましょう。
電話に出るのがお仕事としてこなしてほしいなら、そこはちゃんと指示すべきでしょう。

今の状態では彼が可哀そうです。
指示もされていないのに、果たして電話にでていいのだろうか?
なのにベテランさんはイライラしながらこっちをにらんでいるし・・・
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この回答へのお礼

男性は代理です。
上司は電話をあまりとらせたくないようです(意図はわかりません)しかし、質問にも書きましたが、社員が少数の事務所で、元々上司は電話をとらないので、男性が電話をとらないと実質私ともう1人の二人で電話をとることになります。
自分の仕事をしながら代理にさせるには難しい仕事をフォローし仕事も並行して教え、その上来客・電話・お茶出しはそのまま私たちの仕事、なんてことをやられたのでは、「代理なんていりません。結構です」と言いたくなります。
電話対応はベテランの仕事、は通用しません。


私は1カ月経ったので「もう電話に出るようにしようか」と言ったところ、本人は「え?」という顔をし上司には「まだ1カ月だからね~・・」みたいなことを言われました。指示も出さずにイライラしていたわけではありません。
人数が少ないのにいまだにそんな悠長なことを言っているので「いつになったら電話に出れるわけ?」「他の会社もそんなに新人に過保護なの?」と不思議に思ったので質問しました。

そもそも、新人に対してより1カ月経っても電話すらとらせない上司に不満がありますね。
(まぁ、男性もいい年して「やります」の一言も言えないのか(呆)とは思いますが笑)

お茶出しは私たちがやらせると言ったところ上司からダメだと言われました。
そんなことまで口出しする人なのです。

事務所なので頭を使わず延々できる仕事もそうそうありませんし・・・。

ちゃんと指示をだして電話に出させようと思います。

ありがとうございました

お礼日時:2013/03/15 06:50

入社したての電話は初日からだったり、数日後だったり



パートで長い間電話来客無視、半年ぐらいは社名も覚えられないオバハンがいました。
もちろん全然仕事が出来ない、というかしない人でした。

新卒の女性に電話応対の練習を数日やりました。
だからって電話に出るわけでもなく、何を率先してやるわけでもないので
「仕事とはそういうものではない」と話したら、積極的にやり出し
その後はバリバリ活躍しました。

新卒ではない22,3歳の男性、電話に出てと言うと受話機の方に手を伸ばしかけて
誰か出てくれないかと言いたげにキョロキョロ
電話の応対が分からなくて怖い、失敗が怖いのはあからさまだったが、別に同情はせず
半年経たない内に辞めたが、最後まで毎日のように「電話出て」と言ってました。

新人は電話に出るものだと知らない
怖くて出られない
電話なんざ俺様の仕事じゃない
ナンバーディスプレイを見て、それぞれ担当がとれよ
のどれかですね。

>そもそも仕事がまだ出来ないのだから電話くらい出ろよ!
あなた一人が「かくあるべし」と思ってたって何にもなりません。
現実は違うのですから。毎回「電話に出て」と言いましょう。
面倒だけど、ムカムカしながら自分が取るよりマシだというのは実感しました。

3人しかいない職場、その人以外が外出や離席している事はたくさんあるでしょう。
電話を放置されたらたまったもんじゃない。
もし、このような事をあなたが新人に言って「誰もいない時は出てる」等と言ったら
200円賭けてもいいが、嘘だぜ。10、20回中1回ぐらいしか出てないだろう。
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この回答へのお礼

>あなた一人が「かくあるべし」と思ってたって何にもなりません。

ほんと、そうです。
私は結構「こうでしょ!」と思うと人に押し付けてしまう方でして・・・(汗)

この男性は「僕がやります!」というタイプでは全然ないし(なんだか覇気がない)、来客のノックがあっても返事もしない、電話に出るよう指示たら「僕が出るんですか?」みたいな顔をする、と正直なところ「仕事やるきあんのか?お客様じゃないんだから!」と思い始めていました。

他の方のアドバイスにもありましたように、決めつけて仕事をやらせるのではなく、段取りから教えてやってもらうようにしなければいけないのだと気づきました。
これから注意しようと思います。

ありがとうございました。

お礼日時:2013/03/15 06:20

 電話と、お茶の当番は新人が真っ先にやらなければならない仕事です。

それは、男であっても女であっても変わりません。しかし、新人の場合は、電話を取っても、仕事を覚えてないから、役には立たないでしょう。少数精鋭の会社は辛いですよね。
「代理なんて来ない方がよっぽど仕事がはかどります。」の気持ちよく分かります。ましてや、新人の方も、当面の代理と割り切っているでしょうから、ますます始末に悪いです。お気の毒ですが、何とも慰めようがありません。(*^_^*)

 早く辞めてもらうためにも、一度怒鳴りつけたらどうですか?(*^_^*)

この回答への補足

ごめんなさい、お礼の1文が抜けていました。
どうもありがとうございました^^

補足日時:2013/03/14 17:17
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この回答へのお礼

お茶当番を上司がやらせるなと言った時は耳を疑いました。「いまどきこんなこと言う人いるの!?」と。
来客にお茶だしは女性がした方がいいというのならまだ百歩譲って許せますが、お茶汲みまでやらせるなとは・・・正社員なのに女性だからって馬鹿にしてんのか!?って感じです。

新人で電話の用は足さないことは百も承知ですが、受けることによって人に回さないと分からない仕事・自分で処理していける仕事・・・とわかっていくと思うんですよね。わからなければ私たちに質問すればいいわけですし。

辞めさせたいわけではないんですが、20代後半で電話にも出られないってのがちょっと理解できないです。一体今までの職場で何をやっていたんでしょう・・・。
なんか「今時の子なのかな~」としみじみ思います。自発的に動かない(笑)

無意味に怒鳴ったりするのは可哀想なので(笑)、新卒の子だと思うようにして、1から教えるしかないんでしょうね・・・。

お礼日時:2013/03/14 17:11

代理の期間にもよりますよね。


3ヶ月なのか3年なのかで対応も変わってくると思います。

3ヶ月ならあなたが我慢した方が早いし、
3年なら無理してでもやらせた方がいいでしょう。

代理などいない方がよほどはかどるとおっしゃっているので、
電話に出させる云々ではなくて、
代理の雇用契約をいかに早く終わらせるか、という方向で
会社と話し合ってみるのが一番建設的ではないでしょうか。

また、新人と言うよりも、代理なのですから、
野球で言えばレギュラー選手ではなくて代打のようなものです。
代打に向かって「あいつは守備がヘタクソだ」と嘆いても仕方ないですね。

代理なのだから、あまりオールマイティを求めない方がいいとも思います。
しかし長期の代理であるなら、
バッティングだけじゃなくて守備もやってもらわないと長期契約できないよ、
ということですしね。
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この回答へのお礼

代理期間は1年半程度だと思います。
中途半端なんですよね^^;
仕事を覚えたと思ったら、もう辞める時期です。
だからこそ込み入った仕事は覚えなくてもいいから雑用をやって欲しいんですけどね・・。
1年程度で私たちと同じだけやれって方が無理だと思うので。
だからこそ、年1回の仕事は私がフォローしてやっているのですが、そこで電話もとらない、来客も対応しない、だと「じゃあ、何のために入ってきたの?」となりますよね。出来る仕事なんか、無いじゃないとなります。

雇用期間が決まっている人にってどう仕事を指示したらいいか困りますね。

ありがとうございました。

お礼日時:2013/03/14 17:17

物凄い甘い会社さんですね・・。

ある意味羨ましいです。(笑)
私も20人ぐらいの小さな会社に勤めていますが、研修なんて勿論なく簡単なマニュアルを渡されただけで誰も教えてくれませんでしたが2日目から電話に出ました。

電話応対や来客対応は基本中の基本ですから、新人さん自身のためにももうやらせた方がいいと思います・・。
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この回答へのお礼

私が入社した頃は別の上司だったのですが、他にこわーいお局様もいて(笑)、回答者さまと同じようにロクに仕事なんて教えてもらえませんでしたし、新卒入社でしたが電話も早くから対応させられていた気がします。
やっぱり甘いですよね~。
なぜ上司が代理の人にこんなに媚売っているのかわかりません。(私たち正社員には性格悪いです)

人数も少ないので、電話も出られないとなるとトイレにも行けないことがあります^^;
あえて電話に出るように仕向けた方が良さそうですね。

ありがとうございました。

お礼日時:2013/03/14 17:22

20人ほどの小さな会社で働いています。


御社は甘いですね。
うちの会社では、2日目から電話取りが始まります。
正直、雑用は新人の仕事と言う感じなので、ガンガンやらせています。
というか、自分もやってきました。

現在、弊社で募集をかけると、1人募集に対し50人くらい集まりますので
やらせてやって辞めていくならそれでいいかと思いますが。

最初からそんなに甘やかしていると、後が大変ですよw
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この回答へのお礼

そうですよね~。
電話を取ることによって、誰から電話がかかってくるのか、どういう仕事があるのか、だれが主に担当しているのか、覚えることがたくさんあると思うんです。
電話に出ないから、そういった流れをいつまでたっても理解できない。言われたことしかやらない。

簡単な仕事をやらせろといっても、絶対に指示は出さなければいけないわけだし、間違いがないか確認もしなければなりません。
雑用が減らずに仕事が増えただけです。

2日で電話をとらせる会社があるなら、もっとガンガン電話に出ろと言っても大丈夫だなと思いました。

ありがとうございました^^

お礼日時:2013/03/14 16:36

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